Το Microsoft Excel έχει γίνει ένα από τα πιο σημαντικά και χρήσιμα προγράμματα για τη διαχείριση κάθε είδους εργασιών και έργων . Αυτό συμβαίνει επειδή επιτρέπει στους χρήστες να εκτελούν προηγμένες λειτουργίες που τους βοηθούν να δημιουργούν αρχεία υψηλής ποιότητας.
Σήμερα, πολλές εταιρείες και έργα βασίζονται αποκλειστικά σε αυτό το πρόγραμμα, καθώς μπορεί να εκτελέσει ένα ευρύ φάσμα λειτουργιών που βοηθούν πολλές επιχειρήσεις να ευδοκιμήσουν . Ωστόσο, η λειτουργία του δεν είναι συνήθως τόσο απλή και εύκολη όσο άλλα προγράμματα της Microsoft.
Λόγω της πολυπλοκότητας του Excel , θέλουμε να σας παρουσιάσουμε τα κύρια κόλπα και συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να γίνετε ειδικός σε αυτό το εργαλείο . Αυτός είναι ένας τρόπος για να αυξήσετε τις γνώσεις σας και να γίνετε ένας πραγματικός επαγγελματίας με αυτό το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων.
Ποια χαρακτηριστικά καθιστούν το Microsoft Excel ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων;
Αυτό το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων περιλαμβάνεται στη σουίτα του Microsoft Office . Έχει γίνει γνωστό ως το ιδανικό λογισμικό για το σχεδιασμό οικονομικών έργων και εγγράφων, επειδή παρέχει εξαιρετικές δυνατότητες οργάνωσης ψηφιακών δεδομένων. Χρησιμοποιεί ένα ευρύ φάσμα τύπων και συντομεύσεων που βοηθούν στην επίλυση μαθηματικών εξισώσεων σε δευτερόλεπτα.
Έχοντας αυτό κατά νου, ακολουθούν τα κύρια χαρακτηριστικά του:
Προσφέρει αποθήκευση δεδομένων.
Ένα από τα μεγάλα πλεονεκτήματα αυτού του λογισμικού είναι ότι σας επιτρέπει να αποθηκεύετε και να οργανώνετε δεδομένα με μεγάλη ευκολία . Κάθε φύλλο εργασίας του μπορεί να περιέχει μεγάλη ποσότητα πληροφοριών, επιτρέποντάς σας να αποθηκεύετε τεράστιες ποσότητες δεδομένων σε ένα μέρος , κάτι που είναι ιδανικό για μεγάλες εταιρείες.
Άλλα πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν τη δυνατότητα εύκολης δημιουργίας πινάκων, μετακίνησης και συγχώνευσης κελιών, δημιουργίας διαφορετικών πινάκων δεδομένων στο ίδιο αρχείο, διαγραφής κελιών και πολλών άλλων λειτουργιών.
Δυνατότητα πλήρους τροποποίησης των αποθηκευμένων πληροφοριών
Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές αυτού του εργαλείου είναι ότι σας δίνει τη δυνατότητα να τροποποιήσετε σχεδόν όλα τα στοιχεία που περιέχονται σε καθένα από αυτά τα αρχεία.
Έτσι έχετε την ευκαιρία να αλλάξετε το μέγεθος και τον τύπο της γραμματοσειράς, να τροποποιήσετε το χρώμα και το στυλ της γραμματοσειράς , να επισημάνετε κελιά με χρώματα ή διαφορετικά μεγέθη γραμμών, να αυξήσετε ή να μειώσετε το μέγεθός τους και να προσαρμόσετε οποιονδήποτε τύπο δεδομένων που είναι αποθηκευμένα σε αυτά τα έγγραφα.
Η χρήση τύπων
Αυτός είναι αναμφισβήτητα ένας από τους πιο σημαντικούς παράγοντες για τη σωστή και ορθή χρήση του Excel. Περιλαμβάνει έναν μεγάλο αριθμό μαθηματικών τύπων που θα σας βοηθήσουν να εκτελέσετε διάφορους υπολογισμούς σε κάθε κελί, γραμμή ή στήλη . Κάθε ένας από αυτούς τους τύπους μπορεί να είναι απλός ή σύνθετος, ανάλογα κυρίως με την πράξη που πρόκειται να εκτελεστεί.
Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ξεκινήσετε να εκτελείτε γρήγορους υπολογισμούς, να υπολογίζετε τον μέσο όρο, να προσθέτετε ή να αφαιρείτε , μεταξύ πολλών άλλων λειτουργιών.
Σας επιτρέπει να δημιουργείτε διαγράμματα και γραφήματα
Αυτό είναι αναμφισβήτητα ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά αυτού του λογισμικού, καθώς επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν εύκολα γραφήματα και διαγράμματα . Αυτό τους επιτρέπει να αναπαριστούν οπτικά αποτελέσματα ή παραμέτρους από τις πληροφορίες που χειρίζονται στο έργο. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε γραφήματα ράβδων, γραφήματα γραμμών, γραφήματα πίτας και πολλά άλλα είδη γραφημάτων.
Τι είδους έγγραφα μπορώ να δημιουργήσω ή να επεξεργαστώ στο Excel;
Όπως αναφέραμε προηγουμένως, αυτός ο τύπος λογισμικού χρησιμοποιείται κυρίως από επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες για την εκτέλεση των έργων τους . Αυτές οι εφαρμογές χρησιμοποιούνται πλέον για την καταγραφή μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων που μπορούν να αποθηκευτούν σε ένα μέρος.
