Access를 최대한 활용하고 싶다면 이 글을 끝까지 읽어보세요. 데이터베이스 관리 전문가가 될 수 있는 최고의 팁과 요령을 알려드리겠습니다.
또한, 메인 창이 무엇이고, 어떤 용도로 사용되며, 이 마이크로소프트 도구에서 사용할 수 있는 모든 옵션은 무엇인지 설명해 드리겠습니다.
Access 전문가가 되어 방대한 업무 관련 정보를 관리하고 싶다면 절대 놓치지 마세요 . 이 팁들은 시간을 절약하고 업무 효율성을 높여줄 것입니다.
Access의 기본 창은 무엇이며, 어떤 용도로 사용됩니까?
Access의 기본 창은 화면 상단의 도구 모음으로 , 프로그램의 다양한 기능을 사용하는 데 필요한 모든 도구가 여기에 있습니다 . 이를 통해 마우스나 키보드 단축키를 사용하여 명령을 훨씬 쉽게 실행할 수 있습니다 .
이 프로그램은 여러 메뉴로 구성되어 있으며 , 각 메뉴는 특정 기능을 포함하는 여러 도구 그룹으로 나뉘어 있고 , 각 그룹은 수행할 수 있는 작업 유형에 따라 구분됩니다. 작업할 데이터 테이블은 메인 창에서 확인할 수 있습니다 . 새 파일을 클릭하면 마이크로소프트 엑셀 스프레드시트 와 매우 유사한 빈 창이 나타납니다.
Access 기본 창에 있는 모든 옵션은 무엇입니까?
이전 섹션에서 말씀드렸듯 이 Access의 기본 창은 여러 옵션으로 구성되어 있습니다.
아래에서는 각 도구와 그 안에 포함된 기능들을 보여드리겠습니다.
데이터 테이블
Microsoft Access는 행과 열로 구성된 테이블을 사용하며, 이러한 테이블들을 서로 연결하여 여러 테이블을 만들고 체계적인 데이터베이스를 구축할 수 있습니다. Access의 그래픽 사용자 인터페이스는 Excel 스프레드시트와 유사합니다. 개체를 추가하고 미리 정의된 필터를 사용하여 항목 유형을 수정할 수 있습니다.
시작 메뉴
이 메뉴에서는 디자인 보기 와 데이터시트 보기 중에서 선택할 수 있도록 도와주는 모든 데이터 관련 도구를 찾을 수 있습니다 . 또한 정보를 정렬 및 필터링하고 , 맞춤법 검사를 수행하고, 글꼴(크기 및 색상)을 선택하고, 찾기 및 바꾸기 도구를 사용할 수 있습니다.
메뉴 만들기
이는 Access에서 가장 많이 사용되는 도구 그룹 중 하나이며, 필드를 추가하고 인덱스 옵션을 설정할 수 있는 디자인을 사용하거나 SharePoint 목록을 통해 새 테이블을 만드는 데 사용됩니다.
쿼리 마법사를 선택하거나 대화 상자가 포함된 쿼리를 직접 만들 수도 있습니다 . 가장 중요한 요소 중 하나는 폼 인데 , 폼을 사용하면 마법사를 통해 작업하고 , 가로 또는 세로 탭을 사용하여 탐색하고, 디자인 보기 에서 새 폼을 디자인할 수 있습니다.
반면에 보고서 작업을 위한 기능 모음도 있습니다 . 빈 보고서를 만들거나 총 데이터 수를 기준으로 그룹화된 기능을 추가하여 보고서를 디자인할 수 있습니다. 마지막으로 매크로를 사용하면 반복적인 작업을 추가하고 자동화하여 작업 단계를 줄일 수 있습니다.
외부 데이터 메뉴
Access는 여러 테이블을 연결하여 데이터베이스를 만들 수 있는 프로그램이므로 외부 데이터를 가져오고 내보내야 한다는 점을 잊지 마세요 . 이를 위해 [외부 데이터] 메뉴로 이동하세요. 메인 화면의 이 섹션에서 데이터 원본을 가져오고 연결할 수 있습니다. 그런 다음 Excel, XML 파일, 텍스트 파일 로 내보내거나 이메일로 보낼 수 있는 옵션이 제공됩니다.
