Need, kes kasutavad Outlooki ettevõtte tarnijate ja klientidega ühenduse võtmise vahendina, peavad üldiselt üsna regulaarselt sarnastele küsimustele vastama, seega on vaja tööriista, mis seda protsessi optimeerib.
Selles mõttes annab Outlook kasutajale võimaluse luua, hallata ja kasutada automaatseid vastusemalle , mis võimaldavad neil oma e-posti kontaktidega palju tõhusamalt ja hõlpsamini suhelda.
Järgmistes lõikudes saate samm-sammult teada, kuidas seda funktsiooni kasutada , kuidas luua malle mis tahes seadmes ja muid kasulikke nippe Outlooki kasutamisel oma tootlikkuse optimeerimiseks.
Mis on Outlooki automaatvastuse mall?
Automaatvastus on funktsioon, mille saate teatud ajaks lubada, et vastata sissetulevatele sõnumitele , mis saabuvad näiteks siis, kui olete väljaspool tööaega või pole hetkel saadaval.
See funktsioon võimaldab teil luua isikupärastatud sõnumi, mis saadetakse automaatselt teie postkasti saabunud meilide saatjatele, kui funktsioon on aktiivne. Seda tööriista ei kasutata tavaliselt isiklikel eesmärkidel, kuna selleks pole tegelikku vajadust. Töökohal kasutatakse seda aga laialdaselt klientide ja tarnijatega ühenduse hoidmiseks ning nende tööaegadega kursis hoidmiseks.
Siit saate teada, kuidas Outlookis kiirvastuse malle luua
Selle sätte aktiveerimise ja muutmise protseduur on väga lihtne ning seda saab teha mis tahes seadmest, seega ei pea te muretsema kontaktidega suhtlemise katkemise pärast.
Tee seda:
Mobiililt
See protsess on mobiilirakendusest üsna lihtne, kuna see nõuab ainult funktsiooni aktiveerimist ja vastuse teksti määratlemist.
Selleks peate vaid järgima allpool kirjeldatud protsessi:
- Avage rakendus de Väljavaade.
- klõpsake Sinust profiili pilti.
- Valige el hammasrattaikoon asub vasakus alanurgas.
- Valige Outlooki konto. Seda saate teha kontode loendist, mida näete seadete ekraani ülaosas.
- Luba valik "Automaatsed vastused."
- Soovi korral märkige ruut "Vastutada teatud aja jooksul" ja määrab ajavahemiku (kuupäev ja kellaaeg), mille jooksul automaatsed vastused saadetakse.
- Sisestage tekst millega vastused saadetakse.
- Klõpsake nuppu "Kinnita", mida näete paremas ülanurgas.
Mobiilirakendus on vaid üks viis selle funktsiooni aktiveerimiseks, kuid kui see on juba tööle hakanud, vastatakse kõigile funktsiooni aktiivse perioodi jooksul saabunud meilidele automaatselt.
Arvutist
Erinevalt paljudest teistest keerukamatest funktsioonidest, mis nõuavad juurdepääsu Microsofti seadetele, nõuab see tööriist vaid lihtsat kohandamist Outlooki meiliseadetes.
Automaatsete vastuste funktsiooni aktiveerimise protseduur on järgmine:
- Postkastist Valige hammasrattakujuline ikoon.
- Klõpsake nuppu „Kuva kõik Outlooki sätted.”
- Jaos "Mail" Valige viimane variant, mis on märgistatud kui "Automaatsed vastused."
- Aktiveerige funktsioon, klõpsates lülitil, millel on tähistus „Luba automaatsed vastused.”
- Määrake aeg mis hakkab aktiivselt tegutsema.
- Sisesta vastusesõnum mis saadetakse.
- Valige nupp "Hoidke".
Outlooki veebirakenduse kaudu saate kiiresti juurde pääseda automaatse vastuse sätetele ja hoida neid aktiivsena nii kaua kui vaja, vastavalt rakendatud sätetele.
Muud toimingud teie e-posti konto tootlikkuse parandamiseks
Kasutajana on teil Outlookis mitmesuguseid valikuid ja tööriistu , mida saate kasutada oma töötulemuste parandamiseks ja selle meiliteenuse kasutamise produktiivsemaks muutmiseks.
