Jika anda ingin memanfaatkan sepenuhnya Access , anda harus membaca artikel ini hingga akhir kerana kami akan menunjukkan kepada anda petua dan cara terbaik untuk menjadikan anda pakar dalam pengurusan pangkalan data.
Di samping itu, kami akan menerangkan apakah tetingkap utama, kegunaannya dan semua pilihan yang tersedia dalam alat Microsoft ini.
Jangan terlepas apa-apa jika anda ingin menjadi profesional Access dan mengurus sejumlah besar maklumat berkaitan kerja . Petua ini akan menjimatkan masa anda dan meningkatkan kecekapan kerja anda.
Apakah tetingkap Akses utama dan untuk apa ia digunakan?
Tetingkap Access utama ialah bar alat di bahagian atas skrin , di mana anda akan menemui semua alatan yang anda perlukan untuk mengendalikan pelbagai fungsi program . Ini membolehkan anda melaksanakan arahan dengan lebih mudah, sama ada menggunakan tetikus atau pintasan papan kekunci.
Ia dibahagikan kepada menu yang berbeza , yang seterusnya terdiri daripada beberapa kumpulan alat yang mengandungi fungsi tertentu , diasingkan mengikut jenis tugas yang boleh dilakukannya. Anda juga akan menemui jadual data yang akan anda gunakan dalam tetingkap utama. Jika anda mengklik pada fail baharu, ia akan kelihatan kosong, sangat serupa dengan hamparan Microsoft Excel.
Apakah semua pilihan dalam tetingkap Akses utama?
Seperti yang telah kami beritahu anda di bahagian sebelumnya, tetingkap Akses utama terdiri daripada pelbagai pilihan.
Di bawah ini kami akan menunjukkan kepada anda setiap satunya dan alat apa yang boleh anda temui di dalamnya:
Jadual data
Microsoft Access berfungsi dengan jadual, yang terdiri daripada baris dan lajur yang boleh anda kaitkan untuk membentuk satu set jadual dan mencipta pangkalan data yang teratur. Antara muka grafiknya serupa dengan hamparan Excel. Anda boleh menambah objek dan mengubah suai jenis entri menggunakan penapis yang telah ditetapkan.
Mula Menu
Dalam menu ini, anda akan menemui semua alat berkaitan data yang akan membantu anda memilih antara paparan Reka Bentuk dan Helaian Data . Anda juga boleh mengisih dan menapis maklumat , melakukan semakan ejaan, memilih fon (saiz dan warna) dan menggunakan alat Cari dan Ganti.
Cipta Menu
Ini merupakan salah satu kumpulan alatan yang paling banyak digunakan dalam Access dan digunakan untuk mencipta jadual baharu menggunakan reka bentuk di mana anda boleh menambah medan dan menetapkan pilihan indeks atau melalui senarai SharePoint.
Anda juga boleh memilih wizard pertanyaan atau mencipta pertanyaan yang merangkumi kotak dialog. Antara elemen yang paling penting ialah borang , yang membolehkan anda menggunakan wizard , menavigasi menggunakan tab mendatar atau menegak dan mereka bentuk borang baharu menggunakan paparan Reka Bentuk.
Sebaliknya, anda akan menemui sekumpulan fungsi yang membolehkan anda mengendalikan laporan . Anda boleh mencipta laporan kosong atau mereka bentuk laporan untuk menambah fungsi yang dikumpulkan mengikut jumlah data. Akhir sekali, anda akan menemui Makro supaya anda boleh menambah tugasan berulang dan mengautomasikannya , membolehkan anda melakukan lebih sedikit langkah semasa bekerja.
Menu Data Luaran
Jangan lupa bahawa Access ialah program yang membolehkan anda memautkan jadual yang berbeza untuk mencipta pangkalan data, jadi anda perlu mengimport dan mengeksport data luaran . Untuk melakukan ini, pergi ke menu Data Luaran . Dalam bahagian skrin utama ini, anda boleh mengimport dan memautkan sumber data. Kemudian anda akan mempunyai pilihan untuk mengeksportnya ke Excel, fail XML, fail teks atau menghantarnya melalui e-mel.
Alat pangkalan data
Apabila anda perlu bekerja secara khusus dengan pangkalan data yang telah anda cipta, anda perlu menggunakan menu Alat pangkalan dataDalam fungsi-fungsi ini Anda akan dapat memadatkan dan membaiki pangkalan data apabila ia tidak serasi atau anda menemui ralat dengan elemen tertentu.
