Funkcia komentárov v programoch od spoločnosti Microsoft je vynikajúci spôsob, ako rýchlo skontrolovať dokument, poskytnúť usmernenie alebo stručne vysvetliť konkrétnu časť dokumentu.
Ak chcete v Exceli vložiť komentáre a jednoduché poznámky , stačí vykonať niekoľko rýchlych krokov a máte hotovo. Takto môžete mať poznámky k dokumentu ľahko dostupné pre osobné použitie alebo na zdieľanie s ostatnými, ktorí pracujú na tej istej tabuľke.
V tomto príspevku vám ukážeme všetko, čo potrebujete vedieť o používaní komentárov na dokumentovanie excelovského hárka a o tom, ako z neho vyťažiť maximum.
Aký je účel komentárov a poznámok v Exceli a prečo by som ich mal používať?
Používanie komentárov je v programe Word oveľa bežnejšie ako v Exceli ; výhody používania tohto zdroja sú však v oboch prípadoch prakticky rovnaké .
Niektoré z hlavných použití komentárov a poznámok v Exceli sú:
- dovoliť pridať objasnenie, fakt alebo pripomienka.
- Nezaberajú miesto k vášmu dokumentu.
- Zlepšujú tímovú prácu.
- Slúžia zmeny dokumentov v súbore bez jeho zmeny.
- Je to veľmi ľahké.
- Pripomienky Môžu byť prispôsobené alebo upravené.
Toto je len niekoľko výhod používania komentárov alebo poznámok v Exceli . Pamätajte, že ak ich používate správne , môžete si poznámky pridať bez narušenia organizácie dokumentu.
Aké sú rozdiely medzi poznámkou a komentárom v Exceli?
Hoci sa na prvý pohľad môžu zdať rovnaké, poznámky a komentáre v Exceli sú v skutočnosti odlišné . To sa vyjasní, keď sa ponoríme do funkcionality každého z nich.
Konkrétne v Office 365 je funkcionalita oboch nasledovná:
- Poznámky: Ako už ich názov napovedá, používajú sa na robiť si poznámky alebo anotácie týkajúce sa údajov uvedených v dokumenteOkrem toho nemajú odpoveďové pole preto sú ideálne pre urobiť objasnenia alebo iné podrobnosti v tabuľke.
- poznámky: v novších verziách balíka Office, Komentáre sú prepojené a umožňujú používateľom viesť diskusie alebo interagovať s ostatnými o údajoch.. Zahŕňajú a odpoveďové pole A keď ostatní odpovedia, zobrazí sa konverzácia s všetky súvisiace komentáre.
Stojí za zmienku, že v predchádzajúcich verziách Excelu sa poznámky považovali za komentáre, ale neobsahovali pole na odpoveď.
Na vytvorenie poznámky v Exceli potrebujete:
- Kliknite na Nová poznámka v kontextovej ponuke.
- Môžete sa tiež prihlásiť Poznámky/ Nová poznámka na karte Ak chcete skontrolovať.
Naučte sa krok za krokom, ako používať komentáre v tabuľkách programu Excel
Komentáre sú perfektným spôsobom na udržiavanie aktívnej komunikácie s ostatnými používateľmi, ktorí pracujú na tej istej tabuľke programu Excel . V rámci komentára môžete pridať komentár a v rohu bunky sa zobrazí indikátor.
Týmto spôsobom sa komentár zobrazí, keď naň podržíte kurzor myši . Existujú rôzne spôsoby ich použitia a líšia sa v závislosti od vašich potrieb a operačného systému.
Nižšie si to podrobne vysvetlíme:
Vložte komentáre na vytvorenie konverzácií
Najprv by ste mali vedieť, že všetci používatelia s prístupom na úpravy vášho súboru majú právomoc upravovať komentáre.
V prípade systému Windows je spôsob vkladania komentárov vo vláknach na vytvorenie konverzácií nasledovný:
- Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku a potom kliknite na Nový komentár.
- zapísať čokoľvek si praješ.
- Vyberte tlačidlo Publikovať, alebo stlačte Ctrl + Enter.
- Si ostatní používatelia majú niečo, čo pridaťMusia kliknúť pravým tlačidlom myši na bunka a vyberte možnosť Odpovedzte na komentár.
Ak to chcete urobiť v systéme macOS, musíte:
- Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku a potom vyberte možnosť Nový komentár.
- Napíšte komentár.
- stlač tlačidlo Publikovať, alebo kombinácia Command + Enter.
- Pre tých, ktorí chcem odpovedaťMusia kliknúť pravým tlačidlom myši na bunka a vyberte Odpovedzte na komentár.
Na druhej strane, existujú aj iné akcie , ktoré je možné vykonať s komentármi v systéme Windows aj Mac.
Sú to:
- Ak chcete upraviť komentár alebo odpoveď vo vlákne: Musíte umiestniť kurzor o bunkepotom o texte z komentára a kliknite na UpraviťMôžeš len upravte komentáre, ktoré ste sami vytvorili.
- Ak chcete odstrániť komentár vo vlákne: lúč kliknite pravým tlačidlom myši na bunku a potom stlačte ďalej Odstrániť komentár.
- Ak chcete odstrániť odpoveď: umiestniť kurzor o bunkePotom umiestnite kurzor myši na text a kliknite na odstrániť.