Need toimingud on tõeliselt lihtsad kohandused ja muudatused, mida saab rakendada platvormi erinevatest punktidest ja mis mõjutavad erinevaid protsesse, muutes need otsesemaks:
Loo silt
Meilisõnumite silte, tuntud ka kui kategooriaid , kasutatakse meilide märkimiseks ja eraldamiseks vastavalt erinevatele kriteeriumidele. Iga meilisõnumi saab määrata mitmesse kategooriasse, nii et see võib luua midagi sarnast kindlate sõnumikaustadega.
Siltide loomiseks ja rakendamiseks järgige lihtsalt alltoodud samme:
- Logi sisse teie kasutajatunnustega Väljavaade.
- Valige sõnum mis tahes kaustast teie postkastis.
- Valige sildi kõrval nähtavas nooles "Kategooriaseeri".
- klõpsake valikul "Uus kategooria" rippmenüüst.
- Sisestage uue sildi nimi.
- Värvi määramine saadaolevate loendist ja seejärel klõpsake "Hoidke".
Seadke filtrid
Outlooki veebiportaal pakub otsinguriba, millel on juurdepääs üsna täpsetele filtritele , millel on lai valik kriteeriume, mida saate kasutada e-kirjade hõlpsamaks leidmiseks.
Sellele seadistusele juurdepääsuks toimige lihtsalt järgmiselt.
- Logige sisse oma Outlooki kontole.
- klõpsake aastal otsinguriba.
- Noole valik mille näete selle paremal küljel filtreerimiskriteeriumide avamiseks.
- Täitke iga tühik See on vajalik andmete puhul, mida soovite postkasti paigutada. See võib sisaldada saatjat, teemat, kättetoimetamise kuupäeva ja märksõnu.
- klõpsake en "Otsima".
Kui filter on rakendatud, kuvatakse määratud andmeid sisaldavad sõnumid postkasti ülaosas, andes kasutajale hõlpsama juurdepääsu igaühele neist.
Loo kohandatud reegleid
Meilireeglid toimivad püsivate filtritena, mis muudavad sissetulevate meilide käitumist. See on üks Outlooki parimaid funktsioone meilihalduseks.
Põhimõtteliselt annab see teile võimaluse määratleda parameetrid, mille järgi sissetulevad e-kirjad valitakse konkreetse toimingu tegemiseks, mille kasutaja valib järgmise protseduuri abil:
- Teie postkastist Klõpsake hammasrattaikoonil, mis asub ülemisel ribal.
- Valige „Kuva kõik Outlooki sätted.”
- Jaos "Mail"Peate klõpsama jaotisel "Reeglid".
- Valige nupp „+ Lisa uus reegel”.
- Määrake nimi jaoks reegel
- Valige tingimus mille alla seda filtrit rakendatakse.
- Järgmine samm on rippmenüü avamine "Lisa toiming."
- See täpsustab, mida tehakse tingimusele vastavate meilidega.
- Valige nuppu "Hoidke".
Sünkrooni kalendriga
Outlooki kalender on võimas ajahaldustööriist , mis võimaldab teil ajastada kõik ülesanded, mis peate tulevasele kuupäevale täitma. Seejärel saadab see teie määratud meeldetuletuste kohta märguandeid.
Outlooki veebisaidil on kalendrile juurdepääs nähtav vasakpoolsel külgribal ja see annab teile võimaluse luua sündmusi järgmise protseduuri abil:
- Klõpsake nuppu kalendrikujuline ikoon.
- Kui kuvatakse kuukalender, Valige päev, millal soovite sündmuse ajastada.
- Sisestage sündmuse spetsifikatsioonid, näiteks pealkiri, ajakava, asukoht ja kestus.
- Klõpsake nuppu "Hoidke".
Saate kalendrit kasutada veebirakendusest ja need sündmused sünkroonitakse automaatselt Outlooki mobiilirakenduse kalendriga, saates sündmuste kohta meeldetuletuse olenemata teie asukohast.
E-kirjade automaatne korraldamine
Postkasti korras hoidmine on üks olulisemaid asju, mida saate optimaalse jõudluse tagamiseks teha. Outlooki veebirakendus pakub postkasti korraldamiseks laia valikut kriteeriume.
Postkasti korraldamise protseduur on järgmine:
- Logige sisse oma Outlooki kontole veebis
- Aastal sisendsalveklõps "Filter".
- Aastal rippmenüü, valige suvand "Tellimus".
- Valige tellimus mida soovite sissetulevatele meilidele rakendada.
Järjestuse valides värskendatakse postkasti automaatselt, järjestades sõnumid valitud parameetritele vastavaks.
