Kā izmantot komentārus, lai dokumentētu darblapu programmā Microsoft Excel? Soli pa solim sniegta instrukcija

Komentāru funkcija Microsoft programmās ir lielisks veids, kā ātri pārskatīt dokumentu, sniegt norādījumus vai īsi paskaidrot konkrētu dokumenta sadaļu.

Programmā Excel , ja vēlaties ievietot komentārus un vienkāršas piezīmes , jums tikai jāveic dažas ātras darbības, un viss ir paveikts. Tādā veidā piezīmes par dokumentu var būt viegli pieejamas personīgai lietošanai vai kopīgošanai ar citiem, kas strādā ar to pašu izklājlapu.

Šajā ierakstā mēs parādīsim visu, kas jums jāzina par komentāru izmantošanu, lai dokumentētu savu Excel izklājlapu un maksimāli izmantotu to.

Kāds ir komentāru un piezīmju mērķis programmā Excel, un kāpēc man tie būtu jāizmanto?

Komentāru izmantošana programmā Word ir daudz izplatītāka nekā programmā Excel ; tomēr šī resursa izmantošanas priekšrocības abos gadījumos ir praktiski vienādas .

Daži no galvenajiem komentāru un piezīmju lietojumiem programmā Excel ir šādi:

• Atļauj pievienot skaidrojumu, fakts vai atgādinājums.
• Tie neaizņem vietu uz jūsu dokumentu.
• Tie uzlabo komandas darbu.
• Viņi kalpo dokumenta izmaiņas failā, to nemainot.
• Tas ir ļoti viegli izdarāms.
• Komentāri Tos var pielāgot vai modificēt.

Šīs ir tikai dažas no komentāru vai piezīmju izmantošanas priekšrocībām programmā Excel . Atcerieties, ka , ja tos lietojat pareizi , varat pievienot piezīmes, neizjaucot dokumenta organizāciju.

Kādas ir atšķirības starp piezīmi un komentāru programmā Excel?

Lai gan no pirmā acu uzmetiena tie var šķist vienādi, piezīmes un komentāri programmā Excel patiesībā atšķiras . Tas kļūst skaidrāks, kad iedziļināmies katra no tiem funkcionalitātē.

Konkrēti, Office 365 abu funkcionalitāte ir šāda:

• Piezīmes: Kā norāda viņu nosaukums, tie tiek izmantoti, lai veikt piezīmes vai anotācijas par dokumentā atspoguļotajiem datiemTurklāt viņiem nav atbilžu lodziņš tāpēc tie ir ideāli piemēroti lai veiktu precizējumus vai citu informāciju izklājlapā.
• Komentāri: jaunākajās Office versijās, Komentāri ir saistīti un ļauj lietotājiem diskutēt vai mijiedarboties ar citiem par datiem.. Tajos ietilpst a atbilžu lodziņš Un, kad citi atbild, saruna tiek parādīta kopā ar visi saistītie komentāri.

Jāatzīmē, ka iepriekšējās Excel versijās piezīmes tika uzskatītas par komentāriem, taču tajās nebija iekļauts atbildes lodziņš.

Lai programmā Excel izveidotu piezīmi, jums ir nepieciešams:

• Klikšķiniet uz Jauna piezīme konteksta izvēlnē.
• Varat arī pieteikties Piezīmes/ Jauna piezīme Cilne Pārskatīt.

Uzziniet soli pa solim, kā izmantot komentārus Excel izklājlapās

Komentāri ir lielisks veids, kā uzturēt aktīvu saziņu ar citiem lietotājiem, kas strādā ar to pašu Excel izklājlapu . Komentāra ietvaros varat pievienot komentāru , un šūnas stūrī parādīsies indikators.

Tādā veidā, novietojot kursoru virs tā , parādīsies komentārs . Tos var izmantot dažādos veidos , un tie atšķiras atkarībā no jūsu vajadzībām un operētājsistēmas.

