Ha a legtöbbet szeretnéd kihozni az Accessből , olvasd el ezt a cikket a végéig, mert megmutatjuk a legjobb tippeket és trükköket, amelyekkel szakértővé válhatsz az adatbázis- kezelésben.
Ezenkívül elmagyarázzuk, mi a főablak, mire szolgál, és milyen lehetőségek állnak rendelkezésre ebben a Microsoft eszközben.
Ne maradj le semmiről, ha Access- szakértővé szeretnél válni , és nagy mennyiségű munkával kapcsolatos információt szeretnél kezelni . Ezek a tippek időt takarítanak meg és növelik a munka hatékonyságát.
Mi a fő Access ablak és mire használható?
Az Access fő ablaka a képernyő tetején található eszköztár , ahol megtalálod az összes szükséges eszközt a program különböző funkcióinak használatához . Ez lehetővé teszi a parancsok sokkal könnyebb végrehajtását egérrel vagy billentyűparancsokkal.
Különböző menükre van osztva , amelyek viszont több eszközcsoportból állnak, amelyek specifikus funkciókat tartalmaznak , a végrehajtható feladatok típusa szerint csoportosítva. A főablakban megtalálja azt az adattáblát is, amellyel dolgozni fog. Ha egy új fájlra kattint, az üresen jelenik meg, nagyon hasonlóan egy Microsoft Excel táblázathoz.
Milyen lehetőségek vannak a fő Access ablakban?
Ahogy az előző szakaszban említettük, a fő Hozzáférés ablak különböző lehetőségekből áll.
Az alábbiakban bemutatjuk mindegyiket, és azt, hogy milyen eszközöket találhatsz bennük:
Adattábla
A Microsoft Access táblázatokkal dolgozik, amelyek sorokból és oszlopokból állnak, és amelyek összekapcsolásával táblázatokat hozhat létre, és egy rendezett adatbázist hozhat létre. Grafikus felülete hasonló egy Excel táblázatéhoz. Objektumokat adhat hozzá, és módosíthatja a bejegyzés típusát előre definiált szűrők segítségével.
Start menü
Ebben a menüben megtalálod az összes adattal kapcsolatos eszközt, amelyek segítenek a Tervező és az Adatlap nézet közötti választásban . Emellett rendezheted és szűrheted az információkat , helyesírás-ellenőrzést végezhetsz, kiválaszthatod a betűtípust (méretet és színt), és használhatod a Keresés és csere eszközt.
Menü létrehozása
Ez az Access egyik leggyakrabban használt eszközcsoportja, és új tábla létrehozására szolgál olyan elrendezésben, amelyben mezőket adhat hozzá és indexbeállításokat állíthat be, vagy SharePoint- listákon keresztül.
Lehetősége lesz lekérdezésvarázslót is választani , vagy párbeszédpanelt tartalmazó lekérdezést létrehozni . A legfontosabb elemek közé tartoznak az űrlapok , amelyek lehetővé teszik a varázslóval való munkát , a vízszintes vagy függőleges tabulátorok használatával való navigálást, valamint egy új űrlap tervezését Tervező nézetben.
Másrészt találsz egy olyan függvénycsoportot, amely lehetővé teszi a jelentésekkel való munkát . Létrehozhatsz üres jelentést, vagy megtervezhetsz egyet, amelyhez az összesített adatok szerint csoportosított függvényeket adhatsz hozzá. Végül pedig makrókat találsz, amelyekkel ismétlődő feladatokat adhatsz hozzá és automatizálhatod őket , így kevesebb lépést kell végrehajtanod munka közben.
Külső adatok menü
Ne felejtsd el, hogy az Access egy olyan program, amely lehetővé teszi különböző táblák összekapcsolását adatbázisok létrehozásához, ezért külső adatokat kell importálnod és exportálnod . Ehhez lépj a Külső adatok menübe . A főképernyő ezen részében importálhatsz és csatolhatsz adatforrásokat. Ezután lehetőséged lesz exportálni őket Excelbe, XML- fájlba , szövegfájlba, vagy elküldeni e-mailben.
Adatbázis-eszközök
Amikor kifejezetten a létrehozott adatbázissal kell dolgoznia, a menüt kell használnia. Adatbázis-eszközökEzekben a funkciókban Képes leszel tömöríteni és javítani az adatbázist amikor nem kompatibilis, vagy hibát talál egy adott elemmel.