Έτσι χρησιμοποιείται αυτό το εργαλείο αυτήν τη στιγμή για τη δημιουργία ή την επεξεργασία διαφορετικών τύπων εγγράφων, τα οποία θα αναφέρουμε παρακάτω:
Διοικητικά έγγραφα
Αυτές οι διοικητικές λειτουργίες δημιουργούνται και αποθηκεύονται ως αρχεία , τα οποία μπορούν να περιέχουν μεγάλη ποσότητα πληροφοριών που μπορούν να υποστούν επεξεργασία, να μορφοποιηθούν ή απλώς να αποθηκευτούν στο cloud ή σε έναν υπολογιστή . Έτσι μπορείτε να ξεκινήσετε να γράφετε διαφορετικά φύλλα σημειώσεων, εξώφυλλα φαξ, φυλλάδια, ενημερωτικά δελτία, ανακοινώσεις, γραφήματα, πίνακες και πολλά άλλα.
Δημιουργία αναφορών
Αυτή η εφαρμογή προσφέρει δύο τρόπους δημιουργίας αναφορών , είτε για μια εταιρεία είτε για ατομικά. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί κυρίως για να ξεκινήσει η δημιουργία υποστηρικτικών δεδομένων για μια γραπτή αναφορά , η οποία θα μπορούσε να περιλαμβάνει στοιχεία όπως εύρη δεδομένων, πίνακες, γραφήματα και πολλά άλλα.
Μπορεί επίσης να ειπωθεί ότι αυτοί οι τύποι εργαλείων είναι θεμελιώδεις όσον αφορά τις αναφορές πωλήσεων , όπου μπορεί να δημιουργηθεί ένα αρχείο ανάλογα με τους πελάτες, τους πωλητές, τα προϊόντα που χρησιμοποιούνται και, ως εκ τούτου, να είναι δυνατή η παρακολούθηση καθενός από αυτούς τους παράγοντες.
Επομένως, όλα αυτά το έχουν οδηγήσει στο να γίνει ένα από τα προτιμώμενα προγράμματα για τις περισσότερες εταιρείες για τον σχεδιασμό των οικονομικών τους περιλήψεων, των προσωπικών εγγράφων για τις άδειες, των αρχείων ασθενείας των εργαζομένων και των εγγράφων συμμόρφωσης.
Ερευνητικά κείμενα
Αυτό το λογισμικό μπορεί να θεωρηθεί ένας από τους τομείς όπου έχει τον μεγαλύτερο αντίκτυπο, καθώς οι περισσότεροι έμποροι και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων διεξάγουν έρευνα για πιθανά επιχειρηματικά μοντέλα . Αυτό οδηγεί στη δημιουργία συγκριτικών αναλύσεων τιμοκαταλόγων , κόστους εμπορευμάτων, κόστους παραγωγής και περιόδων διακοπών.
Σε αυτήν την περίπτωση, το Excel σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε και να υπολογίζετε καθένα από αυτά τα σημεία δεδομένων. Επιπλέον, σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε διαφορετικά εργαλεία για να βλέπετε οπτικά όλες αυτές τις συγκρίσεις , είτε μέσω γραφήματος είτε μέσω γραφήματος. Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τα πάντα σε ένα μόνο βιβλίο εργασίας ή ξεχωριστά.
Έγγραφα αποθήκευσης δεδομένων
Με αυτήν την εφαρμογή της Microsoft, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορα υπολογιστικά φύλλα για να αποθηκεύσετε αριθμητικά δεδομένα σε γραμμές ή στήλες . Αυτά είναι ιδανικά για τη δημιουργία αναλύσεων δεδομένων, την παρακολούθηση των στοιχείων πωλήσεων, τον ακριβή υπολογισμό των φόρων πωλήσεων, των αυξήσεων τιμών ή των προμηθειών.
Επιπλέον, σας δίνει την ευκαιρία να μετατρέψετε οποιοδήποτε φύλλο εργασίας σε διάγραμμα με διαφορετικές μορφές αναπαράστασης, είτε σε κύκλους, μπάρες, γραμμές είτε απλώς σε ένα οπτικό διάγραμμα.
Λίστα με τα 50 καλύτερα κόλπα του Excel για να το αξιοποιήσετε στο έπακρο
Σήμερα, η χρήση αυτού του λογισμικού έχει γίνει απαραίτητη για μικρές, μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις , καθώς και για ελεύθερους επαγγελματίες. Τους επιτρέπει να εκτελούν αμέτρητες λειτουργίες που είναι κρίσιμες για την ανάπτυξη οποιουδήποτε τύπου έργου.
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, λειτουργεί κυρίως μέσω τύπων και διαφορετικών συντομεύσεων που θα βοηθήσουν στην εκτέλεση λειτουργιών με ταχύτερο και ευκολότερο τρόπο, κάτι που είναι θεμελιώδες για την καλή ανάπτυξή του.
Λαμβάνοντας όλα αυτά υπόψη, εδώ θα σας παρουσιάσουμε μια σειρά από κόλπα , ώστε να αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε και να βελτιώσετε την εμπειρία σας με αυτό, γίνοντας ένας πραγματικός ειδικός σε αυτόν τον τομέα.
Για να σας βοηθήσουμε με αυτό, ακολουθούν τα 50 καλύτερα κόλπα του Excel:
Επιλέξτε όλο το περιεχόμενο με ένα μόνο κλικ
Όταν εργάζεστε με αυτούς τους τύπους αρχείων, είναι σημαντικό να έχετε ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να επιλέξετε όλο το αποθηκευμένο περιεχόμενο για να εκτελέσετε μια συγκεκριμένη ενέργεια. Πιθανότατα γνωρίζετε ήδη τη συντόμευση πληκτρολογίου "Ctrl + A" που θα σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό.
