Če želite kar najbolje izkoristiti Access , morate ta članek prebrati do konca, saj vam bomo pokazali najboljše nasvete in trike, s katerimi boste postali strokovnjak za upravljanje baz podatkov.
Poleg tega bomo razložili, kaj je glavno okno, čemu služi in katere možnosti so vam na voljo v tem Microsoftovem orodju.
Če želite postati strokovnjak za Access in upravljati velike količine informacij, povezanih z delom, ne zamudite ničesar . Ti nasveti vam bodo prihranili čas in povečali vašo delovno učinkovitost.
Kaj je glavno okno programa Access in za kaj se uporablja?
Glavno okno programa Access je orodna vrstica na vrhu zaslona , kjer boste našli vsa orodja, ki jih potrebujete za delo z različnimi funkcijami programa . To vam omogoča veliko lažje izvajanje ukazov z uporabo miške ali bližnjic na tipkovnici.
Razdeljen je na različne menije , ki so sestavljeni iz več skupin orodij, ki vsebujejo specifične funkcije , ločene glede na vrsto naloge, ki jo lahko opravljajo. V glavnem oknu boste našli tudi podatkovno tabelo, s katero boste delali. Če kliknete novo datoteko, se bo prikazala prazna, zelo podobna preglednici Microsoft Excel.
Katere možnosti so na voljo v glavnem oknu programa Access?
Kot smo vam povedali v prejšnjem razdelku, je glavno okno programa Access sestavljeno iz različnih možnosti.
Spodaj vam bomo pokazali vsakega od njih in katera orodja lahko najdete v njih:
Podatkovna tabela
Microsoft Access deluje s tabelami, ki so sestavljene iz vrstic in stolpcev, ki jih lahko med seboj povežete in tako tvorite niz tabel ter ustvarite organizirano zbirko podatkov. Njegov grafični vmesnik je podoben vmesniku preglednice Excel. Dodate lahko predmete in spremenite vrsto vnosa z uporabo vnaprej določenih filtrov.
Start meni
V tem meniju boste našli vsa orodja, povezana s podatki, ki vam bodo pomagala pri izbiri med pogledom načrta in podatkovnega lista . Prav tako lahko razvrščate in filtrirate podatke , preverjate črkovanje, izberete pisavo (velikost in barvo) ter uporabite orodje za iskanje in zamenjavo.
Ustvari meni
To je ena najpogosteje uporabljenih skupin orodij v Accessu in se uporablja za ustvarjanje nove tabele z zasnovo, v kateri lahko dodajate polja in nastavljate možnosti indeksiranja, ali prek seznamov SharePoint.
Izbrali boste lahko tudi čarovnika za poizvedbe ali ustvarili poizvedbo , ki vključuje pogovorno okno. Med najpomembnejšimi elementi so obrazci , ki omogočajo delo s čarovnikom , navigacijo z vodoravnimi ali navpičnimi zavihki in oblikovanje novega obrazca z uporabo pogleda načrta.
Po drugi strani pa boste našli skupino funkcij, ki vam omogočajo delo s poročili . Ustvarili boste lahko prazno poročilo ali oblikovali poročilo, v katerega boste dodali funkcije, združene po skupnih podatkih. Nazadnje boste našli makre, s katerimi lahko dodate ponavljajoča se opravila in jih avtomatizirate , kar vam bo omogočilo, da med delom izvedete manj korakov.
Meni zunanjih podatkov
Ne pozabite, da je Access program, ki omogoča povezovanje različnih tabel za ustvarjanje podatkovnih baz, zato boste morali uvoziti in izvoziti zunanje podatke . Če želite to narediti, pojdite v meni Zunanji podatki . V tem razdelku glavnega zaslona lahko uvozite in povežete vire podatkov. Nato boste imeli možnost, da jih izvozite v Excel, datoteko XML, besedilno datoteko ali jih pošljete po e-pošti.
