কর্মক্ষেত্রে আউটলুক ইমেলের ব্যবহার মূলত ক্লায়েন্ট, সম্ভাব্য গ্রাহক এবং কর্মদলের সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রেই কেন্দ্রীভূত, তাই যথাসম্ভব ইনবক্সের উপর কড়া নজর রাখা প্রয়োজন।
যদি কোনো কারণে আমরা কোনো ইমেলের উত্তর দিতে না পারি , তা সে ডিউটিতে না থাকার কারণেই হোক বা সেই মুহূর্তে অনুপলব্ধ থাকার কারণেই হোক, আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট করার বিকল্প রয়েছে।
পরবর্তী অনুচ্ছেদগুলোতে, আপনি এই দরকারি আউটলুক টুলটি সম্পর্কে আপনার প্রয়োজনীয় সবকিছু জানতে পারবেন এবং এই ইমেল পরিষেবার মাধ্যমে কীভাবে আপনার কর্মদক্ষতা বাড়াতে এটি ব্যবহার করবেন, তাও শিখবেন।
আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া কি?
আউটলুক সেটিংসের মাধ্যমে অ্যাক্সেসযোগ্য এই ফিচারটি ব্যবহারকারীদের একটি নির্দিষ্ট সময়ে প্রাপ্ত ইমেলের স্বয়ংক্রিয় উত্তর শিডিউল করার সুযোগ দেয় । এই ফাংশনটি জিমেইলের মতো জনপ্রিয় ইমেল পরিষেবাগুলিতে বেশ প্রচলিত ।
যেহেতু কর্মক্ষেত্রে ইমেল পরিষেবাগুলো ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয় , তাই এগুলোর মাধ্যমে প্রতিনিয়ত গ্রাহক এবং কর্মীদের মধ্যে যোগাযোগ রক্ষা করা হয়। আউটলুকের এই টুলটির লক্ষ্য হলো, ব্যবহারকারীরা যখন সক্রিয়ভাবে আউটলুক ব্যবহার করছেন না, সেই সময়েও গ্রাহক ও দলের সদস্যদের সাথে যোগাযোগ বজায় রাখার একটি উপায় প্রদানের মাধ্যমে তাদের কর্মদক্ষতা বৃদ্ধি করা ।
আউটলুকে কীভাবে আগে থেকে লেখা উত্তর তৈরি করবেন এবং আপনার কর্মদক্ষতা বাড়াবেন তা শিখুন।
স্বয়ংক্রিয় উত্তর দেওয়ার সুবিধাটি ব্যবহার করতে , কেবল আপনার Outlook সেটিংসে যান। এই সুবিধাটি সমস্ত Outlook ইমেল ক্লায়েন্ট থেকে ব্যবহার করা যায় , তাই আপনি আপনার অবস্থান বা ব্যবহৃত ডিভাইস নির্বিশেষে এটি ব্যবহার করতে পারেন।
এটার জন্য যাও:
মোবাইল থেকে
এই পদ্ধতিটি বেশ সহজ ও সরল, কারণ এতে শুধু স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সেটিংস সক্রিয় করতে হয় এবং সমস্ত আগত ইমেইলের জন্য আমরা যে প্রতিক্রিয়াটি পাঠাতে চাই তা নির্ধারণ করতে হয়।
এগুলো সক্রিয় করতে, কেবল এই পদ্ধতিটি অনুসরণ করুন:
- শুরু করুন অ্যাপ্লিকেশন আউটলুক।
- উপশুল্ক তোমার সম্পর্কে প্রোফাইল ছবি.
- নির্বাচন করা el গিয়ার আইকন নীচের বাম কোণে অবস্থিত।
- একটি আউটলুক অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করুনসেটিংস স্ক্রিনের শীর্ষে আপনি যে অ্যাকাউন্টের তালিকাটি দেখতে পাবেন, সেখান থেকে আপনি এটি করতে পারবেন।
- সক্রিয় বিকল্প স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া।
- আপনি যদি চান, মার্কা বক্স একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য দায়িত্বশীল হওয়া এবং নির্ধারণ করে যে স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়াগুলো কখন থেকে এবং কোন তারিখ ও সময় পর্যন্ত পাঠানো হবে।
- লেখাটি লিখুন যার সাথে উত্তরগুলো পাঠানো হবে।
- উপশুল্ক বোতাম সম্পর্কে "নিশ্চিত" উপরের ডান কোণায় অবস্থিত
মোবাইল অ্যাপটি আউটলুক ফাংশনটি সক্রিয় করার একটি মাধ্যম মাত্র , যাতে যারা আমাদের অ্যাকাউন্টে ইমেল পাঠান, তারা একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর পান, যা থেকে জানা যায়, উদাহরণস্বরূপ, আপনি কর্মঘণ্টার বাইরে আছেন।
কম্পিউটার থেকে
কম্পিউটার থেকে এই ফাংশনটি ব্যবহার করার প্রক্রিয়াটি বেশ সহজ, কারণ এর জন্য মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্টের বিবরণে প্রবেশ করার প্রয়োজন হয় না, বরং আউটলুক ইমেইলের সবচেয়ে মৌলিক ফাংশনগুলোই যথেষ্ট।