Ωστόσο, υπάρχει ένας ακόμη ευκολότερος τρόπος για να κάνετε όλα αυτά. Απλώς χρησιμοποιήστε το κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία για να επιλέξετε όλα τα δεδομένα στο φύλλο σε μόλις ένα δευτερόλεπτο.
Προσαρμόστε το μενού συντομεύσεων
Σε αυτό το πρόγραμμα, η γραμμή εργαλείων προσφέρει μόνο τρεις τύπους συντομεύσεων για γρήγορη πρόσβαση: "Αποθήκευση", "Αναίρεση" και "Επανάληψη".
Ωστόσο, όπως μπορείτε να δείτε, μόνο τρεις συντομεύσεις μπορεί να είναι πολύ λίγες. Αν θέλετε να προσθέσετε περισσότερες συντομεύσεις σε αυτήν τη γραμμή, μπορείτε να το κάνετε ως εξής:
Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο "Αρχείο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Επιλογές" και κάντε κλικ στην επιλογή "Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης". Σε αυτό το πλαίσιο μπορείτε να ξεκινήσετε να προσθέτετε τις επιλογές που προτιμάτε, όπως "Αντιγραφή", "Επικόλληση", "Διαγραφή κελιού", μεταξύ άλλων.
Αντιγραφή και μετακίνηση δεδομένων πιο γρήγορα
Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές όταν εργάζεστε με οποιοδήποτε έκθεση έργου ή δεδομένων Είναι η ταχύτητα με την οποία το κάνουμε. Για να το κάνουμε αυτό, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε τι εργαλεία ή μέθοδοι θα μας επιτρέψει Εξοικονομήστε χρόνο σε λίγα βήματα.
Επομένως, εάν θέλετε να μετακινήσετε μια στήλη δεδομένων μέσα στο φύλλο , ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους για να το κάνετε αυτό είναι μετακινώντας τον κέρσορα στην άκρη αυτής της στήλης μέχρι να εμφανιστεί με τέσσερα βέλη που δείχνουν προς διαφορετικές κατευθύνσεις . Από εκεί, μπορείτε να σύρετε τη στήλη προς οποιαδήποτε κατεύθυνση θέλετε. Εάν θέλετε να αντιγράψετε τα δεδομένα, απλώς πατήστε το πλήκτρο "Ctrl" πριν σύρετε τη στήλη.
Εισαγωγή μίας στήλης ή αρκετών γραμμών
Η εισαγωγή μιας στήλης ή μιας γραμμής είναι μια πολύ απλή εργασία που πιθανώς ήδη γνωρίζετε πώς να κάνετε, αλλά η εισαγωγή μόνο μίας γραμμής όταν στην πραγματικότητα χρειάζεστε αρκετές είναι χάσιμο χρόνου , καθώς θα πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία πολλές φορές. Σε αυτές τις περιπτώσεις, υπάρχει ένας τρόπος να προσθέσετε όσες γραμμές θέλετε σε ένα μόνο βήμα.
Σε αυτές τις περιπτώσεις, σύρετε τον κέρσορα και επιλέγετε τον αριθμό των γραμμών ή των στηλών που θέλετε να προσθέσετε. Μόλις τις επιλέξετε, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Εισαγωγή" και, στη συνέχεια, στην ενότητα "Νέες γραμμές", επιλέξτε αν θέλετε να προστεθούν προς τα κάτω, αριστερά ή δεξιά, ανάλογα με τις ανάγκες.
Περιηγηθείτε σε διαφορετικά αρχεία ταυτόχρονα
Μία από τις πιο δύσκολες πτυχές της εργασίας στο Excel είναι η ταυτόχρονη διαχείριση πολλαπλών υπολογιστικών φύλλων, καθώς γίνεται κουραστικό να πρέπει να εναλλάσσεστε συνεχώς μεταξύ τους για να εισαγάγετε συγκεκριμένες πληροφορίες . Επιπλέον, οποιοδήποτε λάθος στην εισαγωγή δεδομένων μπορεί να επηρεάσει αρνητικά ολόκληρη τη διαδικασία.
Επομένως, ο καλύτερος τρόπος για να εργαστείτε με αυτό είναι χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl + Tab", καθώς θα σας επιτρέψει να εργαστείτε μεταξύ καθενός από τα αρχεία πολύ εύκολα, αποφεύγοντας έτσι οποιοδήποτε είδος σφάλματος.
Διαγραφή κενών κελιών
Συχνά, όταν έχουμε ήδη αναπτύξει ένα μέρος μιας αναφοράς, ενδέχεται να βρούμε ορισμένα κελιά εντελώς κενά σε σημεία όπου δεν θα έπρεπε. Είναι σημαντικό να έχετε κατά νου ότι αυτό μπορεί να επηρεάσει σοβαρά την ακρίβεια ορισμένων υπολογισμών , ειδικά κατά τον υπολογισμό μέσων όρων.
Η αφαίρεσή του είναι μια απλή διαδικασία. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να φιλτράρετε . Σε αυτήν την περίπτωση, το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε τη στήλη όπου βρίσκεται το κενό κελί και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα". Εκεί, επιλέξτε "Φιλτράρισμα" και, στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα βέλος προς τα κάτω.
Εδώ, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου "Επιλογή όλων" και επιλέξτε την τελευταία επιλογή, "Κενό". Μόλις το κάνετε αυτό, όλα τα εντελώς κενά κελιά θα εξαφανιστούν. Τέλος, μεταβείτε στην "Αρχική" και κάντε κλικ στη "Διαγραφή".
