মাইক্রোসফট এক্সেলে একটি ওয়ার্কশীটকে তথ্যসমৃদ্ধ করতে কমেন্ট কীভাবে ব্যবহার করবেন? ধাপে ধাপে নির্দেশিকা।

মাইক্রোসফট প্রোগ্রামের কমেন্টস ফিচারটি কোনো ডকুমেন্ট দ্রুত পর্যালোচনা করতে, নির্দেশনা দিতে, অথবা ডকুমেন্টের কোনো নির্দিষ্ট অংশের সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা দেওয়ার একটি চমৎকার উপায় ।

এক্সেলে মন্তব্য এবং সাধারণ নোট যোগ করতে চাইলে , আপনাকে শুধু কয়েকটি সহজ ধাপ অনুসরণ করতে হবে এবং আপনার কাজ হয়ে যাবে। এইভাবে, আপনি আপনার ডকুমেন্ট সম্পর্কিত নোটগুলো ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য অথবা একই স্প্রেডশিটে কাজ করা অন্যদের সাথে শেয়ার করার জন্য সহজেই হাতের কাছে রাখতে পারেন ।

এই পোস্ট জুড়ে, আপনার এক্সেল স্প্রেডশীটকে তথ্যসমৃদ্ধ করতে এবং এর থেকে সর্বোচ্চ সুবিধা পেতে কমেন্ট ব্যবহার করার বিষয়ে প্রয়োজনীয় সবকিছু আমরা আপনাকে দেখাবো ।

এক্সেলে কমেন্ট ও নোটের উদ্দেশ্য কী এবং কেন আমার এগুলো ব্যবহার করা উচিত?

এক্সেলের তুলনায় ওয়ার্ডে কমেন্টের ব্যবহার অনেক বেশি প্রচলিত ; তবে, উভয় ক্ষেত্রেই এই সুবিধাটি ব্যবহারের উপকারিতা প্রায় একই ।

এক্সেলে কমেন্ট ও নোটের কয়েকটি প্রধান ব্যবহার হলো:

• অনুমতি একটি স্পষ্টীকরণ যোগ করুনতথ্য বা অনুস্মারক।
• এগুলো জায়গা নেয় না আপনার নথিতে।
• তারা দলগত কাজ উন্নত করে.
• তারা পরিবেশন নথি পরিবর্তন ফাইলটিতে কোনো পরিবর্তন না করে।
• এটা খুব করাটা সহজ.
• মন্তব্য এগুলোকে কাস্টমাইজ বা পরিবর্তন করা যেতে পারে।.

এক্সেলে কমেন্ট বা নোট ব্যবহারের এগুলো কয়েকটি সুবিধা মাত্র । মনে রাখবেন, যদি আপনি এগুলো সঠিকভাবে ব্যবহার করেন , তাহলে ডকুমেন্টের বিন্যাস নষ্ট না করেই আপনার নোট যোগ করতে পারবেন ।

এক্সেলে নোট এবং কমেন্টের মধ্যে পার্থক্য কী?

প্রথম নজরে একই মনে হলেও, এক্সেলের নোট এবং কমেন্ট আসলে ভিন্ন জিনিস । প্রত্যেকটির কার্যকারিতা গভীরভাবে খতিয়ে দেখলে বিষয়টি আরও স্পষ্ট হয়ে ওঠে ।

বিশেষত অফিস ৩৬৫-এ উভয়ের কার্যকারিতা হলো:

• নোট: নাম শুনেই বোঝা যায়, এগুলো ব্যবহৃত হয় নথিতে প্রতিফলিত তথ্য সম্পর্কে নোট বা টীকা নিন।তদুপরি, তাদের নেই উত্তর বাক্স তাই তারা আদর্শ স্পষ্টীকরণ করতে অথবা স্প্রেডশিটের মধ্যে থাকা অন্যান্য বিবরণ।
• মন্তব্য: অফিসের নতুন সংস্করণগুলিতে, মন্তব্যগুলো লিঙ্ক করা আছে এবং এর মাধ্যমে ব্যবহারকারীরা ডেটা সম্পর্কে অন্যদের সাথে আলোচনা বা মতবিনিময় করতে পারেন।. তারা একটি অন্তর্ভুক্ত উত্তর বাক্স এবং, যখন অন্যরা সাড়া দেয়, তখন কথোপকথনটি দেখানো হয় সমস্ত সংযুক্ত মন্তব্য.