এই সবকিছু নিম্নোক্তভাবে:
- থেকে ইনবক্স, ক্লিক করুন গিয়ার-আকৃতির আইকন।
- নির্বাচন করা আউটলুকের সমস্ত সেটিংস দেখুন।
- বিভাগে "মেল" শেষ বিকল্পটিতে ক্লিক করুন, যার নাম স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া।
- সক্রিয় লেবেলযুক্ত সুইচটি নির্বাচন করে ফাংশনটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু করুন।
- সময়সীমা উল্লেখ করুন। যেটি সক্রিয় থাকবে।
- প্রতিক্রিয়া বার্তা সংজ্ঞায়িত করুন যা পাঠানো হবে।
- ক্লিক en "রাখুন"
আউটলুক ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনটি এই সেটিং-এ প্রবেশের সবচেয়ে সরাসরি উপায় প্রদান করে, যার মাধ্যমে আমরা দ্রুত এটি সক্রিয় করতে পারি এবং যতক্ষণ প্রয়োজন , অথবা সেটিংসে নির্ধারিত সময় পর্যন্ত এটি ব্যবহার করতে পারি।
আউটলুকে আপনার কর্মদক্ষতা বাড়ানোর জন্য অন্যান্য পদক্ষেপ
যেসব ব্যবহারকারী কাজের পদ্ধতি হিসেবে আউটলুক ব্যবহার করেন, তাদের জন্য এই ইমেল পরিষেবাটি ব্যবহারের সময় কর্মদক্ষতা বাড়ানোর সম্ভাব্য সব উপায় হাতের কাছে থাকা প্রয়োজন ।
নিষ্ক্রিয়তার সময়কালের জন্য স্বয়ংক্রিয় উত্তর তৈরি করার পাশাপাশি, আপনার আউটলুক অ্যাকাউন্ট থেকে সর্বোত্তম সুবিধা পেতে আমরা আরও তিনটি পরামর্শ দিচ্ছি:
যোগাযোগ গোষ্ঠী তৈরি করুন
আমরা যে পরিষেবাই ব্যবহার করি না কেন, একটি কন্টাক্ট গ্রুপ তৈরি করা আমাদের কার্যক্রম গুছিয়ে নেওয়ার অন্যতম কার্যকর উপায়। এটি এমন সব কন্ট্যাক্টকে একটি তালিকায় একত্রিত করে, যারা কর্মক্ষেত্র, পরিবার, সাধারণ বন্ধু-বান্ধব এবং অন্যান্য বিভিন্ন সূত্রের মাধ্যমে একে অপরের সাথে কোনো না কোনোভাবে সম্পর্কিত।
নতুন কন্টাক্ট গ্রুপ তৈরির পদ্ধতি নিচে বর্ণনা করা হলো:
- ইনবক্স থেকে আউটলুক থেকে, মানুষের আইকনটি নির্বাচন করুন, পরিচিতিগুলো খোলার জন্য এটি বাম টুলবারে অবস্থিত।
- নির্বাচন করা বিকল্পটির পাশে আপনি যে তীরচিহ্নটি দেখতে পাবেন নতুন যোগাযোগ এবং তারপর ক্লিক করুন নতুন দল।
- গ্রুপটির জন্য একটি নাম নির্ধারণ করুন। এবং প্রাসঙ্গিক তথ্য যোগ করুন।
- ক্লিক en "তৈরী করতে".
- নাম বা ইমেল লিখুন আপনি গ্রুপে যে পরিচিতিগুলো যোগ করতে চান।
- ক্লিক en "যোগ করুন"।
টেক্সট প্রেডিকশন ব্যবহার করুন
আউটলুকের প্রেডিক্টিভ টেক্সট ফিচারটি মেসেজ লেখার সময় ব্যবহারকারীদের যথেষ্ট সময় বাঁচায়, কারণ এটি টাইপ করার সাথে সাথেই পরবর্তী ব্যবহারের জন্য শব্দ বা বাক্যাংশ সাজেস্ট করে।
- গিয়ার আইকনটি নির্বাচন করুন, যা টপ বারে অবস্থিত।
- ক্লিক করুন আউটলুকের সমস্ত সেটিংস দেখুন।
- বিভাগে "মেইল", বিকল্প চয়ন করুন লিখুন এবং উত্তর দিন।
- আপনি বিভাগটি খুঁজে না পাওয়া পর্যন্ত স্ক্রোল করুন “পাঠ্য পূর্বাভাস”।
- বিকল্পটি পরীক্ষা করুন আমি টাইপ করার সময় শব্দ বা বাক্যাংশ প্রস্তাব করুন।
- ক্লিক করুন "রাখুন"
আপনার ইমেইলের জন্য সিগনেচার তৈরি করুন
ইমেল সিগনেচার ফিচারটি আপনাকে আপনার সমস্ত ইমেলে একটি একক সিগনেচার যোগ করার সুযোগ দেয় , যা সেগুলোকে একটি স্বতন্ত্র ও ব্যক্তিগত রূপের পাশাপাশি অত্যন্ত পেশাদারী একটি নান্দনিকতা প্রদান করে।
আপনার ইমেইলের জন্য একটি ব্যক্তিগত স্বাক্ষর তৈরি করতে, কেবল এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- গিয়ারে ক্লিক করুন উপরের বারে অবস্থিত।
- নির্বাচন করা আউটলুকের সমস্ত সেটিংস দেখুন।
- বিভাগে "মেইল", অপশনে ক্লিক করুন লিখুন এবং উত্তর দিন।
- একটি স্বাক্ষর তৈরি করুন উইন্ডোতে আপনি যে এডিটরটি দেখতে পাবেন, সেখানে।
- বিকল্পটি সক্রিয় করুন আমার লেখা নতুন বার্তাগুলিতে আমার স্বাক্ষর স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত করুন।
- ক্লিক করুন "রাখুন"