Αντιγραφή μοναδικών εγγραφών
Συχνά, χρειάζεται μόνο να αντιγράψετε μοναδικές εγγραφές , δηλαδή εκείνες που δεν έχουν διπλότυπα. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί χρησιμοποιώντας τα "Σύνθετα φίλτρα", μια λειτουργία που λίγοι γνωρίζουν. Για να τη χρησιμοποιήσετε, επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη και, στη συνέχεια, μεταβείτε στα "Δεδομένα" > "Σύνθετες".
Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου θα επιλέξετε "Αντιγραφή σε άλλη τοποθεσία" και, στη συνέχεια, θα επιλέξετε την τοποθεσία στο πρότυπο όπου θέλετε να αντιγράψετε τις μοναδικές τιμές . Μπορείτε να προσθέσετε αυτές τις τιμές είτε εισάγοντάς τες απευθείας είτε χρησιμοποιώντας το εικονίδιο για να επιλέξετε περιοχές . Αυτό θα σας επιτρέψει να αντιγράψετε τα στοιχεία από την καρτέλα C στην καρτέλα D , για παράδειγμα.
Σύνθετη αναζήτηση με μπαλαντέρ
Συνήθως χρησιμοποιούμε τη συντόμευση πληκτρολογίου "Ctrl + B" για να εκτελέσουμε μια σύνθετη αναζήτηση . Ωστόσο, υπάρχουν δύο χαρακτήρες που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ως μπαλαντέρ για αυτήν τη συνάρτηση: το ερωτηματικό και τον αστερίσκο.
Το ερωτηματικό «?» χρησιμοποιείται ειδικά όταν δεν είμαστε σίγουροι για το αποτέλεσμα της αναζήτησής μας . Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε «ca?a» και να λάβετε αποτελέσματα όπως «Κουτί», «Κρεβάτι», «Σπίτι» και ούτω καθεξής. Η χρήση του αστερίσκου «*» αντικαθιστά πολλούς χαρακτήρες . Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε «pa*a» και να λάβετε αποτελέσματα όπως «παιχνίδι», «λέξη» και ούτω καθεξής.
Εισαγωγή διαγώνιας γραμμής σε ένα κελί
Όταν δημιουργούμε μια λίστα, συχνά χρειαζόμαστε μια διαγώνια γραμμή για να διαχωρίσουμε το κείμενο . Σε αυτές τις περιπτώσεις, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική", επιλέξτε "Περιγράμματα" και, στη συνέχεια, "Περισσότερα περιγράμματα". Εδώ θα βρείτε μια διαγώνια γραμμή για να προσθέσετε στο κελί. Απλώς επιλέξτε την και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση ".
Περιορισμός ορισμένων τιμών
Συχνά συνιστάται να περιορίζετε ορισμένες τιμές και να ορίζετε παραμέτρους για την εισαγωγή δεδομένων. Αυτό θα διασφαλίσει ότι όλες οι πληροφορίες που εισάγετε στο υπολογιστικό φύλλο είναι απολύτως έγκυρες. Με άλλα λόγια, πρέπει να εισάγονται μόνο ακέραιοι αριθμοί και όχι δεκαδικά ψηφία . Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα είναι σωστά και θα αποτρέψει τυχόν προβλήματα.
Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να μεταβείτε στα «Δεδομένα» > «Επικύρωση Δεδομένων» > «Ρυθμίσεις» και εκεί να εισαγάγετε τις συνθήκες που θέλετε να δώσετε. Μπορείτε να επιλέξετε την αντίστοιχη παράμετρο . Εάν πρόκειται για την ηλικία μιας ομάδας ατόμων, μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ 20 ετών κατ' ελάχιστον και 30 ετών κατ' μέγιστον.
Μετακίνηση δεδομένων από μια γραμμή σε μια στήλη
Μερικές φορές μπορεί να εργάζεστε σε ορισμένες πληροφορίες σε μια σειρά και αφού έχετε τα πάντα έτοιμα, θέλετε να τα δείτε όλα σε μια στήλη.
Υπάρχει ένας εύκολος τρόπος για να το κάνετε αυτό αντί να χρειάζεται να ξαναγράψετε τα πάντα. Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να μεταφέρετε και αντιγράψτε το με "Ctrl + C" . Στη συνέχεια, επιλέξτε το κενό κελί όπου θέλετε να το τοποθετήσετε και μεταβείτε στην "Αρχική" > "Επικόλληση" > "Μεταφορά" . Αυτό θα εκτελέσει τη μεταφορά.
Γρήγορη πλοήγηση με το "Ctrl + πλήκτρο βέλους"
Ένας τρόπος για να μετακινηθείτε γρήγορα στις άκρες της σελίδας είναι χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό "Ctrl + πλήκτρο βέλους". Σε αυτήν την περίπτωση, πατήστε το πλήκτρο βέλους προς την κατεύθυνση που θέλετε να πάτε . Αυτό θα σας επιτρέψει να μετακινηθείτε στο τέλος της σειράς σε λίγα δευτερόλεπτα.
Χρησιμοποιήστε το σύμβολο ampersand (&) για να συντάξετε οποιοδήποτε τύπο κειμένου.
Αυτό το σύμβολο ampersand (&) θα σας βοηθήσει να συντάξετε οποιοδήποτε είδος κειμένου χωρίς προβλήματα. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε περίπλοκους τύπους . Μπορείτε να συνδυάσετε δύο κελιά, τρία κελιά ή όσα θέλετε σε ένα μόνο κελί.
