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¿Cómo crear formularios con Microsoft Access fácil y rápido? Guía paso a paso

¿Cómo crear formularios con Microsoft Access fácil y rápido? Guía paso a paso
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Los datos por sí mismo son un elemento neutro dentro de la comunicación, pero un conjunto ordenado de ellos puede brindarnos información importante. En este sentido, Microsoft ofrece en su versión completa del paquete Office la herramienta Access.

Es probable que la tengas instaladas y nunca te haya llamado la atención. Y tal vez tampoco sepas cuál es su función. Pues bien, dicho software permite gestionar bases de datos relacionales. Es decir, entre códigos vinculados entre sí.

Dentro de las posibilidades del programa está la de crear formularios. Ellos pueden sernos útiles de diversas maneras. De forma principal organizarán de una forma lógica los datos colocados. Además, podremos obtener información del cruce de ellos.


Aprende a crear formularios para cualquier cosa en Microsoft Access paso a paso

Aprende a crear formularios para cualquier cosa en Microsoft Access paso a paso
Las posibilidades que tenemos con esta herramienta son amplias y varían según la necesidad de cada usuario. Los formularios son una de las mejores maneras de ingresar datos de forma concisa. Lo primero que debemos realizar antes de crear nuestro formulario es una tabla de datos:

Presta atención a estos pasos para crear una base de datos:

  • Accede al programa desde el menú de inicio. Si no lo visualizas, puedes escribir “Access”.
  • En la pantalla principal elige la opción “Base de datos en blanco”.
  • Nombra la tabla que vas a crear.
  • Ingresa en la primera columna las referencias que se deben rellenar en la segunda columna.
  • Dentro de ésta última se debe colocar el tipo de datos que se ingresarán. Por ejemplo, si la referencia es “Nombre” el tipo de dato deberá ser “Texto corto”, en cambio, si se solicita el número telefónico, el tipo recomendable es “Número”.
  • Una vez finalizada, pulsa con el botón secundario sobre la pestaña de la tabla que estás utilizando y presiona “Guardar”.
  • Hecho esto, cierra la tabla del mismo modo.
  • Puedes crear tantas tablas como necesites.
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Dependiendo del formulario que necesitamos, será la tabla que habremos creado. De modo tal que coincidan las informaciones ingresadas con el tipo que necesitamos. Por ejemplo:

De Encuestas

Para esta clase necesitamos brindarle opciones al usuario. Ten en cuenta que, si dejas los espacios para que sólo redacten texto, indexar los datos sería imposible. Por ejemplo, en el caso de una encuesta de valoración del producto le ofreceremos las opciones “Bueno”, “Regular” y “Malo”.

Continúa de la siguiente forma:

  • Dentro del programa, dirígete a la pestaña principal “Crear”.
  • Elige “Asistente para formularios”. En versiones anteriores no era un botón independiente, sino que se encontraba en el de “Más formularios”.
  • Dentro de “Tablas/ Consultas” selecciona la tabla creada anteriormente.
  • Envía los datos que solicitaremos de la columna izquierda hacia la de la derecha.
  • Pulsa en “Siguiente”.
  • En la ventana que aparecerá deberemos optar por la distribución del formulario que nos parezca más adecuada. Luego, presiona “Siguiente”.
  • Nombra este nuevo formulario y selecciona “Finalizar”.
  • Enseguida podremos visualizar la vista del formulario, listo para rellenar.
  • Sin embargo, en el caso de encuestas, necesitamos indicarle al programa cuáles serán los parámetros que debe seguir en el caso de “valoración del producto”.
  • Para ello, en el botón “Ver”, en la esquina superior izquierda, elegiremos “Vista Diseño”.
  • Dentro de esta cuadrícula, podremos editar cómo y qué se mostrará en el formulario. Se pueden modificar tipografías, colores, elegir una imagen de fondo y otras opciones más.
  • Para agregar un menú desplegable de opciones debemos dirigirnos a la pestaña “Diseño”.
  • En las herramientas que figuran en la parte superior, debemos optar por “Cuadro combinado”.
  • Arrastramos desde el inicio hasta el final de tamaño que deseemos en la ubicación que elijamos.
  • Apenas soltamos el click, se abrirá una ventana del asistente. En ella elegiremos “Escribiré los valores que desee”. También se los puede obtener de otro origen, como otra tabla. Presiona “Siguiente”.
  • En esta ventana deberemos escribir los valores. En nuestro caso sólo será necesario una columna, en la que colocaremos “Bueno” “Regular y “Malo”.
  • Presiona en “Siguiente” y almacena en el campo que desees. Preferentemente que tenga relación con las opciones brindadas.
  • En la etiqueta para dicho cuadro colocaremos siguiendo el ejemplo “Valoración”.
  • Con el botón derecho sobre la solapa de la tabla, elegimos guardar.
  • Para visualizar el formulario, elige la opción de “Vista Formulario”.
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De contacto

Este tipo de formulario puede ser muy útil a la hora de buscar información en común entre nuestros contactos. Suponiendo que la tabla que hemos redactado contiene los cuadros básicos de “Nombre”, “Apellido”, “Dirección”, “Teléfono”, “Fecha de Nacimiento” y “Fotografía”.

