Si vols treure-li el màxim profit a Access hauràs de llegir aquest article fins al final perquè et mostrarem els millors consells i trucs perquè siguis un expert en el maneig de bases de dades.
A més, us explicarem què és la finestra principal, per a què serveix i quines són totes les opcions que tens disponibles en aquesta eina de Microsoft.
No et perdis de res si vols ser un professional a Access i així puguis administrar una gran quantitat d'informació que estigui relacionada amb la teva feina . Amb aquests tipus que et mostrarem estalviaràs passos i augmentaràs la teva eficiència laboral.
Què és la finestra principal d'Access i per a què serveix?
La finestra principal d'Access és la barra d'opcions que tens a la part superior de la pantalla i on trobaràs totes les eines necessàries perquè puguis treballar amb les diferents funcions que té el programa de Microsoft. D'aquesta manera podreu executar les ordres d'una manera molt més fàcil, usant el ratolí o dreceres del teclat.
Es divideix en diferents menús , els quals estan formats per diversos grups d'eines que contenen funcions específiques , els que se separen d'acord amb el tipus de tasca que poden executar. També trobaràs a la finestra principal la taula de dades amb què treballaràs. Si fas clic en un fitxer nou, aquesta apareixerà en blanc sent molt semblant a un Full de Microsoft Excel.
Quines són totes les opcions de la finestra principal de l'Access?
Tal com et vam dir a la secció anterior la finestra principal d'Access està composta per diferents opcions.
Et mostrarem a continuació cadascuna i quines són les eines que hi pots trobar:
Taula de dades
Microsoft Access treballa per mitjà de taules, les quals estan compostes per files i columnes que pots interrelacionar i formar un conjunt de taules per formar de manera organitzada una base de dades. La seva interfície gràfica és similar a un full de càlcul d'Excel. Tindràs la possibilitat d'afegir objectes i modificar el tipus d'entrada mitjançant filtres que tens establerts per defecte.
menú Inici
En aquest menú trobaràs totes les eines que estan relacionades amb les dades i que t'ajudaran a triar si vols una vista Disseny o de Full de dades . A més, podràs ordenar i filtrar la informació , realitzar una revisió ortogràfica, triar el tipus de lletra (la mida i el color) i també utilitzar l'eina de Buscar i reemplaçar.
Menú Crear
Aquest és un dels grups d'eines més usats a l'Access i s'utilitza per crear una taula nova utilitzant un disseny on podeu afegir camps i establir opcions d'índex o mitjançant llistes SharePoint.
També podràs triar un assistent per a consultes o crear una consulta on podràs incloure un quadre de diàleg. Dins dels elements més importants es troben els formularis , els quals et permetran treballar amb un assistent , fer una navegació amb pestanyes horitzontals o verticals i dissenyar un nou formulari per mitjà de la vista Disseny.
D'altra banda, trobareu un grup de funcions que us permetran treballar amb informes . Podràs crear un informe buit dissenyar-ne un perquè puguis afegir funcions que estiguin per mitjà de grups per dades totals. Finalment, trobaràs les Macro perquè puguis afegir tasques repetitives i automatitzar-les , això et permetrà fer menys passos quan treballes.
Menú Dades externes
No t'has d'oblidar que Access és un programa on podràs interrelacionar diferents taules creant bases de dades, per la qual cosa necessitaràs importar i exportar dades externes . Per dur a terme aquesta tasca hauràs de dirigir-te al menú Dades Externes . En aquest sector de la pantalla principal podreu importar i vincular els orígens de dades. Després tindràs l'opció d'exportar-los a l'Excel, a un fitxer XML, de text o enviar-lo per correu electrònic.
Eines de base de dades
Quan necessitis treballar específicament amb la base de dades que has creat hauràs d'utilitzar el menú Eines de base de dades. En aquestes funcions podràs compactar i reparar la base de dades quan no sigui compatible o trobis un error amb algun element específic.
Podràs executar macros i definir relacions de dades perquè es puguin fer coincidir els camps amb altres taules. També haureu d'utilitzar aquest menú per relacionar-vos amb dependències d'objectes quan feu consultes que es basen en determinades taules. Un altre dels avantatges que tindreu quan utilitzeu aquest tipus de menú és que podreu moure les dades i administrar complements d'una manera senzilla. Finalment, podreu analitzar el rendiment per mitjà del documentador de base de dades.
Camps
En aquest tipus de menú podràs treballar sempre que necessitis editar als camps que té una taula . Podràs triar el tipus de vista que necessita, afegir i eliminar tipus de camp (no t'has d'oblidar que aquests poden ser de textos, hipervincle, de número i de data, entre d'altres). Amb aquesta eina també podràs afegir els noms, títol i descripció a cada camp . Finalment, podràs modificar un format i fer una validació per comprovar una regla determinada o configurar un missatge d'error.
taules
Quan necessiteu treballar amb les propietats d'una taula haureu d'utilitzar aquest menú per poder dur a terme la vostra tasca. D'aquesta manera podreu conèixer, examinar i validar esdeveniments per determinar la correcta execució de macros (les quals també les podreu crear i canviar el nom des d'aquest sector). Finalment, podràs crear relacions per a les dades a les diferents taules i mostrar objectes que utilitzen les consultes que es basen amb taules determinades.
Eines de taula
Aquest és un menú desplegable que podreu trobar al costat de cada camp i en el qual podreu seleccionar diferents opcions que us ajudaran a donar format, a ordenar ia filtrar les dades, entre altres coses.
Consells i trucs per treure'n el màxim profit a Microsoft Access
Et mostrarem a continuació alguns consells i trucs perquè puguis treure-li el màxim profit a l'Access i així et converteixis en un expert en poc temps.
Vegem:
Utilitza les plantilles predissenyades
Quan estàs començant en el maneig de bases de dades o ja ets un usuari avançat a l' Access, no has de deixar de banda l'ús de plantilles predissenyades per Microsoft. Això us permetrà estalviar temps i també establir paràmetres i dissenys de formularis en una taula de forma més ràpida. Per dur a terme això hauràs de dirigir-te a la pestanya Fitxer , després hauràs de fer clic a Nou i triar, des de la barra de cerca, el tipus de base de dades que desitges.
Crea macros per automatitzar tasques
L' ús de macros us ajudarà a automatitzar tasques repetitives . D'aquesta manera, podràs generar una combinació de tecles o incloure-la al menú ràpid (ubicat a la part superior esquerra de la pantalla) perquè facis diversos passos en un. Això ho podràs fer dirigint-te al menú Taula , cercant el grup d'eines Relacions i prement Macro amb nom . Després haureu d' assignar un nom, executar la tasca i fer clic a Desa.
Analitza el rendiment de la base de dades
Quan comences a treballar a la base de dades i vas incorporant diferents elements és probable que cometis alguns errors, per la qual cosa caldrà que vegis quin és el rendiment que té una o més taules i una base de dades completa d'Access.
Per això hauràs de dirigir-te Eines de base de dades , triar el grup Analitzar i fer clic a Analizar rendimiento . T'apareixerà una finestra on tindràs un detall de les consultes, formularis, informes i macros que té el document. Podràs anul·lar alguns d'aquests components només fent un clic. També podràs analitzar la taula , per mitjà d'un assistent (polsant a Analizar tabla ), on et mostrarà la informació que està repetida i com pots actualitzar diferents taules alhora.
