Accessを最大限に活用したいなら、この記事を最後まで読んでください。データベース管理のエキスパートになるための最高のヒントとコツをご紹介します。
さらに、メインウィンドウとは何か、その用途、そしてこのマイクロソフトツールで利用できるすべてのオプションについて説明します。
Accessのプロフェッショナルを目指し、大量の業務関連情報を管理したいなら、これらのヒントを見逃さないでください。時間を節約し、業務効率を向上させるのに役立ちます。
Accessのメインウィンドウとは何ですか？また、どのような用途に使用されますか？
Accessのメインウィンドウは画面上部のツールバーで、プログラムの様々な機能を操作するために必要なツールがすべて揃っています。これにより、マウスまたはキーボードショートカットを使って、より簡単にコマンドを実行できます。
複数のメニューに分かれており、各メニューは特定の機能を持つ複数のツールグループで構成され、実行できるタスクの種類に応じて分類されています。メインウィンドウには、作業に使用するデータテーブルも表示されます。新しいファイルをクリックすると、 Microsoft Excelのスプレッドシートと非常によく似た、空白のファイルが表示されます。
Accessのメインウィンドウには、どのようなオプションがありますか？
前のセクションで説明したように、メインの Access ウィンドウはさまざまなオプションで構成されています。
以下では、それぞれの機能と、それらに含まれるツールについて説明します。
データテーブル
Microsoft Accessはテーブルを操作します。テーブルは行と列で構成され、これらを相互に関連付けて一連のテーブルを作成し、整理されたデータベースを構築できます。グラフィカルインターフェースはExcelスプレッドシートに似ています。オブジェクトを追加したり、定義済みのフィルターを使用してエントリの種類を変更したりできます。
スタートメニュー
このメニューには、デザインビューとデータシートビューを切り替えるのに役立つ、データ関連のツールがすべて揃っています。また、情報の並べ替えやフィルタリング、スペルチェック、フォント（サイズと色）の選択、検索と置換ツールの使用も可能です。
メニューを作成する
これは Access で最もよく使われるツール群の 1 つで、フィールドを追加したりインデックス オプションを設定したりできるデザインを使用して新しいテーブルを作成したり、 SharePointリストを介して作成したりするために使用されます。
クエリウィザードを選択したり、ダイアログボックスを含むクエリを作成したりすることもできます。最も重要な要素の1つはフォームで、ウィザードを使用したり、水平または垂直タブを使用してナビゲートしたり、デザインビューを使用して新しいフォームを設計したりできます。
一方、レポートを操作するための機能群も用意されています。空のレポートを作成したり、合計データに基づいてグループ化された機能を追加してレポートを設計したりできます。さらに、繰り返し行うタスクを追加して自動化できるマクロ機能もあり、作業手順を減らすことができます。
外部データメニュー
Accessは、複数のテーブルをリンクしてデータベースを作成できるプログラムなので、外部データのインポートとエクスポートが必要になります。これを行うには、「外部データ」メニューを開きます。メイン画面のこのセクションで、データソースをインポートしてリンクできます。その後、 Excel、 XMLファイル、テキストファイルにエクスポートしたり、メールで送信したりするオプションが表示されます。
データベースツール
作成したデータベースを具体的に操作する必要がある場合は、メニューを使用する必要があります。 データベースツールこれらの機能では データベースを圧縮および修復できるようになります 互換性がない場合、または特定の要素にエラーが見つかった場合。
マクロを実行したり、データリレーションシップを定義してフィールドを他のテーブルと照合したりできます。また、特定のテーブルに基づいてクエリを実行する際に、オブジェクトの依存関係をリンクするためにこのメニューを使用する必要があります。このメニューを使用するもう1つの利点は、データを簡単に移動したり、アドインを管理したりできることです。最後に、データベースドキュメントツールを使用してパフォーマンスを分析できます。
カンポス
このタイプのメニューを使用すると、テーブル内のフィールドを編集する必要がある場合にいつでも作業できます。必要なビューを選択したり、フィールドの種類（テキスト、ハイパーリンク、数値、日付など）を追加および削除したりできます。このツールを使用すると、各フィールドに名前、タイトル、説明を追加することもできます。最後に、書式を変更したり、検証を実行して特定のルールをチェックしたり、エラーメッセージを設定したりできます。
描きます
テーブルプロパティを操作する必要がある場合は、このメニューを使用してください。このメニューを使用すると、イベントを表示、確認、検証して、マクロが正しく実行されることを確認できます（マクロはこのセクションから作成および名前変更することもできます）。さらに、異なるテーブル間のデータリレーションシップを作成したり、特定のテーブルに基づくクエリで使用されるオブジェクトを表示したりすることもできます。
テーブルツール
これは各フィールドの横にあるドロップダウンメニューで、そこからさまざまなオプションを選択して、データの書式設定、並べ替え、フィルタリングなどを行うことができます。
Microsoft Accessを最大限に活用するためのヒントとコツ
以下では、Accessを最大限に活用し、すぐにエキスパートになるためのヒントやコツをご紹介します。
見てみましょう：
あらかじめデザインされたテンプレートを使用する
データベース管理を始めたばかりの方でも、すでにAccessを使いこなしている上級者の方でも、Microsoftが提供するテンプレートの活用をぜひ検討してみてください。テンプレートを使えば時間を節約でき、テーブルのパラメータやフォームレイアウトを素早く設定できます。テンプレートを使用するには、 [ファイル]タブを開き、[新規作成]をクリックして、検索バーから目的のデータベースの種類を選択します。
タスクを自動化するためのマクロを作成する
マクロを使用すると、繰り返し行う作業を自動化できます。この方法では、キーボードショートカットを作成したり、クイックメニュー（画面左上隅にあります）に追加したりして、複数の手順を一度に実行できます。これを行うには、[テーブル]メニューに移動し、 [リレーションシップ]ツールグループを見つけて、[名前付きマクロ]をクリックします。次に、名前を付けてタスクを実行し、[保存]をクリックします。
データベースのパフォーマンスを分析する
データベースの作業を開始し、さまざまな要素を組み込む際には、間違いを犯す可能性が高いため、1つまたは複数のテーブル、および完全なAccessデータベースのパフォーマンスを確認することが必要になります。
これを行うには、「データベースツール」に移動し、 「分析」グループを選択して、「パフォーマンスの分析」をクリックします。ドキュメント内のクエリ、フォーム、レポート、マクロの詳細を示すウィンドウが表示されます。これらのコンポーネントの一部は、ワンクリックで無効にできます。また、ウィザードを使用してテーブルを分析することもできます（ 「テーブルの分析」をクリック）。ウィザードでは、重複する情報や、複数のテーブルを同時に更新する方法が表示されます。
