Jei norite išnaudoti visas „Access“ galimybes , turėtumėte perskaityti šį straipsnį iki galo, nes mes parodysime geriausius patarimus ir gudrybes , kaip tapti duomenų bazių valdymo ekspertu.
Be to, paaiškinsime, kas yra pagrindinis langas, kam jis skirtas ir kokias parinktis galite rasti šiame „Microsoft“ įrankyje.
Nepraleiskite progos, jei norite tapti „ Access“ profesionalu ir valdyti didelius kiekius su darbu susijusios informacijos . Šie patarimai sutaupys jūsų laiką ir padidins darbo efektyvumą.
Kas yra pagrindinis prieigos langas ir kam jis naudojamas?
Pagrindinis „Access“ langas yra įrankių juosta ekrano viršuje , kurioje rasite visus įrankius, reikalingus darbui su įvairiomis programos funkcijomis . Tai leidžia daug lengviau vykdyti komandas naudojant pelę arba sparčiuosius klavišus.
Jis suskirstytas į skirtingus meniu , kurie savo ruožtu sudaryti iš kelių įrankių grupių , turinčių konkrečias funkcijas , suskirstytas pagal užduočių, kurias jos gali atlikti, tipą. Pagrindiniame lange taip pat rasite duomenų lentelę, su kuria dirbsite. Jei spustelėsite naują failą, jis bus rodomas tuščias, labai panašiai kaip „Microsoft Excel“ skaičiuoklė.
Kokios yra visos parinktys pagrindiniame „Access“ lange?
Kaip minėjome ankstesniame skyriuje, pagrindiniame prieigos lange yra skirtingos parinktys.
Žemiau parodysime kiekvieną iš jų ir kokius įrankius juose galite rasti:
Duomenų lentelė
„Microsoft Access“ dirba su lentelėmis, sudarytomis iš eilučių ir stulpelių, kuriuos galite susieti, kad sudarytumėte lentelių rinkinį ir sukurtumėte tvarkingą duomenų bazę. Jos grafinė sąsaja panaši į „Excel“ skaičiuoklės. Galite pridėti objektų ir modifikuoti įrašo tipą naudodami iš anksto nustatytus filtrus.
Pradėti meniu
Šiame meniu rasite visus su duomenimis susijusius įrankius, kurie padės jums pasirinkti dizaino arba duomenų lapo rodinius . Taip pat galite rūšiuoti ir filtruoti informaciją , atlikti rašybos tikrinimą, pasirinkti šriftą (dydį ir spalvą) ir naudoti įrankį „Rasti ir pakeisti “.
Sukurti meniu
Tai viena iš dažniausiai naudojamų įrankių grupių programoje „Access“, naudojama norint sukurti naują lentelę naudojant dizainą, kuriame galite pridėti laukus ir nustatyti indekso parinktis arba per „SharePoint“ sąrašus.
Taip pat galėsite pasirinkti užklausos vedlį arba sukurti užklausą su dialogo langu. Tarp svarbiausių elementų yra formos , kurios leidžia dirbti su vedliu , naršyti naudojant horizontalius arba vertikalius tabuliavimo klavišus ir kurti naują formą naudojant dizaino rodinį.
Kita vertus, rasite funkcijų grupę, leidžiančią dirbti su ataskaitomis . Galėsite sukurti tuščią ataskaitą arba sukurti naują, kad pridėtumėte funkcijas, sugrupuotas pagal bendrus duomenis. Galiausiai rasite makrokomandas, kad galėtumėte pridėti pasikartojančias užduotis ir jas automatizuoti , leisdami atlikti mažiau veiksmų dirbant.
Išorinių duomenų meniu
Nepamirškite, kad „Access“ yra programa, leidžianti susieti skirtingas lenteles ir kurti duomenų bazes, todėl turėsite importuoti ir eksportuoti išorinius duomenis . Norėdami tai padaryti, eikite į meniu „ Išoriniai duomenys“ . Šioje pagrindinio ekrano dalyje galite importuoti ir susieti duomenų šaltinius. Tada galėsite eksportuoti juos į „Excel“, XML failą, tekstinį failą arba siųsti el. paštu.
Duomenų bazių įrankiai
Kai reikės dirbti konkrečiai su sukurta duomenų baze, turėsite naudoti meniu Duomenų bazių įrankiaiŠiose funkcijose Galėsite suspausti ir taisyti duomenų bazę kai jis nesuderinamas arba randate klaidą su konkrečiu elementu.