Για να εκτελέσετε αυτήν τη λειτουργία, μεταβείτε στο κελί όπου θέλετε να εμφανίζονται οι πληροφορίες, χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο με τον αριθμό και το γράμμα του κελιού που θέλετε να συνθέσετε "A1&B1&C1 " και κάντε κλικ στο "Enter".
Μετατρέψτε το κείμενο σε κεφαλαία ή πεζά γράμματα
Πόσες φορές έχετε γράψει κάτι και μετά συνειδητοποιήσατε ότι όλα πρέπει να είναι με κεφαλαία ή πεζά γράμματα ; Υπάρχει τρόπος να τα μετατρέψετε όλα αυτά χωρίς να χρειάζεται να τα ξαναγράψετε όλα σωστά.
Απόκρυψη ορισμένων δεδομένων
Οι περισσότεροι χρήστες χρησιμοποιούν συνήθως την κλασική μέθοδο για να αποκρύψουν δεδομένα που δεν θέλουν να είναι ορατά. Απλώς κάνουν δεξί κλικ στο κελί και επιλέγουν την επιλογή "Απόκρυψη" . Αυτή η διαδικασία μπορεί να είναι αποδεκτή όταν υπάρχουν μόνο λίγα στοιχεία προς απόκρυψη στο πρότυπο.
Αν θέλετε να αποκρύψετε μεγάλο αριθμό στοιχείων, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ένα άλλο εργαλείο για να το κάνετε αυτό. Μεταβείτε στην επιλογή "Μορφοποίηση κελιών" > "Αριθμός" > "Προσαρμογή" > "Τύπος" > "OK". Αφού το κάνετε αυτό, όλες οι τιμές εντός της περιοχής που εισαγάγατε θα αποκρυφθούν.
Εισαγάγετε όλες τις τιμές που ξεκινούν με "0"
Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα κατά την αναζήτηση ορισμένων τιμών είναι όταν η τιμή ξεκινά με "0", καθώς το σύστημα θα την αφαιρέσει αυτόματα από προεπιλογή. Ωστόσο, ένας πολύ απλός τρόπος για να το διορθώσετε αυτό είναι προσθέτοντας μια τελεία (') πριν από το 0. Αυτό θα αποτρέψει την αφαίρεσή της.
Αλλάξτε το όνομα του φύλλου σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας
Συχνά θέλουμε να εργαζόμαστε πιο αποτελεσματικά και αυτό συχνά περιλαμβάνει τα ονόματα των εγγράφων με τα οποία εργαζόμαστε. Επομένως, μπορούμε να αλλάξουμε το όνομα απλώς κάνοντας διπλό κλικ στο όνομα του φύλλου και πληκτρολογώντας το επιθυμητό όνομα.
Αποκτήστε μεγαλύτερη αξία με ένα μόνο κλικ.
Ο πιο συνηθισμένος τρόπος για να λάβετε ένα άθροισμα, έναν μέσο όρο ή μια διαφορά είναι επιλέγοντας τη στήλη και κάνοντας κύλιση προς τα κάτω. Ωστόσο, αυτό που ίσως δεν γνωρίζετε είναι ότι μπορείτε να λάβετε πολλές περισσότερες τιμές απλώς κάνοντας δεξί κλικ πάνω της.
Χρήση αυτόματης διόρθωσης
Μερικές φορές, όταν συμπληρώνουμε έναν πίνακα, πρέπει να εισάγουμε τα ίδια δεδομένα αρκετές φορές . Αυτό μπορεί να γίνει κουραστικό για τους περισσότερους ανθρώπους ή μπορεί απλώς να προκαλέσει πολλά λάθη γράφοντάς τα αρκετές φορές.
Σε αυτές τις περιπτώσεις, συνιστάται η χρήση ορθογραφικού ελέγχου . Απλώς αντικαταστήστε τη λέξη με μια πιο εύκολη. Για παράδειγμα, αν πρέπει να γράψετε Alberto Gonzales, μπορείτε να την αντικαταστήσετε με AG.
Για να το ενεργοποιήσετε, κάντε κλικ στο "Αρχείο" > "Επιλογές" > "Ελέγχος" > "Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης" και εισαγάγετε το κείμενο που θέλετε να αλλάξετε στην ενότητα "Αντικατάσταση".
Άνοιγμα πολλαπλών αρχείων Excel ταυτόχρονα
Συχνά, χρειάζεται να εργάζεστε με διαφορετικά αρχεία ταυτόχρονα, κάτι που απαιτεί το άνοιγμά τους ένα προς ένα, μια διαδικασία που μπορεί να είναι χρονοβόρα και για την οποία συχνά δεν έχουμε τον χρόνο.
Για να τα ανοίξετε όλα με ένα βήμα, απλώς επιλέξτε τα στοιχεία που θέλετε να δείτε και πατήστε Enter . Σε λίγα δευτερόλεπτα, θα ανοίξουν όλα στην οθόνη σας.
Τροποποίηση μορφοποίησης κελιών χρησιμοποιώντας συντομεύσεις
Συχνά, θέλουμε να τροποποιήσουμε τη μορφή ενός συγκεκριμένου κελιού για διάφορους λόγους. Δείτε πώς μπορείτε να αλλάξετε τη μορφή σε αριθμό με ποσοστό, χιλιάδες, νομισματική μονάδα ή πολλά άλλα στυλ.
Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν από τους ακόλουθους συνδυασμούς πλήκτρων:
- Ctrl + Shift + 1 = Χιλιάδες στυλ.
- Ctrl + Shift + 4 = Στυλ νομίσματος.
- Ctrl + Shift + 5 = Στυλ ποσοστού.
