Αν θέλετε να αξιοποιήσετε στο έπακρο την Access , θα πρέπει να διαβάσετε αυτό το άρθρο μέχρι το τέλος, επειδή θα σας δείξουμε τις καλύτερες συμβουλές και κόλπα που θα σας κάνουν ειδικό στη διαχείριση βάσεων δεδομένων.
Επιπλέον, θα εξηγήσουμε τι είναι το κύριο παράθυρο, σε τι χρησιμεύει και ποιες είναι όλες οι επιλογές που έχετε διαθέσιμες σε αυτό το εργαλείο της Microsoft.
Μην χάσετε τίποτα αν θέλετε να γίνετε επαγγελματίας της Access και να διαχειρίζεστε μεγάλες ποσότητες πληροφοριών που σχετίζονται με την εργασία σας . Αυτές οι συμβουλές θα σας εξοικονομήσουν χρόνο και θα αυξήσουν την αποδοτικότητά σας στην εργασία.
Τι είναι το κύριο παράθυρο της Access και σε τι χρησιμεύει;
Το κύριο παράθυρο της Access είναι η γραμμή εργαλείων στο επάνω μέρος της οθόνης , όπου θα βρείτε όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για να εργαστείτε με τις διάφορες λειτουργίες του προγράμματος . Αυτό σας επιτρέπει να εκτελείτε εντολές πολύ πιο εύκολα, χρησιμοποιώντας είτε τις συντομεύσεις του ποντικιού είτε του πληκτρολογίου.
Χωρίζεται σε διαφορετικά μενού , τα οποία με τη σειρά τους αποτελούνται από διάφορες ομάδες εργαλείων που περιέχουν συγκεκριμένες λειτουργίες , χωρισμένες ανάλογα με τον τύπο εργασίας που μπορούν να εκτελέσουν. Θα βρείτε επίσης τον πίνακα δεδομένων με τον οποίο θα εργάζεστε στο κύριο παράθυρο. Εάν κάνετε κλικ σε ένα νέο αρχείο, θα εμφανιστεί κενό, πολύ παρόμοιο με ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel.
Ποιες είναι όλες οι επιλογές στο κύριο παράθυρο της Access;
Όπως σας είπαμε στην προηγούμενη ενότητα, το κύριο παράθυρο της Access αποτελείται από διαφορετικές επιλογές.
Παρακάτω θα σας δείξουμε το καθένα από αυτά και ποια εργαλεία μπορείτε να βρείτε σε αυτά:
Πίνακας δεδομένων
Η Microsoft Access λειτουργεί με πίνακες, οι οποίοι αποτελούνται από γραμμές και στήλες που μπορείτε να διασυνδέσετε για να σχηματίσετε ένα σύνολο πινάκων και να δημιουργήσετε μια οργανωμένη βάση δεδομένων. Η γραφική διεπαφή της είναι παρόμοια με αυτήν ενός υπολογιστικού φύλλου Excel. Μπορείτε να προσθέσετε αντικείμενα και να τροποποιήσετε τον τύπο καταχώρησης χρησιμοποιώντας προκαθορισμένα φίλτρα.
Έναρξη μενού
Σε αυτό το μενού, θα βρείτε όλα τα εργαλεία που σχετίζονται με δεδομένα και θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε μεταξύ των προβολών Σχεδίαση και Φύλλο δεδομένων . Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε πληροφορίες , να εκτελέσετε ορθογραφικό έλεγχο, να επιλέξετε τη γραμματοσειρά (μέγεθος και χρώμα) και να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Εύρεση και αντικατάσταση.
Δημιουργία μενού
Αυτή είναι μία από τις πιο χρησιμοποιούμενες ομάδες εργαλείων στην Access και χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ενός νέου πίνακα χρησιμοποιώντας μια σχεδίαση στην οποία μπορείτε να προσθέσετε πεδία και να ορίσετε επιλογές ευρετηρίου ή μέσω λιστών του SharePoint.
