Jeśli chcesz w pełni wykorzystać możliwości programu Access , przeczytaj ten artykuł do końca, ponieważ przedstawimy Ci najlepsze porady i triki, dzięki którym staniesz się ekspertem w zarządzaniu bazami danych.
Dodatkowo wyjaśnimy, czym jest okno główne, do czego służy i jakie są opcje dostępne w tym narzędziu firmy Microsoft.
Nie przegap niczego, jeśli chcesz zostać profesjonalistą Access i zarządzać dużą ilością informacji związanych z pracą . Te wskazówki zaoszczędzą Ci czas i zwiększą efektywność pracy.
Czym jest główne okno programu Access i do czego służy?
Główne okno Accessa to pasek narzędzi u góry ekranu , na którym znajdziesz wszystkie narzędzia potrzebne do pracy z różnymi funkcjami programu . Dzięki temu możesz znacznie łatwiej wykonywać polecenia za pomocą myszy lub skrótów klawiaturowych.
Jest on podzielony na różne menu , które z kolei składają się z kilku grup narzędzi zawierających określone funkcje , podzielone według rodzaju zadania, które mogą wykonywać. W oknie głównym znajdziesz również tabelę danych, z którą będziesz pracować. Po kliknięciu nowego pliku pojawi się on pusty, bardzo podobny do arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel.
Jakie opcje znajdują się w głównym oknie programu Access?
Jak wspomnieliśmy w poprzedniej sekcji, główne okno programu Access składa się z różnych opcji.
Poniżej pokażemy Ci każdy z nich i jakie narzędzia możesz w nich znaleźć:
Tabela danych
Program Microsoft Access obsługuje tabele, które składają się z wierszy i kolumn, które można ze sobą łączyć, tworząc zbiór tabel i tworząc uporządkowaną bazę danych. Jego interfejs graficzny przypomina arkusz kalkulacyjny programu Excel. Można dodawać obiekty i modyfikować typ wpisu za pomocą predefiniowanych filtrów.
Menu Start
W tym menu znajdziesz wszystkie narzędzia związane z danymi, które pomogą Ci wybrać między widokiem projektu a widokiem arkusza danych . Możesz również sortować i filtrować informacje , sprawdzać pisownię, wybierać czcionkę (rozmiar i kolor) oraz korzystać z narzędzia Znajdź i zamień.
Utwórz menu
Jest to jedna z najczęściej używanych grup narzędzi w programie Access. Służy do tworzenia nowej tabeli przy użyciu projektu, w którym można dodawać pola i ustawiać opcje indeksowania, lub za pośrednictwem list programu SharePoint.
Będziesz mógł również wybrać kreator zapytań lub utworzyć zapytanie zawierające okno dialogowe. Do najważniejszych elementów należą formularze , które umożliwiają pracę z kreatorem , nawigację za pomocą poziomych lub pionowych zakładek oraz projektowanie nowych formularzy w widoku Projekt.
Z drugiej strony znajdziesz grupę funkcji, które umożliwiają pracę z raportami . Będziesz mógł utworzyć pusty raport lub zaprojektować raport, dodając funkcje pogrupowane według danych łącznych. Na koniec znajdziesz makra, dzięki którym możesz dodawać powtarzające się zadania i automatyzować je , co pozwoli Ci wykonywać mniej kroków podczas pracy.
Menu danych zewnętrznych
Nie zapominaj, że Access to program, który umożliwia łączenie różnych tabel w celu tworzenia baz danych, dlatego musisz importować i eksportować dane zewnętrzne . Aby to zrobić, przejdź do menu „Dane zewnętrzne” . W tej sekcji ekranu głównego możesz importować i łączyć źródła danych. Następnie będziesz mieć możliwość wyeksportowania ich do programu Excel, pliku XML, pliku tekstowego lub wysłania e-mailem.