Orodja za baze podatkov
Ko morate delati posebej z ustvarjeno zbirko podatkov, boste morali uporabiti meni Orodja za baze podatkovV teh funkcijah Z lahkoto boste stisnili in popravili bazo podatkov. ko ni združljiv ali če najdete napako pri določenem elementu.
Zaženete lahko makre in definirate podatkovne odnose, da polja uskladite z drugimi tabelami. Ta meni boste morali uporabiti tudi za povezovanje odvisnosti objektov pri izvajanju poizvedb na podlagi določenih tabel. Druga prednost uporabe tega menija je, da omogoča enostavno premikanje podatkov in upravljanje dodatkov . Nazadnje lahko analizirate delovanje z orodjem za dokumentacijo baze podatkov.
Polja
Ta vrsta menija vam omogoča delo, kadar koli morate urediti polja v tabeli . Izberete lahko želeni pogled, dodajate in brišete vrste polj (ne pozabite, da so to lahko med drugim besedilna, hiperpovezavna, številska in datumska polja). S tem orodjem lahko vsakemu polju dodate tudi imena, naslove in opise . Nazadnje lahko spremenite oblikovanje in izvedete preverjanje veljavnosti, da preverite določeno pravilo ali konfigurirate sporočilo o napaki.
pripravi
Ko morate delati z lastnostmi tabele, uporabite ta meni za izvedbo naloge. Na ta način si lahko ogledate, pregledate in preverite dogodke, da zagotovite pravilno izvajanje makrov (ki jih lahko v tem razdelku tudi ustvarite in preimenujete). Nazadnje lahko ustvarite relacije med podatki v različnih tabelah in prikažete objekte, ki jih uporabljajo poizvedbe na podlagi določenih tabel.
namizno orodje
To je spustni meni , ki ga najdete poleg vsakega polja in v njem lahko izberete različne možnosti, ki vam bodo med drugim pomagale oblikovati, razvrščati in filtrirati podatke.
Nasveti in triki za kar najboljši izkoristek Microsoft Accessa
Spodaj vam bomo pokazali nekaj nasvetov in trikov, ki vam bodo pomagali kar najbolje izkoristiti Access in v hipu postati strokovnjak.
Poglejmo:
Uporabite vnaprej oblikovane predloge
Ne glede na to, ali šele začenjate z upravljanjem baz podatkov ali ste že napredni uporabnik Accessa, ne spreglejte uporabe Microsoftovih vnaprej oblikovanih predlog. To vam bo prihranilo čas in vam omogočilo hitro nastavitev parametrov in postavitev obrazcev v tabeli. To storite tako, da odprete zavihek Datoteka , kliknete Novo in nato v iskalni vrstici izberete želeno vrsto baze podatkov.
Ustvarjanje makrov za avtomatizacijo opravil
Uporaba makrov vam bo pomagala avtomatizirati ponavljajoča se opravila . Na ta način lahko ustvarite bližnjico na tipkovnici ali jo dodate v hitri meni (v zgornjem levem kotu zaslona), da izvedete več korakov hkrati. To lahko storite tako, da odprete meni Tabela , poiščete skupino orodij Razmerja in kliknete Poimenovani makro . Nato boste morali dodeliti ime, zagnati opravilo in klikniti Shrani.
Analizirajte delovanje baze podatkov
Ko začnete delati z zbirko podatkov in vključevati različne elemente, boste verjetno naredili nekaj napak, zato bo treba preveriti, kakšna je učinkovitost delovanja ene ali več tabel in celotne zbirke podatkov Access.
To storite tako, da odprete Orodja za zbirke podatkov , izberete skupino Analiziraj in kliknete Analiziraj učinkovitost delovanja . Prikazalo se bo okno s podrobnostmi o poizvedbah, obrazcih, poročilih in makrih v dokumentu. Nekatere od teh komponent lahko onemogočite z enim samim klikom. Tabelo lahko analizirate tudi s čarovnikom (s klikom na Analiziraj tabelo ), ki vam bo prikazal podvojene podatke in kako hkrati posodobiti različne tabele.