Mēs to sīkāk paskaidrosim tālāk:

Ievietojiet komentārus, lai izveidotu sarunas

Pirmkārt, jums jāzina , ka visiem lietotājiem ar rediģēšanas piekļuvi jūsu failam ir tiesības rediģēt komentārus.

Windows gadījumā pavedienu komentāru ievietošanas veids sarunu izveidei ir šāds:

• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas un pēc tam noklikšķiniet uz Jauns komentārs.
• Rakstīt ko vien vēlies.
• Izvēlieties pogu Publicēt, vai nospiediet Ctrl + Enter.
• Si citiem lietotājiem viņiem ir kaut kas tāds pievienotViņiem ir jānoklikšķina ar peles labo pogu šūna un izvēlieties opciju Atbildēt uz komentāru.

Lai to izdarītu operētājsistēmā macOS, jums ir nepieciešams:

• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas un pēc tam izvēlieties opciju Jauns komentārs.
• Uzrakstiet komentāru.
• Nospiediet pogu Publicētvai to kombinācija Command+Enter.
• Tiem, kas vēlos atbildētViņiem ir jānoklikšķina ar peles labo pogu uz šūna un izvēloties Atbildēt uz komentāru.

No otras puses, ir arī citas darbības , ko var veikt ar komentāriem gan Windows , gan Mac operētājsistēmās.

Šie ir:

• Lai rediģētu komentāru vai pavedienveida atbildi: Jums ir jānovieto kursors par šūnutad par tekstu no komentāra un noklikšķiniet uz RediģētJūs varat tikai rediģēt paša izveidotos komentārus.
• Lai noņemtu pavedienā iekļautu komentāru: darīt Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas un pēc tam nospiediet Dzēst komentāru.
• Lai dzēstu atbildi: novietot kursoru par šūnuPēc tam virziet kursoru virs teksta un noklikšķiniet uz Likvidēt.
• Lai atzīmētu komentāru pavedienu kā atrisinātu: novietojiet kursoru uz šūna un izvēlieties opciju Atrisināt apakšprocesuPaturiet prātā, ka komentārs paliks redzamsbet turpmākus papildinājumus nevar veikt, ja vien neatgriežaties pie atvērts.

Ievietojiet vienkāršas piezīmes

Lai programmā Excel operētājsistēmā Windows ievietotu vienkāršas piezīmes, jums jāveic šādas darbības:

• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas.
• Pēc tam nospiediet Ievietot piezīmivai arī ar Shift + F2.
• Rakstīt jūsu piezīme.
• klikšķis ārpus šūnas.

Lai rediģētu piezīmi, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas un atlasiet Rediģēt piezīmi . Lai to dzēstu, ar peles labo pogu noklikšķiniet un atlasiet Dzēst piezīmi . Operētājsistēmā macOS vienkāršas piezīmes nevar ievietot tieši programmā Excel.

Piezīmju vai komentāru kopēšana uz citām šūnām un izklājlapām

Lai kopētu piezīmes vai komentārus operētājsistēmā Windows vai MacOS, jāveic tālāk norādītā procedūra.

• Atlasiet šūnu vai šūnas kuriem ir jākopē komentāri.
• Nospiediet Ctrl + C (operētājsistēmā Windows) o Command + C (Mac datorā).
• Cilnes iekšpusē uzsākšanaNoklikšķiniet uz bultiņas zem Ielīmēt un pēc tam atlasiet Īpaša līme.
• En Īpaša līme klikšķiniet uz Komentāri un tad, iekšā akceptēt.
• Lai atceltu Mobile Edge, atlasiet citu šūnu vai nospiediet taustiņu ESC.
• Operētājsistēmā Mac atlasiet mērķa šūnu un pēc tam nospiediet Command + V.