Makrókat futtathat és adatkapcsolatokat definiálhat a mezők más táblázatokkal való egyeztetéséhez. Ezt a menüt az objektumfüggőségek összekapcsolására is használnia kell, amikor adott táblázatokon alapuló lekérdezéseket hajt végre. A menü használatának további előnye, hogy lehetővé teszi az adatok egyszerű áthelyezését és a bővítmények kezelését . Végül az adatbázis-dokumentációs eszköz segítségével elemezheti a teljesítményt.
Campos
Ez a menütípus lehetővé teszi, hogy bármikor szerkeszthesd a táblázat mezőit . Kiválaszthatod a kívánt nézetet, hozzáadhatsz és törölhetsz mezőtípusokat (ne feledd, hogy ezek lehetnek szöveg-, hivatkozás-, szám- és dátummezők, többek között). Ezzel az eszközzel neveket, címeket és leírásokat is hozzáadhatsz az egyes mezőkhöz . Végül módosíthatod a formázást, és érvényesítést végezhetsz egy adott szabály ellenőrzéséhez vagy hibaüzenet konfigurálásához.
rajzol
Amikor táblatulajdonságokkal kell dolgoznia, ezt a menüt kell használnia a feladat végrehajtásához. Így megtekintheti , megvizsgálhatja és validálhatja az eseményeket, hogy biztosítsa a makrók helyes végrehajtását (amelyeket ebben a szakaszban létrehozhat és átnevezhet). Végül kapcsolatokat hozhat létre a különböző táblákban lévő adatok között, és megjelenítheti a lekérdezések által használt objektumokat adott táblák alapján.
asztali szerszámok
Ez egy legördülő menü , amelyet minden mező mellett talál, és amelyben különböző beállításokat választhat, amelyek többek között segítenek az adatok formázásában, rendezésében és szűrésében.
Tippek és trükkök a Microsoft Access maximális kihasználásához
Az alábbiakban néhány tippet és trükköt mutatunk, amelyek segítenek a legtöbbet kihozni az Accessből, és pillanatok alatt szakértővé válni.
Lássuk:
Használja az előre elkészített sablonokat
Akár most ismerkedik az adatbázis-kezeléssel, akár már haladó Access-felhasználó, ne feledkezzen meg a Microsoft előre elkészített sablonjainak használatáról . Ez időt takarít meg, és lehetővé teszi a paraméterek gyors beállítását és az űrlapelrendezések beállítását egy táblázatban. Ehhez lépjen a Fájl fülre , kattintson az Új gombra, majd válassza ki a kívánt adatbázistípust a keresősávból.
Makrók létrehozása a feladatok automatizálásához
A makrók használata segít az ismétlődő feladatok automatizálásában . Így létrehozhat egy billentyűparancsot, vagy hozzáadhatja azt a gyorsmenühöz (a képernyő bal felső sarkában található), hogy egyszerre több lépést hajtson végre. Ezt úgy teheti meg, hogy a Táblázat menüben megkeresi a Kapcsolatok eszközcsoportot , és a Nevezett makró elemre kattint . Ezután nevet kell adnia a feladatnak, futtatnia kell a feladatot , majd a Mentés gombra kell kattintania.
Adatbázis teljesítményének elemzése
Amikor elkezdünk dolgozni az adatbázison és különböző elemeket építünk be, valószínűleg hibákat fogunk elkövetni, ezért fontos lesz megvizsgálni, hogy egy vagy több tábla és egy teljes Access adatbázis milyen teljesítményt nyújt.
Ehhez lépjen az Adatbáziseszközök menüpontra, válassza az Elemzés csoportot , majd kattintson a Teljesítményelemzés gombra . Megjelenik egy ablak, amely a dokumentumban található lekérdezések, űrlapok, jelentések és makrók részleteit mutatja. Ezen összetevők némelyikét egyetlen kattintással letilthatja. A táblázatot egy varázsló segítségével is elemezheti ( a Tábla elemzése gombra kattintva ), amely megjeleníti az ismétlődő információkat, és azt, hogyan frissítheti egyszerre a különböző táblázatokat.