- Ak chcete označiť vlákno komentárov ako vyriešené: umiestnite kurzor na bunka a vyberte možnosť Vyriešiť podprocesMajte na pamäti, že komentár zostane viditeľnýale ďalšie doplnenia nie je možné vykonať, pokiaľ sa nevrátite k otvorené.
Vkladanie jednoduchých poznámok
Ak chcete vložiť jednoduché poznámky do programu Excel v systéme Windows, musíte:
- Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku.
- Potom stlačte Vložte poznámkualebo aj podľa Shift + F2.
- zapísať tvoja poznámka.
- kliknite mimo bunky.
Ak chcete poznámku upraviť, kliknite pravým tlačidlom myši na bunku a vyberte možnosť Upraviť poznámku . Ak ju chcete odstrániť, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť Odstrániť poznámku . V systéme macOS nie je možné vkladať jednoduché poznámky priamo do Excelu.
Kopírovanie poznámok alebo komentárov do iných buniek a tabuliek
Ak chcete kopírovať poznámky alebo komentáre v systéme Windows alebo MacOS, postupujte podľa nasledujúceho postupu:
- Vyberte bunku alebo bunky ktoré majú komentáre na kopírovanie.
- Stlačte Ctrl + C (vo Windows) o Command + C (na Macu).
- Vnútri karty DomovKliknite na šípku pod tlačidlom Prilepiť a potom vyberte Špeciálne lepidlo.
- En Špeciálne lepidlo kliknite na komentáre a potom, v akceptovať.
- Zrušenie funkcie Mobile Edge, vyberte inú bunku alebo stlačte kláves ESC.
- V systéme Mac vyberte cieľovú bunku a potom stlačte Command + V.
Okrem toho existuje niekoľko detailov, ktoré by ste mali mať na pamäti, aby ste sa v procese vyhli chybám . Jedným z nich je vyhnúť sa stlačeniu klávesu Enter po kliknutí na tlačidlo OK , pretože obsah bunky v oblasti vkladania sa skopíruje spolu s komentárom.
Tiež majte na pamäti, že skopírované komentáre nahradia všetky existujúce komentáre v cieľovej oblasti.
Zobraziť alebo skryť indikátory komentárov a poznámok
Ďalšou veľmi užitočnou funkciou v poznámkach alebo komentároch je možnosť vybrať, či sa majú zobraziť alebo skryť indikátory . Excel štandardne zobrazuje indikátor, keď bunka obsahuje poznámku alebo komentár . Toto nastavenie však môžete zmeniť a určiť, či sa má zobraziť alebo nie.
Ak to chcete urobiť v prípade systému Windows, musíte prejsť na kartu Súbor a potom zadať Možnosti.
V kategórii Rozšírené, hneď pod položkou Zobraziť, si môžete vybrať medzi:
- Skryť komentáre a indikátory v celej knihe: Pod bunkami s komentármi, Zobraziť, Vyberte Žiadne komentáre ani indikátory.
- Zobraziť indikátory, ale komentáre zobraziť iba vtedy, keď kurzor umiestnite nad bunku: Pod bunkami s komentármi kliknite na Zobraziť a potom kliknite na Iba indikátory a komentáre po aktivácii.
- Ak chcete vždy zobrazovať komentáre a indikátory: Pod bunkami s komentármi v časti Zobraziť kliknite na Komentáre a indikátory. V Office 365 sa toto nastavenie vzťahuje na poznámky, ale nie na komentáre vo vláknach..
V systéme macOS sú nastavenia odlišné . Najprv prejdite do ponuky Excel/Nastavenia/Zobraziť (v časti Vytvorenie) . V dialógovom okne Zobraziť v časti Komentáre vyberte možnosť Zobraziť.
Môžete si vybrať medzi:
- Skryť komentáre a indikátory v celej knihe: kliknutím na Žiadne komentáre ani indikátory.
- Zobraziť indikátory a zobraziť komentáre pri podržaní kurzora myši nad bunkou: stlačte na Možnosť vybrať „Iba indikátory a komentáre“ pri aktivácii.
- Vždy zobrazovať komentáre a indikátory: zatlačte na Komentáre a indikátory.
Zmena predvoleného názvu poznámky alebo komentára
Nakoniec existuje možnosť upraviť predvolený názov priradený poznámke v Exceli . V prípade komentárov ich program označí menom osoby aktuálne prihlásenej do svojho účtu a toto meno sa nedá zmeniť.
Preto, ak chcete zmeniť názov poznámky v systéme Windows, musíte:
- Kliknite na kartu Archív a potom v možnosti.
- V rámci kategórie všeobecný, pod Prispôsobte si svoju kópiu balíka Microsoft OfficeNapíšte meno do rámčeka Užívateľské meno.
Ako doplňujúcu poznámku by ste mali vedieť, že ak je pole Používateľské meno prázdne , Excel automaticky priradí vaše používateľské meno ako hodnotu v poli Používateľské meno a použije ho pre označenie.
Okrem toho, hoci nemôžete vymazať značky poznámok , môžete ich odstrániť . To isté platí pre počítače so systémom macOS.
Ak chcete zmeniť predvolený názov komentárov v systéme macOS, postupujte takto:
- Navštíviť Excel/ Predvoľby/ Všeobecné.
- V dialógovom okne zodpovedajúcom všeobecný, konkrétne v personalizácie, pokračujte v písaní mena do rámčeka Užívateľské meno.