Galite vykdyti makrokomandas ir apibrėžti duomenų ryšius, kad laukai atitiktų kitas lenteles. Šį meniu taip pat turėsite naudoti norėdami susieti objektų priklausomybes, kai atliekate užklausas pagal konkrečias lenteles. Kitas šio meniu naudojimo privalumas yra tas, kad jis leidžia lengvai perkelti duomenis ir valdyti priedus . Galiausiai, galite analizuoti našumą naudodami duomenų bazės dokumentacijos įrankį.
Laukai
Šio tipo meniu leidžia dirbti bet kada, kai reikia redaguoti lentelės laukus . Galite pasirinkti reikiamą rodinį, pridėti ir ištrinti laukų tipus (atminkite, kad tai gali būti teksto, hipersaito, skaičių ir datos laukai ir kt.). Naudodami šį įrankį taip pat galite pridėti pavadinimus, pavadinimus ir aprašymus prie kiekvieno lauko . Galiausiai galite modifikuoti formatavimą ir atlikti patvirtinimą, kad patikrintumėte konkrečią taisyklę arba sukonfigūruotumėte klaidos pranešimą.
atkreipti
Kai reikia dirbti su lentelės ypatybėmis, turėtumėte naudoti šį meniu užduočiai atlikti. Tokiu būdu galite peržiūrėti, analizuoti ir tikrinti įvykius, kad užtikrintumėte teisingą makrokomandų (kurias taip pat galite kurti ir pervadinti šiame skyriuje) vykdymą. Galiausiai, galite kurti ryšius tarp duomenų skirtingose lentelėse ir rodyti objektus, kuriuos naudoja užklausos, pagrįstos konkrečiomis lentelėmis.
stalo įrankiai
Tai išskleidžiamasis meniu , kurį galite rasti šalia kiekvieno lauko, ir jame galite pasirinkti įvairias parinktis, kurios padės formatuoti, rūšiuoti ir filtruoti duomenis, be kita ko.
Patarimai ir gudrybės, kaip išnaudoti visas „Microsoft Access“ galimybes
Žemiau pateiksime keletą patarimų ir gudrybių, padėsiančių jums kuo geriau išnaudoti „Access“ ir greitai tapti ekspertu.
Pažiūrėkime:
Naudokite iš anksto sukurtus šablonus
Nesvarbu, ar tik pradedate valdyti duomenų bazes, ar jau esate patyręs „Access“ vartotojas, nepamirškite naudoti iš anksto sukurtų „Microsoft“ šablonų. Tai sutaupys jūsų laiko ir leis greitai nustatyti parametrus bei formų išdėstymus lentelėje. Norėdami tai padaryti, eikite į skirtuką „Failas“ , spustelėkite „Naujas“ ir paieškos juostoje pasirinkite norimą duomenų bazės tipą.
Makrokomandų kūrimas užduotims automatizuoti
Makrokomandų naudojimas padės automatizuoti pasikartojančias užduotis . Tokiu būdu galite sukurti spartųjį klavišą arba įtraukti jį į greitąjį meniu (esantį viršutiniame kairiajame ekrano kampe), kad vienu metu atliktumėte kelis veiksmus. Tai galite padaryti nuėję į meniu „Lentelė“ , suradę įrankių grupę „Ryšiai“ ir spustelėję „Pavadinta makrokomanda“ . Tada turėsite priskirti pavadinimą, paleisti užduotį ir spustelėti „Išsaugoti“.
Analizuoti duomenų bazės našumą
Pradėjus dirbti su duomenų baze ir įtraukus skirtingus elementus, tikėtina, kad padarysite klaidų, todėl reikės patikrinti vienos ar kelių lentelių ir visos „Access“ duomenų bazės našumą.
Norėdami tai padaryti, eikite į Duomenų bazės įrankiai , pasirinkite grupę „Analizuoti“ ir spustelėkite „Analizuoti našumą“ . Atsidarys langas, kuriame bus rodoma išsami informacija apie dokumente esančias užklausas, formas, ataskaitas ir makrokomandas. Kai kuriuos iš šių komponentų galite išjungti vienu spustelėjimu. Lentelę taip pat galite analizuoti naudodami vedlį (spustelėdami „Analizuoti lentelę“ ), kuris parodys pasikartojančią informaciją ir kaip vienu metu atnaujinti skirtingas lenteles.
