Η χρήση του email του Outlook στον χώρο εργασίας επικεντρώνεται σε μεγάλο βαθμό στην αντιμετώπιση πελατών, υποψήφιων πελατών και της ομάδας εργασίας, επομένως είναι απαραίτητο να παρακολουθείτε στενά τα εισερχόμενα όσο το δυνατόν περισσότερο.
Εάν, για τον έναν ή τον άλλο λόγο, δεν μπορούμε να απαντήσουμε σε ένα email , είτε επειδή δεν είμαστε σε υπηρεσία είτε επειδή απλώς δεν είμαστε διαθέσιμοι αυτήν τη στιγμή, το Outlook έχει την επιλογή να ρυθμίσει αυτόματες απαντήσεις.
Στις επόμενες παραγράφους, θα μάθετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για αυτό το χρήσιμο εργαλείο του Outlook και πώς να το χρησιμοποιήσετε για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα της εργασίας σας μέσω αυτής της υπηρεσίας email.
Τι είναι οι αυτόματες απαντήσεις στο Outlook;
Αυτή η λειτουργία, η οποία είναι προσβάσιμη μέσω των ρυθμίσεων του Outlook, επιτρέπει στους χρήστες να προγραμματίζουν αυτόματες απαντήσεις σε email που λαμβάνουν σε μια συγκεκριμένη ώρα. Αυτή η λειτουργία είναι αρκετά συνηθισμένη σε δημοφιλείς υπηρεσίες email, όπως το Gmail.
Καθώς οι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιούνται ευρέως στον χώρο εργασίας , ασχολούνται συνεχώς με την επικοινωνία με τους πελάτες και μεταξύ των εργαζομένων. Ο στόχος αυτού του εργαλείου στο Outlook είναι η μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας των χρηστών , παρέχοντας έναν τρόπο διατήρησης της αλληλεπίδρασης με τους πελάτες και τα μέλη της ομάδας κατά τις ώρες που δεν χρησιμοποιούν ενεργά το Outlook.
Μάθετε πώς να δημιουργείτε προγραμμένες απαντήσεις και να βελτιώνετε την παραγωγικότητά σας στο Outlook
Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματης απάντησης, απλώς μεταβείτε στις ρυθμίσεις του Outlook. Αυτή η λειτουργία είναι προσβάσιμη από όλα τα προγράμματα-πελάτες email του Outlook , επομένως μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε ανεξάρτητα από την τοποθεσία σας ή τη συσκευή που χρησιμοποιείτε.
Καν 'το:
Από κινητό
Αυτή η διαδικασία είναι αρκετά απλή και ξεκάθαρη, καθώς περιλαμβάνει μόνο την ενεργοποίηση των ρυθμίσεων αυτόματης απόκρισης και τον ορισμό της απάντησης που θέλουμε να στέλνουμε σε όλα τα εισερχόμενα email.
Για να τα ενεργοποιήσετε, απλώς ακολουθήστε την εξής διαδικασία:
- Αρχή η εφαρμογή του Αποψη.
- πρέσα Σχετικά με εσένα εικόνα προφίλ.
- Επιλέξτε el εικονίδιο γραναζιού που βρίσκεται στην κάτω αριστερή γωνία.
- Επιλέξτε έναν λογαριασμό OutlookΜπορείτε να το κάνετε αυτό από τη λίστα λογαριασμών που θα δείτε στο επάνω μέρος της οθόνης ρυθμίσεων.
- Activa την επιλογή «Αυτόματες απαντήσεις».
- Αν θέλετε, σημάδι το κιβώτιο «Να είσαι υπεύθυνος για ένα χρονικό διάστημα» και ορίζει από πότε και μέχρι ποια ημερομηνία και ώρα θα αποστέλλονται οι αυτόματες απαντήσεις.
- Εισαγάγετε το κείμενο με το οποίο θα αποσταλούν οι απαντήσεις.
- πρέσα σχετικά με το κουμπί "Επιβεβαίωση" που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία
Η εφαρμογή για κινητά είναι απλώς ένα μέσο για την ενεργοποίηση της λειτουργίας του Outlook , έτσι ώστε όσοι στέλνουν ένα email στον λογαριασμό μας να λαμβάνουν μια αυτόματη απάντηση που να υποδεικνύει, για παράδειγμα, ότι βρίσκεστε εκτός ωραρίου εργασίας.
Από τον υπολογιστή
Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν τη λειτουργία από έναν υπολογιστή, η διαδικασία είναι αρκετά απλή, καθώς δεν απαιτεί πρόσβαση στις προδιαγραφές του λογαριασμού Microsoft, αλλά στις πιο βασικές λειτουργίες του email του Outlook.
Όλα αυτά με τον εξής τρόπο:
- Desde Εισερχόμενα, κάντε κλικ στο εικονίδιο σε σχήμα γραναζιού.
- Επιλέξτε «Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook».