Θα μπορείτε επίσης να επιλέξετε έναν οδηγό ερωτημάτων ή να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που περιλαμβάνει ένα παράθυρο διαλόγου. Μεταξύ των πιο σημαντικών στοιχείων είναι οι φόρμες , οι οποίες σας επιτρέπουν να εργαστείτε με έναν οδηγό , να πλοηγηθείτε χρησιμοποιώντας οριζόντιες ή κάθετες καρτέλες και να σχεδιάσετε μια νέα φόρμα χρησιμοποιώντας την προβολή Σχεδίασης.
Από την άλλη πλευρά, θα βρείτε μια ομάδα συναρτήσεων που σας επιτρέπουν να εργάζεστε με αναφορές . Θα μπορείτε να δημιουργήσετε μια κενή αναφορά ή να σχεδιάσετε μία για να προσθέσετε συναρτήσεις που ομαδοποιούνται με βάση τα συνολικά δεδομένα. Τέλος, θα βρείτε μακροεντολές, ώστε να μπορείτε να προσθέτετε επαναλαμβανόμενες εργασίες και να τις αυτοματοποιείτε , επιτρέποντάς σας να εκτελείτε λιγότερα βήματα κατά την εργασία.
Μενού εξωτερικών δεδομένων
Μην ξεχνάτε ότι η Access είναι ένα πρόγραμμα που σας επιτρέπει να συνδέετε διαφορετικούς πίνακες για να δημιουργείτε βάσεις δεδομένων, επομένως θα χρειαστεί να εισαγάγετε και να εξαγάγετε εξωτερικά δεδομένα . Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο μενού Εξωτερικά δεδομένα . Σε αυτήν την ενότητα της κύριας οθόνης, μπορείτε να εισαγάγετε και να συνδέσετε προελεύσεις δεδομένων. Στη συνέχεια, θα έχετε την επιλογή να τα εξαγάγετε σε Excel, σε αρχείο XML, σε αρχείο κειμένου ή να τα στείλετε μέσω email.
Εργαλεία βάσης δεδομένων
Όταν χρειάζεται να εργαστείτε συγκεκριμένα με τη βάση δεδομένων που έχετε δημιουργήσει, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε το μενού Εργαλεία βάσης δεδομένωνΣε αυτές τις λειτουργίες Θα μπορείτε να συμπιέσετε και να επιδιορθώσετε τη βάση δεδομένων όταν δεν είναι συμβατό ή εντοπίζετε σφάλμα με ένα συγκεκριμένο στοιχείο.
Μπορείτε να εκτελέσετε μακροεντολές και να ορίσετε σχέσεις δεδομένων για να αντιστοιχίσετε πεδία με άλλους πίνακες. Θα χρειαστεί επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό το μενού για να συνδέσετε εξαρτήσεις αντικειμένων κατά την εκτέλεση ερωτημάτων με βάση συγκεκριμένους πίνακες. Ένα άλλο πλεονέκτημα της χρήσης αυτού του μενού είναι ότι σας επιτρέπει να μετακινείτε εύκολα δεδομένα και να διαχειρίζεστε πρόσθετα . Τέλος, μπορείτε να αναλύσετε την απόδοση χρησιμοποιώντας το εργαλείο τεκμηρίωσης βάσης δεδομένων.
Πεδία
Αυτός ο τύπος μενού σάς επιτρέπει να εργάζεστε όποτε χρειάζεται να επεξεργαστείτε τα πεδία σε έναν πίνακα . Μπορείτε να επιλέξετε την προβολή που χρειάζεστε, να προσθέσετε και να διαγράψετε τύπους πεδίων (θυμηθείτε ότι αυτοί μπορεί να είναι πεδία κειμένου, υπερσυνδέσμων, αριθμών και ημερομηνίας, μεταξύ άλλων). Με αυτό το εργαλείο, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ονόματα, τίτλους και περιγραφές σε κάθε πεδίο . Τέλος, μπορείτε να τροποποιήσετε τη μορφοποίηση και να εκτελέσετε επικύρωση για να ελέγξετε έναν συγκεκριμένο κανόνα ή να διαμορφώσετε ένα μήνυμα σφάλματος.