উল্লেখ্য যে , এক্সেলের পূর্ববর্তী সংস্করণগুলিতে নোটগুলিকে মন্তব্য হিসাবে গণ্য করা হত, কিন্তু সেগুলিতে উত্তর দেওয়ার জন্য কোনো বক্স ছিল না ।

এক্সেলে একটি নোট তৈরি করতে আপনাকে যা করতে হবে:

• ক্লিক করুন নতুন নোট প্রসঙ্গ মেনুতে।
• আপনি লগ ইনও করতে পারেন নোট/ নতুন নোট ট্যাবে পর্যালোচনা করতে.

আপনার এক্সেল স্প্রেডশীটে কীভাবে মন্তব্য ব্যবহার করবেন তা ধাপে ধাপে শিখুন।

একই এক্সেল স্প্রেডশিটে কাজ করা অন্যান্য ব্যবহারকারীদের সাথে সক্রিয় যোগাযোগ বজায় রাখার জন্য কমেন্ট একটি চমৎকার উপায় । একটি কমেন্টের মধ্যে আপনি মন্তব্য যোগ করতে পারেন , এবং সেলটির কোণায় একটি নির্দেশক চিহ্ন দেখা যাবে ।

এইভাবে, যখন আপনি এর উপর আপনার কার্সারটি নিয়ে যাবেন , তখন মন্তব্যটি প্রদর্শিত হবে । এগুলো ব্যবহার করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে , এবং সেগুলো আপনার প্রয়োজন ও অপারেটিং সিস্টেমের উপর নির্ভর করে ভিন্ন ভিন্ন হয় ।

আমরা নিচে বিষয়টি বিস্তারিতভাবে ব্যাখ্যা করব:

কথোপকথন তৈরি করতে মন্তব্য যোগ করুন

প্রথমত, আপনার জানা উচিত যে আপনার ফাইলটিতে সম্পাদনার অ্যাক্সেস থাকা সকল ব্যবহারকারীই মন্তব্যগুলো সম্পাদনা করতে পারেন ।

উইন্ডোজের ক্ষেত্রে, কথোপকথন তৈরি করার জন্য থ্রেডেড কমেন্ট যোগ করার পদ্ধতিটি নিম্নরূপ:

• সেলটিতে ডান-ক্লিক করুন এবং তারপরে ক্লিক করুন নতুন মন্তব্য.
• লেখা যা তুমি চাও.
• বোতামটি নির্বাচন করুন প্রকাশ করা, বা টিপুন Ctrl + enter.
• Si অন্যান্য ব্যবহারকারীদের তাদের এমন কিছু আছে যা যোগতাদের অবশ্যই ডান-ক্লিক করতে হবে কোষ এবং বিকল্পটি নির্বাচন করুন মন্তব্যের উত্তর দিন.

macOS-এ এটি করতে হলে আপনাকে অবশ্যই:

• সেলটিতে ডান-ক্লিক করুন এবং তারপর বিকল্পটি বেছে নিন নতুন মন্তব্য.
• মন্তব্যটি লিখুন।
• বাটনটি চাপুন প্রকাশ করাঅথবা এর সংমিশ্রণ কমান্ড+এন্টার.
• তাদের জন্য যারা প্রতিক্রিয়া জানাতে চাইতাদের অবশ্যই ডান-ক্লিক করতে হবে কোষ এবং নির্বাচন করুন মন্তব্যের উত্তর দিন.

অন্যদিকে, উইন্ডোজ এবং ম্যাক উভয় ক্ষেত্রেই কমেন্টের উপর অন্যান্য কাজও করা যায় ।

এইগুলো:

