L' utilizzo della posta elettronica Outlook in ambito lavorativo è principalmente incentrato sulla gestione di clienti, potenziali clienti e colleghi, pertanto è necessario monitorare la casella di posta con la massima frequenza possibile.
Se, per un motivo o per l'altro, non possiamo rispondere a un'e-mail , ad esempio perché non siamo in servizio o semplicemente non siamo disponibili al momento, Outlook offre la possibilità di impostare risposte automatiche.
Nei paragrafi seguenti, scoprirai tutto ciò che devi sapere su questo utile strumento di Outlook e su come utilizzarlo per migliorare la tua produttività lavorativa tramite questo servizio di posta elettronica.
Cosa sono le risposte automatiche in Outlook?
Questa funzione, accessibile tramite le impostazioni di Outlook, consente agli utenti di programmare risposte automatiche alle email ricevute in un orario specifico. Questa funzione è piuttosto comune nei servizi di posta elettronica più diffusi, come Gmail.
Poiché i provider di posta elettronica sono ampiamente utilizzati in ambito lavorativo , questi strumenti sono costantemente impiegati per comunicare con i clienti e tra i dipendenti. L'obiettivo di questo strumento in Outlook è massimizzare la produttività degli utenti , consentendo loro di mantenere l'interazione con clienti e colleghi anche al di fuori dell'orario di lavoro, quando non utilizzano attivamente Outlook.
Scopri come creare risposte predefinite e migliorare la tua produttività in Outlook.
Per utilizzare la funzione di risposta automatica, è sufficiente accedere alle impostazioni di Outlook. Questa funzione è disponibile in tutti i client di posta elettronica Outlook , quindi è possibile utilizzarla indipendentemente dalla posizione o dal dispositivo in uso.
Fallo:
Dal telefono
Questa procedura è piuttosto semplice e diretta, poiché consiste solo nell'attivare le impostazioni di risposta automatica e nel definire la risposta che vogliamo inviare a tutte le email in arrivo.
Per attivarli, è sufficiente seguire questa procedura:
- Inizio L'applicazione di Prospettiva.
- stampa A proposito di te immagine del profilo.
- selezionare el icona dell'ingranaggio situato nell'angolo in basso a sinistra.
- Seleziona un account OutlookPuoi farlo dall'elenco degli account che vedrai nella parte superiore della schermata delle impostazioni.
- Attivo l'opzione “Risposte automatiche.”
- Se desideri, contrassegno la scatola “Essere responsabile per un periodo di tempo” e definisce da quando e fino a quale data e ora verranno inviate le risposte automatiche.
- Inserisci il testo con cui verranno inviate le risposte.
- stampa sul pulsante "Conferma" situato nell'angolo in alto a destra
L' app mobile è semplicemente un mezzo per attivare la funzione Outlook , in modo che chi invia un'email al nostro account riceva una risposta automatica che indica, ad esempio, che ci si trova al di fuori dell'orario di lavoro.
Dal computer
Per accedere a questa funzione da un computer, la procedura è piuttosto semplice, in quanto non richiede l'accesso alle specifiche dell'account Microsoft, ma piuttosto alle funzioni di base della posta elettronica di Outlook.
Tutto ciò nel modo seguente:
- Poiché l' posta in arrivo, clicca sul icona a forma di ingranaggio.
- selezionare “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.”
- Nella sezione "Posta" Fai clic sull'ultima opzione, chiamata “Risposte automatiche.”
- Attivo la funzione selezionando l'interruttore etichettato come "Attiva le risposte automatiche."
- Indicare l'intervallo di tempo che sarà attivo.
- Definire il messaggio di risposta che verrà inviato.
- clic en "Mantenere".
L' applicazione web di Outlook offre il metodo di accesso più diretto a questa impostazione, consentendoci di attivarla rapidamente e di mantenerla attiva per tutto il tempo necessario o per la durata programmata nelle impostazioni.
Altre azioni per migliorare la produttività in Outlook
Per gli utenti che utilizzano Outlook come strumento di lavoro , è fondamentale avere a disposizione tutti i metodi possibili per migliorare la produttività nell'utilizzo del servizio di posta elettronica.
Oltre a creare risposte automatiche per i periodi di inattività, ti offriamo altri tre suggerimenti per aiutarti a sfruttare al meglio il tuo account Outlook:
Creare gruppi di contatti
Creare un gruppo di contatti , a prescindere dal servizio che utilizziamo, è uno dei modi più efficaci per organizzare la nostra agenda, riunendo in un unico elenco i contatti che sono in qualche modo legati tra loro, che si tratti di lavoro, famiglia, gruppo di amici in comune o altri criteri.
La procedura per la creazione di un nuovo gruppo di contatti è descritta di seguito:
- Dalla posta in arrivo da Outlook, seleziona l'icona delle persone, situato nella barra degli strumenti a sinistra, per aprire i contatti.
- selezionare la freccia che vedrai accanto all'opzione “Nuovo contatto” e quindi fare clic su “Nuovo gruppo”.
- Definisci un nome per il gruppo e aggiungere le informazioni pertinenti.
- clic en "Creare".
- Inserisci i nomi o gli indirizzi email dei contatti che desideri aggiungere al gruppo.
- clic en "Aggiungere".
Utilizza le previsioni del testo
La funzione di testo predittivo di Outlook fa risparmiare agli utenti molto tempo durante la scrittura dei messaggi, suggerendo parole o frasi da utilizzare man mano che digitano.
- Seleziona l'icona a forma di ingranaggio, che si trova nella barra in alto.
- Clicca su “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.”
- Nella sezione "Posta", scegli l'opzione “Scrivi e rispondi.”
- Scorri fino a trovare la sezione “Previsioni del testo”.
- Seleziona l'opzione "Suggerisci parole o frasi mentre scrivo."
- Clicca su "Mantenere".
Crea firme per le tue email
La funzione di firma email consente di aggiungere una firma unica a tutte le email, conferendo loro un aspetto distintivo e personalizzato, oltre a un'estetica molto professionale.
Per creare una firma personalizzata per le tue email, segui questi semplici passaggi:
- Fare clic sull'ingranaggio situato sulla barra superiore.
- selezionare “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.”
- nel paragrafo "Posta", fare clic sull'opzione “Scrivi e rispondi.”
- Creare un'azienda nell'editor che vedrai nella finestra.
- Abilita l'opzione "Includi automaticamente la mia firma nei nuovi messaggi che compongo."
- Clicca su "Mantenere".