κλήρωση
Όταν χρειάζεται να εργαστείτε με ιδιότητες πίνακα, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτό το μενού για να εκτελέσετε την εργασία σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προβάλετε, να εξετάσετε και να επικυρώσετε συμβάντα για να διασφαλίσετε τη σωστή εκτέλεση μακροεντολών (τις οποίες μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε και να μετονομάσετε από αυτήν την ενότητα). Τέλος, μπορείτε να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ δεδομένων σε διαφορετικούς πίνακες και να εμφανίσετε αντικείμενα που χρησιμοποιούνται από ερωτήματα με βάση συγκεκριμένους πίνακες.
επιτραπέζια εργαλεία
Αυτό είναι ένα αναπτυσσόμενο μενού που μπορείτε να βρείτε δίπλα σε κάθε πεδίο και σε αυτό μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικές επιλογές που θα σας βοηθήσουν, μεταξύ άλλων, να μορφοποιήσετε, να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα δεδομένα.
Συμβουλές και κόλπα για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη Microsoft Access
Παρακάτω, θα σας δείξουμε μερικές συμβουλές και κόλπα που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο την Access και να γίνετε ειδικός σε χρόνο μηδέν.
Ας δούμε:
Χρησιμοποιήστε τα προσχεδιασμένα πρότυπα
Είτε μόλις ξεκινάτε με τη διαχείριση βάσεων δεδομένων είτε είστε ήδη προχωρημένος χρήστης της Access, μην παραβλέψετε τη χρήση των προσχεδιασμένων προτύπων της Microsoft. Αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο και θα σας επιτρέψει να ρυθμίσετε γρήγορα παραμέτρους και να δημιουργήσετε διατάξεις σε έναν πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Νέο και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον επιθυμητό τύπο βάσης δεδομένων από τη γραμμή αναζήτησης.
Δημιουργήστε μακροεντολές για την αυτοματοποίηση εργασιών
Η χρήση μακροεντολών θα σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες . Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου ή να την προσθέσετε στο γρήγορο μενού (που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης) για να εκτελέσετε πολλά βήματα ταυτόχρονα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό μεταβαίνοντας στο μενού Πίνακας , βρίσκοντας την ομάδα εργαλείων Σχέσεις και κάνοντας κλικ στην επιλογή Ονομαστική μακροεντολή . Στη συνέχεια, θα πρέπει να αντιστοιχίσετε ένα όνομα, να εκτελέσετε την εργασία και να κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
Ανάλυση απόδοσης βάσης δεδομένων
Όταν ξεκινάτε να εργάζεστε στη βάση δεδομένων και ενσωματώνετε διαφορετικά στοιχεία, είναι πιθανό να κάνετε κάποια λάθη, επομένως θα είναι απαραίτητο να δείτε ποια είναι η απόδοση ενός ή περισσότερων πινάκων και μιας πλήρους βάσης δεδομένων της Access.
Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στα Εργαλεία βάσης δεδομένων , επιλέξτε την ομάδα Ανάλυση και κάντε κλικ στην επιλογή Ανάλυση απόδοσης . Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που θα εμφανίζει λεπτομέρειες για τα ερωτήματα, τις φόρμες, τις αναφορές και τις μακροεντολές στο έγγραφο. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε ορισμένα από αυτά τα στοιχεία με ένα μόνο κλικ. Μπορείτε επίσης να αναλύσετε τον πίνακα χρησιμοποιώντας έναν οδηγό (κάνοντας κλικ στην επιλογή Ανάλυση πίνακα ), ο οποίος θα σας δείξει διπλότυπες πληροφορίες και πώς να ενημερώνετε διαφορετικούς πίνακες ταυτόχρονα.