Sigue estos pasos:

  • En el campo Apellido corresponde “texto corto” y dentro de sus propiedades en “Tamaño de campo” con 50 caracteres será suficiente. Lo mismo con “Nombre” y “Dirección”.
  • En el caso de Teléfono debemos colocar “Número largo”.
  • En Fecha de Nacimiento, Fecha/ Hora. Y en la parte inferior de la ventana, en Formato elegiremos “Fecha Corta”.
  • En cuanto a “Fotografía” elegiremos “Datos Adjuntos”.
  • Guardamos la tabla.
  • Creamos el formulario con el asistente de igual manera que con la descripción anterior de “Encuestas”.

De recolección de datos

Este tipo de planilla es ideal para controlar stock, proveedores, depósitos, y otros por el estilo. Si bien su nombre podría abarcar a todos los formularios, ya que su función es la de recolectar datos. En ella deberán primar las tablas con números largos. Incluso podemos agregarle un gráfico para visualizar el avance de la recolección.

Para ello:

  • Dentro del formulario, utiliza la visualización de “Vista de diseño”.
  • En la pestaña del mismo nombre, elige “Gráfico”.
  • Ubica el lugar donde se colocará dicho elemento. Para hacer esto debes arrastrar el ratón desde el principio hasta el final del tamaño que desees.
  • Al finalizar aparecerá una ventana en la que debes elegir de dónde provendrán las variables.
  • Elige los campos que darán forma al gráfico.
  • Opta entre los modelos ofrecidos y pulsa “Siguiente”.
  • Arrastra las variables que conformarán el gráfico según corresponda.
  • En esta nueva ventana, elige los campos que se vincularán entre el documento y el gráfico.
  • Pulsa “Siguiente” y luego “Finalizar”.

Para exámenes o cuestionarios



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Para esta categoría debemos priorizar los cuadros de datos adjuntos en el caso de multiple choice, y los de texto largo si se precisa una respuesta ampliada. También podemos hacer uso del Verdadero/ Falso.

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Para hacerlo sigue estos pasos:

  • Crea una tabla como ya lo hemos visto.
  • Haz lo propio en un campo con la pregunta que se debe responder.
  • En tipo de datos, elige Sí/ No.
  • En el sector inferior, dirígete a la pestaña “Búsqueda”.
  • En la Opción “Mostrar control” elige “Cuadro de Texto”.
  • Guarda y cierra la tabla.
  • Crea un formulario con el asistente.

Las mejores herramientas y aplicaciones para crear formularios alternativas a Access

Si consideras que Access no es de tu agrado, o necesitas una herramienta que se integre mejor a tus necesidades, siempre existen otras opciones.

Toma nota de estas alternativas:

Forms on fire

formsonfire.com
Se trata de una aplicación que funciona online y fuera de línea. Puede vincularse con documentos de Word y Excel. Dentro de los formularios se pueden añadir fotos, archivos y hasta ubicación GPS. Puede utilizarse en el ordenador y en el móvil y se adquiere desde 20 dólares mensuales.

PerfectForms

PerfectForms.com
Este software puede usarse en línea y ofrece una interfaz muy completa. Pero al mismo tiempo con la facilidad de crear formularios con el método arrastrar y soltar. No es necesario introducir ningún código de programación. También brinda la posibilidad de enviar y recibir datos de servicios externos web.

Pronto Forms

ProntoForms.com
Una de las opciones más completas que existen en el mercado. El programa permite crear formularios automatizados, funciones de arrastrar y soltar, agregar fotos y dibujar esquemas. Además, brinda la opción de leer código de barras, QR e integrarlos a los formularios.

Repsly

Repsly.com
Con el objetivo de incrementar la eficiencia en la carga de datos, se ha desarrollado esta herramienta pensada para dispositivos móviles. Puede cargar los datos directamente desde el lugar de los hechos y visualizar el avance y tendencias en tiempo real.

Integrify

Integrify.com
Cuenta con una interfaz sencilla para el creador como para el sujeto objetivo. No precisa de conocimientos en programación. Además, ofrece una función para colocar de manera sencilla “Integrify” en cualquier sitio web.

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