- Ctrl + Shift + 7 = Επιστημονικό στυλ.
Εισαγωγή νέου φύλλου στο βιβλίο εργασίας
Ενδέχεται να εργάζεστε στο βιβλίο εργασίας σας και να χρειάζεται να προσθέσετε ένα νέο φύλλο. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε να το κάνετε πολύ εύκολα και γρήγορα. Απλώς πατήστε τα πλήκτρα "Shift + F11" και θα μπορείτε αυτόματα να προσθέσετε ένα νέο φύλλο στο βιβλίο εργασίας σας και να συνεχίσετε να εργάζεστε χωρίς να χάνετε πολύ χρόνο.
Μετακίνηση μεταξύ των διαφορετικών φύλλων
Όταν εργάζεστε σε ένα βιβλίο με πολλές σελίδες, είναι σημαντικό να είστε γρήγοροι και αποτελεσματικοί για να αποφύγετε λάθη και να εργάζεστε αποτελεσματικά. Ακολουθεί ένα κόλπο για να μεταβείτε στην επόμενη σελίδα σε δευτερόλεπτα: απλώς πατήστε τον ακόλουθο συνδυασμό πλήκτρων: "Ctrl + Page Down".
Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση
Μία από τις πιο χρησιμοποιούμενες επιλογές κατά την εργασία σε αυτά τα βιβλία είναι η επιλογή "Αναζήτηση". Ένας τρόπος για να έχετε γρήγορη πρόσβαση σε αυτήν είναι πατώντας ταυτόχρονα τα πλήκτρα "Ctrl + B" .
Άνοιγμα του πλαισίου Ειδική επικόλληση δεδομένων
Ενδέχεται να χρειαστεί να εκτελέσετε μια ειδική επικόλληση ενώ εργάζεστε σε ένα από τα πρότυπα. Ένας τρόπος για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό το παράθυρο διαλόγου είναι πατώντας Ctrl + Alt + V. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο ειδικής επικόλλησης που χρειάζεστε και τέλος να κάνετε κλικ στο "OK".
Προσθήκη περιγράμματος στην επιλογή σας
Αν έχετε επιλέξει κάποιες πληροφορίες και θέλετε να προσθέσετε ένα περίγραμμα για να τις διακρίνετε από τις υπόλοιπες , μπορείτε να το κάνετε γρήγορα και εύκολα. Απλώς χρησιμοποιήστε την ακόλουθη συντόμευση πληκτρολογίου: "Ctrl + Shift + &". Αυτό θα δημιουργήσει ένα περίγραμμα ακριβώς γύρω από την επιλεγμένη περιοχή.
Υπογράμμιση των περιεχομένων ενός κελιού
Μπορεί να θέλετε να επισημάνετε ένα συγκεκριμένο κελί, είτε επειδή περιέχει σημαντικές πληροφορίες που πρέπει να ξεχωρίζουν είτε απλώς για να εντοπίσετε γρήγορα και εύκολα σημαντικά δεδομένα . Σε αυτές τις περιπτώσεις, πρέπει να επιλέξετε το κελί και να πατήσετε τα ακόλουθα πλήκτρα στο πληκτρολόγιό σας: "Ctrl + S".
Επαναλάβετε το περιεχόμενο του παραπάνω κελιού
Αυτό το κόλπο είναι ιδανικό όταν πρέπει να εισαγάγουμε συγκεκριμένα δεδομένα και κάποια από αυτά είναι ίδια. Σε αυτές τις περιπτώσεις, θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τον ακόλουθο συνδυασμό κουμπιών "Ctrl + '" , ο οποίος θα σας δώσει τη δυνατότητα να επαναλάβετε το περιεχόμενο που είναι γραμμένο στο παραπάνω κελί.
Εισαγωγή σχολίου σε ένα από τα κελιά
Συχνά, χρειάζεται να εισαγάγουμε ένα σχόλιο σε ένα κελί για έναν συγκεκριμένο λόγο. Για να το κάνουμε αυτό, πατάμε τα πλήκτρα "Shift + F2". Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτή η μέθοδος είναι γνωστή σε πολύ λίγους χρήστες αυτού του λογισμικού.
Κάντε διπλό κλικ για να αντιγράψετε έναν τύπο
Αν ψάχνετε έναν τρόπο αντιγραφής ενός τύπου σε μια περιοχή κελιών, δεν χρειάζεται να επιλέξετε το πρώτο κελί και να το σύρετε στο τέλος της στήλης . Μπορείτε απλώς να κάνετε διπλό κλικ στην κάτω γωνία του κελιού και οι άλλες τιμές θα εμφανιστούν αυτόματα.
Επιλέξτε τα δεδομένα σε μπλοκ
Συχνά, θέλουμε να επιλέξουμε ένα ολόκληρο μπλοκ για να αντιγράψουμε τις τιμές του . Αυτό συνήθως μπορεί να γίνει επιλέγοντας ολόκληρη τη γραμμή με τον κέρσορα , αλλά υπάρχει ένας ευκολότερος τρόπος χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιό σας. Απλώς πατήστε "Ctrl + Shift + βέλος" και πατήστε το πλήκτρο βέλους προς την κατεύθυνση που θέλετε να επιλέξετε το μπλοκ.
Αλλάξτε γρήγορα τις τιμές
Μπορεί να μην γνωρίζετε ότι μπορείτε να αλλάξετε γρήγορα ορισμένες τιμές , είτε πρόκειται για την εμφάνιση αριθμών με δύο δεκαδικά ψηφία, είτε για τη μετατροπή τους σε δολάρια είτε για την εμφάνισή τους ως ποσοστά. Μπορείτε να κάνετε όλα αυτά χρησιμοποιώντας μερικούς συνδυασμούς πλήκτρων , τους οποίους θα σας δείξουμε παρακάτω:
- Αριθμοί με δύο δεκαδικά ψηφία: Ctrl + Shift + !.