Narzędzia bazy danych
Jeśli chcesz pracować konkretnie z utworzoną przez siebie bazą danych, musisz skorzystać z menu Narzędzia bazy danychW tych funkcjach Będziesz mógł skompaktować i naprawić bazę danych gdy nie jest on kompatybilny lub znajdziesz błąd w konkretnym elemencie.
Możesz uruchamiać makra i definiować relacje danych, aby dopasować pola do innych tabel. To menu będzie również potrzebne do łączenia zależności obiektów podczas wykonywania zapytań opartych na określonych tabelach. Kolejną zaletą tego menu jest możliwość łatwego przenoszenia danych i zarządzania dodatkami . Wreszcie, możesz analizować wydajność za pomocą narzędzia do dokumentacji bazy danych.
Fields
Ten typ menu pozwala na edycję pól w tabeli . Możesz wybrać potrzebny widok, dodawać i usuwać typy pól (pamiętaj, że mogą to być między innymi pola tekstowe, hiperłącza, liczby i daty). Za pomocą tego narzędzia możesz również dodawać nazwy, tytuły i opisy do każdego pola . Na koniec możesz modyfikować formatowanie i przeprowadzać walidację, aby sprawdzić konkretną regułę lub skonfigurować komunikat o błędzie.
rysować
Jeśli potrzebujesz pracować z właściwościami tabeli, skorzystaj z tego menu. W ten sposób możesz przeglądać, analizować i weryfikować zdarzenia, aby zapewnić poprawne wykonywanie makr (które możesz również tworzyć i zmieniać ich nazwy w tej sekcji). Na koniec możesz tworzyć relacje między danymi w różnych tabelach i wyświetlać obiekty używane przez zapytania oparte na konkretnych tabelach.
Narzędzia stołowe
Jest to menu rozwijane , które znajdziesz obok każdego pola. Możesz w nim wybierać różne opcje, które pomogą Ci między innymi formatować, sortować i filtrować dane.
Porady i wskazówki, jak w pełni wykorzystać możliwości programu Microsoft Access
Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek i trików, które pomogą Ci w pełni wykorzystać możliwości programu Access i błyskawicznie stać się ekspertem.
Zobaczmy:
Użyj gotowych szablonów
Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz przygodę z zarządzaniem bazami danych, czy jesteś już zaawansowanym użytkownikiem Accessa, nie przegap możliwości skorzystania z gotowych szablonów firmy Microsoft. Zaoszczędzą Ci one czas i pozwolą szybko skonfigurować parametry oraz układy formularzy w tabeli. Aby to zrobić, przejdź do karty Plik , kliknij Nowy , a następnie wybierz żądany typ bazy danych z paska wyszukiwania.
Twórz makra, aby automatyzować zadania
Używanie makr pomoże Ci zautomatyzować powtarzające się zadania . W ten sposób możesz utworzyć skrót klawiaturowy lub dodać go do szybkiego menu (znajdującego się w lewym górnym rogu ekranu), aby wykonać kilka kroków jednocześnie. Możesz to zrobić, przechodząc do menu „Tabela” , znajdując grupę narzędzi „Relacje” i klikając „Makro z nazwą” . Następnie musisz nadać nazwę, uruchomić zadanie i kliknąć „Zapisz”.
Analizuj wydajność bazy danych
Gdy zaczniesz pracować nad bazą danych i będziesz włączać do niej różne elementy, prawdopodobnie popełnisz pewne błędy, dlatego konieczne będzie sprawdzenie wydajności jednej lub kilku tabel i całej bazy danych Access.
Aby to zrobić, przejdź do Narzędzi bazy danych , wybierz grupę „Analiza” i kliknij „Analiza wydajności” . Pojawi się okno ze szczegółami zapytań, formularzy, raportów i makr w dokumencie. Niektóre z tych komponentów można wyłączyć jednym kliknięciem. Można również przeanalizować tabelę za pomocą kreatora (klikając „Analiza tabeli ”), który pokaże zduplikowane informacje i sposób jednoczesnej aktualizacji różnych tabel.
