Kommentarfunksjonen i Microsoft - programmer er en utmerket måte å raskt gjennomgå et dokument, gi veiledning eller gi en kort forklaring av en bestemt del av et dokument.
Hvis du vil sette inn kommentarer og enkle notater i Excel , trenger du bare å følge noen få raske trinn, så er du ferdig. På denne måten kan du ha notater om dokumentet ditt lett tilgjengelige for personlig bruk eller for å dele med andre som jobber i det samme regnearket.
Gjennom dette innlegget viser vi deg alt du trenger å vite om bruk av kommentarer for å dokumentere Excel-regnearket ditt og få mest mulig ut av det.
Hva er hensikten med kommentarer og notater i Excel, og hvorfor bør jeg bruke dem?
Bruk av kommentarer er mye mer vanlig i Word enn i Excel ; fordelene med å bruke denne ressursen er imidlertid praktisk talt de samme i begge tilfeller.
Noen av de viktigste bruksområdene for kommentarer og notater i Excel er:
- tillate legg til en avklaring, faktum eller påminnelse.
- De tar ikke opp plass til dokumentet ditt.
- De forbedrer samarbeidet.
- De tjener til dokumentendringer i filen uten å endre den.
- Det er veldig lett å gjøre.
- Kommentarene De kan tilpasses eller modifiseres.
Dette er bare noen få fordeler med å bruke kommentarer eller notater i Excel . Husk at hvis du bruker dem riktig , kan du legge til notater uten å forstyrre dokumentets organisering.
Hva er forskjellene mellom et notat og en kommentar i Excel?
Selv om de kan virke like ved første øyekast, er notater og kommentarer i Excel faktisk forskjellige . Dette blir tydeligere når vi dykker ned i funksjonaliteten til hver av dem.
Spesielt i Office 365 er funksjonaliteten til begge:
- Merknader: Som navnet antyder, brukes de til ta notater eller merknader angående dataene som gjenspeiles i dokumentetDessuten har de ikke svarboks derfor er de ideelle for å gjøre avklaringer eller andre detaljer i regnearket.
- Kommentarer: i de nyere versjonene av Office, Kommentarene er lenket og lar brukerne ha diskusjoner eller samhandle med andre om dataene.. De inkluderer en svarboks Og når andre svarer, vises samtalen med alle tilknyttede kommentarer.
Det er verdt å merke seg at notater i tidligere versjoner av Excel ble behandlet som kommentarer, men disse inkluderte ikke en svarboks.
For å opprette et notat i Excel må du:
- Klikk på Ny merknad i hurtigmenyen.
- Du kan også logge inn Notater/Nytt notat i fanen For å se gjennom.
Lær trinn for trinn hvordan du bruker kommentarer i Excel-regnearkene dine
Kommentarer er en perfekt måte å opprettholde aktiv kommunikasjon med andre brukere som jobber på det samme Excel-regnearket . I en kommentar kan du legge til en kommentar , og en indikator vil vises i hjørnet av cellen.
På denne måten vil kommentaren vises når du holder markøren over den . Det finnes forskjellige måter å bruke dem på , og de varierer avhengig av behov og operativsystem.
Vi vil forklare det i detalj nedenfor:
Sett inn kommentarer for å opprette samtaler
Først bør du vite at alle brukere med redigeringstilgang til filen din har rett til å redigere kommentarene.
I Windows er måten å sette inn trådede kommentarer for å opprette samtaler på som følger:
- Høyreklikk på cellen og klikk deretter på Ny kommentar.
- Skriv hva du måtte ønske.
- Velg knappen Publiser, eller trykk Ctrl + Enter.
- Si andre brukere de har noe som leggeDe må høyreklikke på cellen og velg alternativet Svar på kommentar.
For å gjøre dette på macOS må du:
- Høyreklikk på cellen og velg deretter alternativet Ny kommentar.
- Skriv kommentaren.
- trykk på knappen Publiser, eller kombinasjonen av Kommando + Enter.
- For de som vil svareDe må høyreklikke på celle og velg Svar på kommentar.
På den annen side finnes det andre handlinger som kan utføres på kommentarer i både Windows og Mac.
Disse er:
- Slik redigerer du en kommentar eller et svar i tråden: Du må plassere markøren om cellenDeretter om teksten fra kommentaren og klikk på RedigerDu kan bare rediger kommentarene du selv har laget.
- Slik fjerner du en trådkommentar: bjelke Høyreklikk på cellen og trykk deretter på Slett kommentar.
- Slik sletter du et svar: plasser markøren om cellenHold deretter musepekeren over teksten og klikk på Fjern.