- Για να τα μετατρέψετε σε ποσοστά: Ctrl + Shift %.
- Για να τα μετατρέψετε σε δολάρια: Ctrl + Shift + $.
Κλείδωμα των κελιών με το πλήκτρο F4
Αυτό το εργαλείο είναι πολύ σημαντικό να χρησιμοποιείται όταν έχετε γράψει έναν τύπο που δεν θέλετε σε καμία περίπτωση να μετακινηθεί, να τροποποιηθεί ή να διαγραφεί . Για να το κάνετε αυτό, απλώς τοποθετήστε τον κέρσορα πάνω από την τιμή και πατήστε το πλήκτρο F4 για να τον κλειδώσετε.
Σημειώστε ότι αν το πατήσετε μία φορά, θα κλειδώσει το κελί, αν συνεχίσετε να το πατάτε, θα περάσει από το κλείδωμα αριθμού γραμμής, κλείδωμα γραμμάτων στήλης και τέλος, χωρίς κλείδωμα.
Υπολογίστε όλες τις πράξεις
Όταν εργάζεστε με υπολογιστικά φύλλα, είναι συχνά απαραίτητο να εκτελέσετε έναν μεγάλο αριθμό υπολογισμών . Επομένως, η εκτέλεση τους ένας προς έναν μπορεί να είναι πολύ χρονοβόρα. Για να το αποφύγετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πλήκτρο που θα σας βοηθήσει να υπολογίσετε όλες τις λειτουργίες στο υπολογιστικό σας φύλλο : απλώς πατήστε το πλήκτρο F9 και όλοι οι εκκρεμείς υπολογισμοί θα εκτελεστούν αυτόματα.
Υπολογισμός μιας συγκεκριμένης πράξης
Μπορεί να έχετε αρκετές εκκρεμείς λειτουργίες στο φύλλο εργασίας σας , αλλά θέλετε να εργάζεστε μόνο σε μία κάθε φορά. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιείτε το ίδιο κουμπί όπως στην προηγούμενη συμβουλή, αλλά με ένα πρόσθετο βήμα. Πρέπει να πατήσετε "F9 + επιλογή μέρους ενός τύπου". Αυτό θα σας βοηθήσει να λάβετε το αποτέλεσμα μόνο της εξίσωσης που έχετε επιλέξει.
Υπολογίστε μόνο τις πράξεις στο τρέχον φύλλο.
Εάν εργάζεστε με διαφορετικά φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας σας και θέλετε να λύσετε μόνο τις εξισώσεις του ενός, τότε μπορείτε να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε αυτόν τον συνδυασμό πλήκτρων "Shift + F9". Αυτό θα σας δώσει τη δυνατότητα να λύσετε όλες τις λειτουργίες του τρέχοντος φύλλου εργασίας.
Προσθέστε την τρέχουσα ημερομηνία σε ένα από τα πλαίσια
Μπορεί να χρειαστεί να γνωρίζετε την τρέχουσα ημερομηνία ή απλώς να την προσθέσετε στην εργασία σας . Για να το κάνετε αυτό, τοποθετήστε τον κέρσορα σε ένα από τα πλαίσια και, στη συνέχεια, πατήστε τα κουμπιά "Ctrl + ;" . Η ημέρα, ο μήνας και το έτος θα εμφανιστούν αυτόματα.
Επιλογή ολόκληρης της γραμμής και της στήλης του κελιού
Μπορεί να χρειαστεί να επιλέξετε μόνο τη στήλη στην οποία βρίσκεστε αυτήν τη στιγμή, είτε για να την αντιγράψετε είτε για να εφαρμόσετε ένα περίγραμμα . Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα "Ctrl + Space", κάτι που θα σας γλιτώσει από την ανάγκη χρήσης του κέρσορα για την επιλογή ολόκληρης της στήλης.
Γράψτε με έντονη γραφή το περιεχόμενο του κουτιού
Στις περισσότερες περιπτώσεις, η μη αυτόματη προσθήκη έντονου κειμένου στα αντίστοιχα πλαίσια μπορεί να είναι μια κουραστική και χρονοβόρα διαδικασία. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να το κάνετε πιο γρήγορα χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου "Ctrl + N".
Εισαγάγετε τις τιμές σε μορφή ώρας.
Αν χρειάζεται να μετατρέψετε συγκεκριμένα δεδομένα σε μορφή ώρας , μπορείτε να το κάνετε απλώς πατώντας τα πλήκτρα "Ctrl + Shift + @".
Συνοψίστε τα δεδομένα
Αυτή η συνάρτηση απαιτεί τη χρήση των εργαλείων "COUNTIF" και "SUMIF". Η συνάρτηση "COUNTIF" μετρά τον αριθμό των φορών που εμφανίζεται μια τιμή εντός του επιλεγμένου εύρους . Υπάρχουν δύο τύποι εισόδου: ο πρώτος είναι ο αριθμός των τιμών που θα μετρηθούν και ο δεύτερος είναι τα κριτήρια που αναζητούνται.
Όσον αφορά τη συνάρτηση "SUMIF" , όλες οι τιμές στο επιλεγμένο εύρος θα προστεθούν μαζί. Εδώ θα βρούμε την περιοχή, την περιοχή αθροίσματος και τα κριτήρια.
Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση VLOOKUP
Αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει να αναζητήσετε οποιαδήποτε τιμή εντός ενός επιλεγμένου εύρους . Είναι ιδανικό για εξοικονόμηση χρόνου όταν ψάχνετε για κάτι συγκεκριμένο . Εάν έχετε μεγάλο αριθμό τιμών, απλώς εισαγάγετε αυτήν που αναζητάτε και θα εμφανιστεί στα αποτελέσματα.
Δημιουργεί τυχαίες τιμές
Η συνάρτηση τυχαίων αριθμών επιστρέφει έναν τυχαίο πραγματικό αριθμό μεγαλύτερο ή ίσο του 0 και μικρότερο από 1, με ομοιόμορφη κατανομή. Επομένως, κάθε φορά που εφαρμόζεται αυτή η συνάρτηση στο πρότυπο, θα επιστρέφεται ένας νέος τυχαίος πραγματικός αριθμός.
Προσθήκη νέων γραμμών
Αν ψάχνετε έναν τρόπο για να προσθέσετε νέες γραμμές μεταξύ υπαρχουσών γραμμών , θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τα ακόλουθα πλήκτρα: "Ctrl + +". Αυτό σας επιτρέπει να συνεχίσετε να εργάζεστε άνετα, έχοντας κατά νου ότι αυτοί οι τύποι ενεργειών μπορεί να είναι περίπλοκοι αν δεν γνωρίζετε τα κατάλληλα εργαλεία για να τις εκτελέσετε.
Flash Fill
Αυτή η επιλογή θα σας επιτρέψει να συμπληρώσετε αυτόματα τα δεδομένα σας, εάν έχει προηγουμένως εντοπιστεί κάποιο μοτίβο που πρέπει να ακολουθήσετε . Σημειώστε ότι για να λειτουργήσει αυτό, πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Flash Fill (Γρήγορη συμπλήρωση). Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στις "Επιλογές αρχείου > Για προχωρημένους".
Εκεί μπορείτε να ξεκινήσετε να δημιουργείτε ένα μοτίβο, όπως το 00001 στο πρώτο κενό κελί. Τώρα ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τον επόμενο αριθμό στο παρακάτω πλαίσιο και η λειτουργία Flash Fill θα αναγνωρίσει αυτόματα το μοτίβο και θα συμπληρώσει όλους τους αριθμούς για εσάς.
Οι συναρτήσεις Ευρετηρίου και Αντιστοίχισης
Τόσο η συνάρτηση INDEX όσο και η συνάρτηση MATCH είναι από τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα εργαλεία σε αυτό το πρόγραμμα για την εκτέλεση διαφόρων αναζητήσεων . Επιπλέον, μπορούν να συνδυαστούν για την εξαγωγή των απαραίτητων στοιχείων . Αυτό σας επιτρέπει να αναζητήσετε μια τιμή οπουδήποτε στον πίνακα αναζήτησης.
Με άλλα λόγια, ανεξάρτητα από το πόσες πληροφορίες χειρίζεστε μέσα στο φύλλο εργασίας , η αναζήτηση θα εκτελείται σε ολόκληρο τον πίνακα μέχρι να ληφθεί ένα ακριβές αποτέλεσμα.
Διαγράψτε τις πληροφορίες από το πλαίσιο και κλείστε το
Μερικές φορές είναι απαραίτητο να διαγράψετε ορισμένες από τις πληροφορίες που έχουν εισαχθεί σε ορισμένα κελιά του πίνακα. Η χρήση του ποντικιού είναι δυνατή, αλλά η διαδικασία θα είναι μεγαλύτερη και πιο αργή. Για αυτό, συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα ESC και Delete στο πληκτρολόγιό σας. Απλώς επιλέξτε το κελί, πατήστε το πλήκτρο Delete και, στη συνέχεια, πατήστε ESC . Το κείμενο θα διαγραφεί αυτόματα και ο κέρσορας θα βγει από το κελί.
Επιστροφή στο κελί A1
Ενδέχεται να εργάζεστε με μεγάλο όγκο περιεχομένου και να χρειάζεται να επιστρέψετε στην αρχή του έργου. Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας το ποντίκι σας για να κάνετε κύλιση στο πρότυπο, αλλά αυτό μπορεί να είναι πολύ χρονοβόρο εάν έχετε αποθηκευμένο πολύ περιεχόμενο εκεί. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι πατώντας "Ctrl + Home", το οποίο θα σας μεταφέρει αυτόματα πίσω στο κελί A1 στο έγγραφο.
Μετάβαση στο τελευταίο πλαίσιο του εγγράφου
Τώρα συμβαίνει το αντίθετο από την προηγούμενη περίπτωση. Έχουμε και πάλι πολύ μεγάλο όγκο περιεχομένου στο έγγραφο και βρισκόμαστε στην αρχή του και πρέπει να μεταβούμε στο τελευταίο κελί . Σε αυτήν την περίπτωση, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συντόμευση πληκτρολογίου "Ctrl + Delete" για να μεταβούμε στο τελευταίο ενεργό κελί σε λίγα δευτερόλεπτα.
Δημιουργήστε ένα γράφημα σε ένα βήμα
Για να ολοκληρώσουμε αυτήν τη λίστα, θα σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα μέσα σε έναν πίνακα χρησιμοποιώντας μόνο δύο πλήκτρα. Αυτό είναι ιδανικό όταν έχετε δημιουργήσει έναν πίνακα με αριθμητικά δεδομένα που πρέπει να αναπαρασταθούν οπτικά. Για να το κάνετε αυτό, απλώς πατήστε "Alt + F1" και ένα γράφημα θα δημιουργηθεί αυτόματα στο κέντρο του φύλλου.