데이터베이스 도구
직접 생성한 데이터베이스를 특정 용도로 사용해야 할 때는 메뉴를 이용해야 합니다. 데이터베이스 도구이러한 기능에서 데이터베이스를 압축하고 복구할 수 있습니다. 호환되지 않거나 특정 요소에서 오류를 발견했을 때.
매크로를 실행하고 데이터 관계를 정의하여 필드를 다른 테이블과 연결할 수 있습니다 . 특정 테이블을 기반으로 쿼리를 수행할 때 객체 종속성을 연결하려면 이 메뉴를 사용해야 합니다. 이 메뉴를 사용하면 데이터를 쉽게 이동하고 추가 기능을 관리할 수 있다는 장점도 있습니다 . 마지막으로 데이터베이스 문서화 도구를 사용하여 성능을 분석할 수 있습니다.
필드
이 메뉴를 사용하면 테이블의 필드를 편집 해야 할 때 언제든지 작업할 수 있습니다 . 원하는 보기 방식을 선택하고, 필드 유형(텍스트, 하이퍼링크, 숫자, 날짜 필드 등)을 추가하거나 삭제할 수 있습니다. 또한 각 필드에 이름, 제목, 설명을 추가할 수 있습니다 . 마지막으로 서식을 수정하고 특정 규칙을 확인하는 유효성 검사를 수행하거나 오류 메시지를 구성할 수 있습니다.
무승부
테이블 속성을 다룰 때는 이 메뉴를 활용하세요. 이 메뉴를 통해 이벤트를 확인하고, 검사하고, 유효성을 검사하여 매크로가 올바르게 실행되는지 확인할 수 있습니다 (이 섹션에서 매크로를 생성하고 이름을 변경할 수도 있습니다). 또한, 서로 다른 테이블의 데이터 간 관계를 설정하고 특정 테이블을 기반으로 하는 쿼리에서 사용되는 개체를 표시할 수 있습니다.
테이블 도구
각 필드 옆에 있는 드롭 다운 메뉴 에서 다양한 옵션을 선택하여 데이터를 서식 지정, 정렬 및 필터링하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
Microsoft Access를 최대한 활용하기 위한 팁과 요령
아래에서는 Access를 최대한 활용하고 빠르게 전문가가 되는 데 도움이 되는 몇 가지 팁과 요령을 알려드리겠습니다.
보자 :
미리 디자인된 템플릿을 사용하세요
데이터베이스 관리를 이제 막 시작했든 이미 고급 Access 사용자 이든 관계없이 Microsoft에서 제공하는 미리 디자인된 템플릿을 활용하는 것을 간과하지 마십시오 . 이를 통해 시간을 절약하고 표의 매개변수와 양식 레이아웃을 빠르게 설정할 수 있습니다. 이렇게 하려면 파일 탭으로 이동하여 새로 만들기 를 클릭한 다음 검색 창에서 원하는 데이터베이스 유형을 선택하십시오.
작업을 자동화하는 매크로를 만드세요
매크로를 사용하면 반복적인 작업을 자동화할 수 있습니다 . 키보드 단축키를 만들거나 빠른 메뉴(화면 왼쪽 상단에 위치)에 추가하여 여러 단계를 한 번에 실행할 수 있습니다. 매크로를 만들려면 [테이블 ] 메뉴에서 [관계] 도구 그룹을 찾고 [이름 지정 매크로] 를 클릭합니다 . 그런 다음 이름을 지정하고 작업을 실행한 후 [저장]을 클릭합니다.
데이터베이스 성능 분석
데이터베이스 작업을 시작하고 다양한 요소를 통합하다 보면 실수를 저지를 가능성이 높으므로, 하나 이상의 테이블과 전체 Access 데이터베이스의 성능을 확인하는 것이 필요합니다.
이렇게 하려면 데이터베이스 도구 로 이동하여 분석 그룹을 선택한 다음 성능 분석을 클릭합니다 . 문서에 포함된 쿼리, 폼, 보고서 및 매크로에 대한 세부 정보가 표시되는 창이 나타납니다. 한 번의 클릭으로 이러한 구성 요소 중 일부를 비활성화할 수 있습니다. 또한 마법사를 사용하여 테이블을 분석할 수도 있습니다 ( 테이블 분석 클릭 ). 마법사는 중복 정보와 여러 테이블을 동시에 업데이트하는 방법을 보여줍니다.