- Slik markerer du kommentartråden som løst: plasser markøren på cellen og velg alternativet Løs delprosessHusk at kommentaren vil forbli synligmen ingen ytterligere tillegg kan gjøres med mindre du går tilbake til åpen.
Sett inn enkle notater
For å sette inn enkle notater i Excel på Windows, må du:
- Høyreklikk på cellen.
- Trykk deretter på Sett inn notateller også av Skift + F2.
- Skriv notatet ditt.
- klikk utenfor cellen.
For å redigere et notat, høyreklikk på cellen og velg Rediger notat . For å slette det, høyreklikk og velg Slett notat . På macOS kan du ikke sette inn enkle notater direkte i Excel.
Kopier notater eller kommentarer til andre celler og regneark
For å kopiere notater eller kommentarer i Windows eller MacOS, må du følge fremgangsmåten nedenfor:
- Merk cellen eller cellene som har kommentarene å kopiere.
- Trykk Ctrl + C (på Windows) o Command + C (på Mac).
- Inne i fanen innvielseKlikk på pilen under Lim inn, og velg deretter Spesielt lim.
- En Spesielt lim klikk på Kommentarer og så, i aksepterer.
- For å avbryte den mobile kanten, velg en annen celle eller trykk ESC.
- På Mac velg målcellen og trykk deretter Command + V.
Bortsett fra det, er det et par detaljer du bør huske på for å unngå feil i prosessen . En av dem er å unngå å trykke Enter etter å ha klikket på OK , fordi innholdet i cellen i limeområdet vil bli kopiert sammen med kommentaren.
Vær også oppmerksom på at kopierte kommentarer vil erstatte eventuelle eksisterende kommentarer i målområdet.
Vis eller skjul kommentar- og notatindikatorer
En annen veldig nyttig funksjon i notater eller kommentarer er muligheten til å velge om indikatorer skal vises eller skjules . Som standard viser Excel en indikator når en celle inneholder et notat eller en kommentar . Du kan imidlertid endre denne innstillingen for å angi om du vil at den skal vises eller ikke.
For å gjøre dette i Windows, må du gå til Fil- fanen og deretter skrive inn Alternativer.
I kategorien Avansert, rett under Vis, kan du velge mellom:
- Skjul kommentarer og indikatorer gjennom hele boken: Under cellene med kommentarer, Vis, Velg Ingen kommentarer eller indikatorer.
- Vis indikatorer, men vis bare kommentarer når markøren holder seg over cellen: Under cellene med kommentarer klikker du på Vis og deretter på Kun indikatorer og kommentarer ved aktivering.
- For alltid å vise kommentarer og indikatorer: Under cellene med kommentarer, under Vis, klikker du på Kommentarer og indikatorer. I Office 365 gjelder denne innstillingen for notater, men ikke for trådede kommentarer..
For macOS er innstillingene annerledes . Gå først til Excel/Innstillinger/Vis (under Oppretting) . I dialogboksen Vis , under Kommentarer-delen , velger du Vis.
Du kan velge mellom:
- Skjul kommentarer og indikatorer gjennom hele boken: ved å klikke på Ingen kommentarer eller indikatorer.
- Vis indikatorer og vis kommentarer når du holder musepekeren over cellen: trykk på Muligheten til å velge «Kun indikatorer og kommentarer» ved aktivering.
- Vis alltid kommentarer og indikatorer: trykke på Kommentarer og indikatorer.
Endre standardnavnet på et notat eller en kommentar
Til slutt finnes det muligheten til å endre standardnavnet som er tilordnet et notat i Excel . Når det gjelder kommentarer , merker programmet dem med navnet til personen som for øyeblikket er logget på kontoen sin, og dette kan ikke endres.
Derfor, for å endre navnet på et notat i Windows må du:
- Klikk på fanen Arkiv og deretter inn Alternativer.
- Innenfor kategori Informasjon, nedenfor Tilpass din kopi av Microsoft OfficeSkriv et navn inni boksen Brukernavn.
Som et tilleggsmerknad bør du vite at hvis Brukernavn-feltet er tomt , tilordner Excel automatisk brukernavnet ditt som verdien i Brukernavn- boksen , og bruker det til etiketten.
Videre, selv om du ikke kan slette notatkoder , kan du fjerne dem . Det samme gjelder macOS- datamaskiner.
Derfor, for å endre standardnavnet på kommentarer i macOS, må du gjøre følgende:
- Ir a Excel/ Innstillinger/ Generelt.
- I dialogboksen som tilsvarer Informasjon, spesielt i Tilpasse, fortsett med å skrive et navn inni boksen Brukernavn.