Papildus tam ir dažas detaļas, kas jāpatur prātā, lai izvairītos no kļūdām šajā procesā . Viena no tām ir izvairīties no Enter nospiešanas pēc noklikšķināšanas uz Labi , jo šūnas saturs ielīmēšanas apgabalā tiks kopēts kopā ar komentāru.

Tāpat ņemiet vērā, ka kopētie komentāri aizstās visus esošos komentārus mērķa apgabalā.

Rādīt vai paslēpt komentāru un piezīmju indikatorus

Vēl viena ļoti noderīga piezīmju vai komentāru funkcija ir iespēja izvēlēties, vai rādīt vai paslēpt indikatorus . Pēc noklusējuma programma Excel parāda indikatoru, ja šūnā ir piezīme vai komentārs . Tomēr varat mainīt šo iestatījumu, lai norādītu, vai vēlaties, lai tas tiktu rādīts vai nē.

Lai to izdarītu operētājsistēmā Windows, jums jāiet uz cilni Fails un pēc tam jāievada Opcijas.

Kategorijā “Papildu”, tieši zem “Rādīt”, varat izvēlēties starp:

• Paslēpt komentārus un indikatorus visā grāmatā: Zem šūnām ar komentāriem, Rādīt, Atlasiet Bez komentāriem vai indikatoriem.
• Skatīt indikatorus, bet komentārus rādīt tikai tad, kad kursors atrodas virs šūnas: Zem šūnām ar komentāriem noklikšķiniet uz Rādīt un pēc tam noklikšķiniet uz Tikai indikatori un komentāri pēc aktivizēšanas.
• Lai vienmēr rādītu komentārus un indikatorus: Zem šūnām ar komentāriem sadaļā Rādīt noklikšķiniet uz Komentāri un indikatori. Pakalpojumā Office 365 šis iestatījums attiecas uz piezīmēm, bet ne uz pavedienveida komentāriem..

macOS iestatījumi atšķiras . Vispirms dodieties uz Excel/Preferences/Skats (sadaļā Izveide) . Dialoglodziņā Skats sadaļā Komentāri atlasiet Rādīt.

Jūs varat izvēlēties starp:

• Paslēpt komentārus un indikatorus visā grāmatā: noklikšķinot uz Nav komentāru vai indikatoru.
• Skatīt indikatorus un rādīt komentārus, virzot kursoru virs šūnas: nospiediet Iespēja aktivizēt, izvēloties “Tikai indikatori un komentāri”..
• Vienmēr rādīt komentārus un indikatorus: nospiest Komentāri un rādītāji.

Piezīmes vai komentāra noklusējuma nosaukuma maiņa

Visbeidzot, ir iespēja mainīt piezīmei piešķirto noklusējuma nosaukumu programmā Excel . Komentāru gadījumā programma tos apzīmē ar tās personas vārdu, kura pašlaik ir pieteikusies savā kontā, un to nevar mainīt.

Tāpēc, lai mainītu piezīmes nosaukumu sistēmā Windows, jums ir jāveic šādas darbības:

• Noklikšķiniet uz cilnes Arhīvs un pēc tam iekšā iespējas.
• Kategorijas ietvaros vispārējs, zemāk Pielāgojiet savu Microsoft Office kopijuIerakstiet vārdu lodziņā Lietotāja vārds.

Papildus piezīmei jāzina, ka, ja lauks Lietotājvārds ir tukšs , programma Excel automātiski piešķir jūsu lietotājvārdu kā vērtību lodziņā Lietotājvārds un izmantos to etiķetei.

Turklāt, lai gan piezīmju tagus nevar izdzēst , tos var noņemt . Tas pats attiecas uz macOS datoriem.

Tāpēc, lai mainītu komentāru noklusējuma nosaukumu macOS, jums jāveic šādas darbības:

• Apmeklēt Excel/ Preferences/ Vispārīgi.
• Dialoglodziņā, kas atbilst vispārējs, īpaši Pielāgot, turpiniet rakstīt vārdu lodziņā Lietotāja vārds.