Anda boleh menjalankan makro dan menentukan perhubungan data untuk memadankan medan dengan jadual lain. Anda juga perlu menggunakan menu ini untuk menghubungkan kebergantungan objek semasa melakukan pertanyaan berdasarkan jadual tertentu. Satu lagi kelebihan menggunakan menu ini ialah ia membolehkan anda memindahkan data dan mengurus tambahan dengan mudah . Akhir sekali, anda boleh menganalisis prestasi menggunakan alat dokumentasi pangkalan data.
Campos
Menu jenis ini membolehkan anda berfungsi bila-bila masa anda perlu mengedit medan dalam jadual . Anda boleh memilih paparan yang anda perlukan, menambah dan memadam jenis medan (ingat bahawa ini boleh jadi medan teks, hiperpautan, nombor dan tarikh, antara lain). Dengan alat ini, anda juga boleh menambah nama, tajuk dan penerangan pada setiap medan . Akhir sekali, anda boleh mengubah suai pemformatan dan melakukan pengesahan untuk menyemak peraturan tertentu atau mengkonfigurasi mesej ralat.
menarik
Apabila anda perlu menggunakan sifat jadual, anda harus menggunakan menu ini untuk melaksanakan tugas anda. Dengan cara ini, anda boleh melihat, memeriksa dan mengesahkan peristiwa untuk memastikan pelaksanaan makro yang betul (yang juga boleh anda cipta dan namakan semula dari bahagian ini). Akhir sekali, anda boleh mencipta hubungan antara data dalam jadual yang berbeza dan memaparkan objek yang digunakan oleh pertanyaan berdasarkan jadual tertentu.
alatan meja
Ini ialah menu lungsur turun yang boleh anda temui di sebelah setiap medan dan di dalamnya anda boleh memilih pilihan berbeza yang akan membantu anda memformat, menyusun dan menapis data, antara lain.
Petua dan cara untuk memanfaatkan sepenuhnya Microsoft Access
Di bawah, kami akan menunjukkan kepada anda beberapa petua dan cara untuk membantu anda memanfaatkan Access sepenuhnya dan menjadi pakar dalam masa yang singkat.
Mari lihat:
Gunakan templat yang telah direka bentuk terlebih dahulu
Sama ada anda baru bermula dengan pengurusan pangkalan data atau anda sudah menjadi pengguna Access lanjutan, jangan terlepas pandang penggunaan templat yang telah direka bentuk terlebih dahulu oleh Microsoft. Ini akan menjimatkan masa anda dan membolehkan anda menetapkan parameter dan susun atur borang dalam jadual dengan cepat. Untuk melakukan ini, pergi ke tab Fail , klik Baharu , dan kemudian pilih jenis pangkalan data yang diingini daripada bar carian.
Cipta makro untuk mengautomasikan tugasan
Menggunakan makro akan membantu anda mengautomasikan tugasan berulang . Dengan cara ini, anda boleh mencipta pintasan papan kekunci atau menambahkannya pada menu pantas (terletak di penjuru kiri sebelah atas skrin) untuk melakukan beberapa langkah sekaligus. Anda boleh melakukan ini dengan pergi ke menu Jadual , mencari kumpulan alat Perhubungan dan mengklik Makro Bernama . Kemudian, anda perlu memberikan nama, menjalankan tugasan dan klik Simpan.
Menganalisis prestasi pangkalan data
Apabila anda mula mengusahakan pangkalan data dan menggabungkan elemen yang berbeza, anda mungkin akan melakukan beberapa kesilapan, jadi adalah perlu untuk melihat prestasi satu atau lebih jadual dan pangkalan data Access yang lengkap.
Untuk melakukan ini, pergi ke Alatan Pangkalan Data , pilih kumpulan Analisis dan klik Analisis Prestasi . Tetingkap akan muncul yang menunjukkan butiran pertanyaan, borang, laporan dan makro dalam dokumen. Anda boleh melumpuhkan beberapa komponen ini dengan satu klik. Anda juga boleh menganalisis jadual menggunakan wizard (dengan mengklik Analisis Jadual ), yang akan menunjukkan maklumat pendua dan cara mengemas kini jadual yang berbeza secara serentak.