- Στο τμήμα του "Ταχυδρομείο" Κάντε κλικ στην τελευταία επιλογή, που ονομάζεται «Αυτόματες απαντήσεις».
- Activa τη λειτουργία επιλέγοντας τον διακόπτη με την ένδειξη «Ενεργοποίηση αυτόματων απαντήσεων».
- Υποδείξτε το χρονικό πλαίσιο η οποία θα είναι ενεργή.
- Ορίστε το μήνυμα απόκρισης που θα αποσταλεί.
- Κάντε κλικ en "Διατήρηση".
Η εφαρμογή web του Outlook παρέχει την πιο άμεση μέθοδο πρόσβασης σε αυτήν τη ρύθμιση, επιτρέποντάς μας να την ενεργοποιήσουμε γρήγορα και να τη διατηρήσουμε σε χρήση για όσο διάστημα είναι απαραίτητο ή για το χρονικό διάστημα που έχει προγραμματιστεί στις ρυθμίσεις.
Άλλες ενέργειες για τη βελτίωση της παραγωγικότητάς σας στο Outlook
Ως χρήστες που χρησιμοποιούν το Outlook ως μέθοδο εργασίας , είναι απαραίτητο να έχετε διαθέσιμες όλες τις πιθανές μεθόδους για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα κατά τη χρήση της υπηρεσίας email.
Εκτός από τη δημιουργία αυτόματων απαντήσεων για περιόδους αδράνειας, προσφέρουμε τρεις ακόμη συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον λογαριασμό σας στο Outlook:
Δημιουργήστε ομάδες επαφών
Η δημιουργία μιας ομάδας επαφών , ανεξάρτητα από την υπηρεσία που χρησιμοποιούμε, είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να οργανώσουμε την ατζέντα μας, συγκεντρώνοντας σε μια ενιαία λίστα τις επαφές που σχετίζονται με κάποιο τρόπο μεταξύ τους, είτε μέσω εργασίας, οικογένειας είτε κοινής ομάδας φίλων, μεταξύ άλλων κριτηρίων.
Η διαδικασία δημιουργίας μιας νέας ομάδας επαφών περιγράφεται παρακάτω:
- Από τα εισερχόμενα από το Outlook, επιλέξτε το εικονίδιο ατόμων, που βρίσκεται στην αριστερή γραμμή εργαλείων, για να ανοίξετε τις επαφές.
- Επιλέξτε το βέλος που θα δείτε δίπλα στην επιλογή «Νέα επαφή» και στη συνέχεια κάντε κλικ «Νέα ομάδα».
- Ορίστε ένα όνομα για την ομάδα και προσθέστε τις σχετικές πληροφορίες.
- Κάντε κλικ en "Για να δημιουργήσω".
- Εισαγάγετε τα ονόματα ή τα email των επαφών που θέλετε να προσθέσετε στην ομάδα.
- Κάντε κλικ en "Προσθήκη".
Χρήση προβλέψεων κειμένου
Η λειτουργία πρόβλεψης κειμένου του Outlook εξοικονομεί στους χρήστες σημαντικό χρόνο κατά τη σύνταξη μηνυμάτων, καθώς προτείνει λέξεις ή φράσεις για χρήση στη συνέχεια καθώς πληκτρολογούν.
- Επιλέξτε το εικονίδιο με το γρανάζι, το οποίο βρίσκεται στην επάνω μπάρα.
- Κάντε κλικ στο «Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook».
- Στο τμήμα "Ταχυδρομείο", επιλέξτε την επιλογή «Γράψε και απάντησε».
- Σύρετε μέχρι να βρείτε την ενότητα «Προβλέψεις κειμένου».
- Ελέγξτε την επιλογή «Προτείνω λέξεις ή φράσεις καθώς πληκτρολογώ.»
- Κάντε κλικ στο "Διατήρηση".
Δημιουργήστε υπογραφές για τα email σας
Η λειτουργία υπογραφής email σάς επιτρέπει να προσθέσετε μία μόνο υπογραφή σε όλα τα email σας, δίνοντάς τους μια ξεχωριστή και εξατομικευμένη εμφάνιση, καθώς και μια πολύ επαγγελματική αισθητική.
Για να δημιουργήσετε μια εξατομικευμένη υπογραφή για τα email σας, απλώς ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Κάντε κλικ στο γρανάζι που βρίσκεται στην επάνω μπάρα.
- Επιλέξτε «Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook».
- στην παράγραφο "Ταχυδρομείο", κάντε κλικ στην επιλογή «Γράψε και απάντησε».
- Δημιουργήστε μια υπογραφή στον επεξεργαστή που θα δείτε στο παράθυρο.
- Ενεργοποιήστε την επιλογή «Να συμπεριλαμβάνεται αυτόματα η υπογραφή μου στα νέα μηνύματα που συντάσσω.»
- Κάντε κλικ στο "Διατήρηση".