• কোনো মন্তব্য বা থ্রেডেড রিপ্লাই সম্পাদনা করতে: আপনাকে কার্সারটি স্থাপন করতে হবে। কোষ সম্পর্কেতারপর পাঠ্য সম্পর্কে মন্তব্য থেকে এবং ক্লিক করুন সম্পাদন করাআপনি কেবল পারেন আপনার নিজের তৈরি করা মন্তব্যগুলো সম্পাদনা করুন.
• একটি থ্রেডেড মন্তব্য অপসারণ করতে: মরীচি ঘরে ডান ক্লিক করুন এবং তারপর চাপুন মন্তব্য মুছুন.
• একটি প্রতিক্রিয়া মুছে ফেলতে: কার্সার রাখুন কোষ সম্পর্কেতারপর, টেক্সটটির উপর মাউস রাখুন এবং ক্লিক করুন অপসারণ.
• মন্তব্য থ্রেডটিকে সমাধান করা হয়েছে বলে চিহ্নিত করতে: কার্সারটি রাখুন কোষ এবং বিকল্পটি নির্বাচন করুন উপপ্রক্রিয়া সমাধান করুনমনে রাখবেন যে মন্তব্যটি দৃশ্যমান থাকবেকিন্তু আপনি ফিরে না আসা পর্যন্ত আর কোনো সংযোজন করা যাবে না। খোলা.

সহজ নোট যোগ করুন

উইন্ডোজে এক্সেলে সাধারণ নোট যোগ করতে হলে আপনাকে যা করতে হবে তা হলো:

• সেলটিতে ডান-ক্লিক করুন.
• তারপরে টিপুন নোট ঢোকানঅথবা দ্বারা Shift + F2.
• লেখা আপনার নোট।
• ক্লিক কোষের বাইরে.

একটি নোট সম্পাদনা করতে, সেলটিতে রাইট-ক্লিক করে ‘Edit Note’ নির্বাচন করুন । এটি মুছে ফেলতে, রাইট-ক্লিক করে ‘Delete Note’ নির্বাচন করুন । macOS-এ, আপনি সরাসরি Excel-এ সাধারণ নোট যুক্ত করতে পারবেন না।

নোট বা মন্তব্য অন্যান্য সেল এবং স্প্রেডশীটে কপি করুন

Windows বা MacOS-এ নোট বা মন্তব্য কপি করতে, আপনাকে নিচের পদ্ধতি অনুসরণ করতে হবে:

• কোষ বা কোষগুলো নির্বাচন করুন যেগুলোতে কপি করার মতো মন্তব্য রয়েছে।
• Ctrl + C টিপুন (উইন্ডোজে) o কমান্ড + সি (ম্যাকে).
• ট্যাবের অভ্যন্তরে Inicioপেস্টের নিচের তীরচিহ্নে ক্লিক করুন, তারপর নির্বাচন করুন বিশেষ আঠালো.
• En বিশেষ আঠালো ক্লিক করুন মন্তব্য এবং তারপর, ভিতরে গ্রহণ করা.
• মোবাইল এজ বাতিল করতেঅন্য একটি সেল নির্বাচন করুন অথবা ESC চাপুন।
• ম্যাকে গন্তব্য সেল নির্বাচন করুন এবং তারপরে টিপুন কমান্ড + ভি.

এছাড়াও, প্রক্রিয়াটিতে ভুল এড়ানোর জন্য কয়েকটি বিষয় আপনার মনে রাখা উচিত । তার মধ্যে একটি হলো OK-তে ক্লিক করার পর Enter চাপবেন না , কারণ পেস্ট এলাকার সেলের বিষয়বস্তু মন্তব্যের সাথে কপি হয়ে যাবে।

এছাড়াও, মনে রাখবেন যে কপি করা মন্তব্যগুলো গন্তব্য এলাকার বিদ্যমান যেকোনো মন্তব্যকে প্রতিস্থাপন করবে ।

মন্তব্য এবং নোট নির্দেশকগুলি দেখান বা লুকান

নোট বা মন্তব্যের আরেকটি অত্যন্ত দরকারি বৈশিষ্ট্য হলো ইন্ডিকেটর দেখানো বা লুকানোর বিকল্প বেছে নেওয়ার সুবিধা । ডিফল্টরূপে, কোনো সেলে নোট বা মন্তব্য থাকলে এক্সেল একটি ইন্ডিকেটর প্রদর্শন করে । তবে, আপনি এটি প্রদর্শিত হবে কি না, তা নির্দিষ্ট করার জন্য এই সেটিংটি পরিবর্তন করতে পারেন।

উইন্ডোজের ক্ষেত্রে এটি করার জন্য, আপনাকে ফাইল ট্যাবে গিয়ে অপশনস (Options) লিখতে হবে ।

অ্যাডভান্সড ক্যাটাগরির মধ্যে, 'শো'-এর ঠিক নিচে আপনি নিম্নলিখিত বিকল্পগুলির মধ্যে থেকে বেছে নিতে পারেন:

• বই জুড়ে মন্তব্য এবং নির্দেশক লুকান: মন্তব্যসহ সেলগুলোর নিচে, দেখান, কোনো মন্তব্য বা নির্দেশক নির্বাচন করবেন না.
• সূচকগুলো দেখুন, কিন্তু মন্তব্যগুলো কেবল তখনই দেখান যখন কার্সরটি সেলের উপর থাকে: মন্তব্যসহ সেলগুলোর নিচে, 'Show'-তে ক্লিক করুন এবং তারপরে ক্লিক করুন সক্রিয়করণের পর শুধুমাত্র সূচক এবং মন্তব্য.
• মন্তব্য এবং নির্দেশক সর্বদা দেখাতে: মন্তব্যসহ সেলগুলোর নিচে, 'Show'-এর অধীনে 'Comments and Indicators'-এ ক্লিক করুন। অফিস ৩৬৫-এ এই সেটিংটি নোটের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য, কিন্তু থ্রেডেড কমেন্টের ক্ষেত্রে নয়।.

macOS-এর জন্য সেটিংস ভিন্ন । প্রথমে, Excel/Preferences/View (Creation-এর অধীনে) -এ যান । View ডায়ালগ বক্সে , Comments বিভাগের অধীনে , Show নির্বাচন করুন।

আপনি এর মধ্যে চয়ন করতে পারেন:

• বই জুড়ে মন্তব্য এবং নির্দেশক লুকান: ক্লিক করে কোন মন্তব্য বা সূচক নেই.
• সেলটির উপর মাউস রাখলে সূচকগুলি দেখুন এবং মন্তব্যগুলি প্রদর্শিত হবে: উপর টিপুন সক্রিয় করার সময় 'শুধুমাত্র সূচক এবং মন্তব্য' নির্বাচন করার বিকল্প.
• সর্বদা মন্তব্য এবং সূচকগুলি দেখান: চাপুন মন্তব্য এবং সূচক.

নোট বা মন্তব্যের ডিফল্ট নাম পরিবর্তন করুন

অবশেষে, এক্সেলে কোনো নোটের জন্য নির্ধারিত ডিফল্ট নামটি পরিবর্তন করার বিকল্প রয়েছে । মন্তব্যের ক্ষেত্রে , প্রোগ্রামটি সেগুলোকে সেই ব্যক্তির নাম দিয়ে লেবেল করে যিনি বর্তমানে তার অ্যাকাউন্টে লগ ইন করেছেন, এবং এটি পরিবর্তন করা যায় না ।

সুতরাং, উইন্ডোজে কোনো নোটের নাম পরিবর্তন করতে হলে আপনাকে যা করতে হবে তা হলো:

• ট্যাবে ক্লিক করুন সংরক্ষণাগার এবং তারপর ভিতরে অপশন.
• বিভাগের মধ্যে সাধারণনীচে আপনার মাইক্রোসফট অফিসের কপি কাস্টমাইজ করুনবাক্সের ভিতরে একটি নাম লিখুন। ইউজার নেম.

অতিরিক্ত একটি বিষয় হলো, আপনার জেনে রাখা উচিত যে, যদি ইউজারনেম ফিল্ডটি খালি থাকে , তাহলে এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ইউজারনেমটিকে ইউজারনেম বক্সের ভ্যালু হিসেবে নির্ধারণ করে দেয় এবং লেবেলের জন্য সেটিই ব্যবহার করে।

তাছাড়া, যদিও আপনি নোট ট্যাগগুলো ডিলিট করতে পারবেন না , তবে সেগুলো রিমুভ করতে পারবেন । ম্যাকওএস কম্পিউটারের ক্ষেত্রেও একই নিয়ম প্রযোজ্য ।

সুতরাং, macOS-এ কমেন্টের ডিফল্ট নাম পরিবর্তন করতে হলে আপনাকে যা করতে হবে তা হলো:

• যান এক্সেল/ পছন্দসমূহ/ সাধারণ.
• সংশ্লিষ্ট ডায়ালগ বক্সের মধ্যে সাধারণবিশেষত ব্যক্তিগতকৃতএরপর বাক্সের ভিতরে একটি নাম লিখুন। ইউজার নেম.