كيفية إنشاء ردود تلقائية أو افتراضية في Outlook؟ دليل خطوة بخطوة

يركز استخدام بريد Outlook الإلكتروني في مكان العمل بشكل كبير على التعامل مع العملاء والعملاء المحتملين وفريق العمل، لذلك من الضروري مراقبة صندوق الوارد عن كثب قدر الإمكان.

إذا لم نتمكن، لأي سبب من الأسباب، من الرد على بريد إلكتروني ، سواء لأننا لسنا في الخدمة أو ببساطة غير متاحين في الوقت الحالي، فإن Outlook لديه خيار إعداد الردود التلقائية.

في الفقرات التالية، ستتعرف على كل ما تحتاج لمعرفته حول أداة Outlook المفيدة هذه ، وكيفية استخدامها لتحسين إنتاجية عملك من خلال خدمة البريد الإلكتروني هذه.

ما هي الردود التلقائية في Outlook؟

تتيح هذه الميزة، التي يمكن الوصول إليها من خلال إعدادات Outlook، للمستخدمين جدولة الردود التلقائية على رسائل البريد الإلكتروني الواردة في وقت محدد. وتُعد هذه الوظيفة شائعة في خدمات البريد الإلكتروني الشائعة، مثل Gmail.

نظراً لانتشار استخدام مزودي خدمة البريد الإلكتروني في بيئة العمل ، فإنهم يتعاملون باستمرار مع التواصل مع العملاء وبين الموظفين. تهدف هذه الأداة في برنامج Outlook إلى تعزيز إنتاجية المستخدمين من خلال توفير وسيلة للحفاظ على التفاعل مع العملاء وأعضاء الفريق خلال الساعات التي لا يستخدمون فيها Outlook بشكل فعلي.

تعرّف على كيفية إنشاء ردود جاهزة مسبقًا وتحسين إنتاجيتك في Outlook

لاستخدام ميزة الرد التلقائي، ما عليك سوى الدخول إلى إعدادات Outlook. هذه الميزة متاحة من جميع برامج البريد الإلكتروني في Outlook ، لذا يمكنك استخدامها بغض النظر عن موقعك أو الجهاز الذي تستخدمه.

أذهب خلفها:

من المحمول

هذا الإجراء بسيط ومباشر للغاية، لأنه لا يتضمن سوى تفعيل إعدادات الرد التلقائي وتحديد الرد الذي نريد إرساله إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة.

لتفعيلها، ما عليك سوى اتباع هذا الإجراء:

• يبدأ تطبيق الآفاق.
• صحافة حولك الصوره الشخصيه.

• اختر el رمز الترس تقع في الزاوية اليسرى السفلى.
• حدد حساب Outlookيمكنك القيام بذلك من قائمة الحسابات التي ستراها في أعلى شاشة الإعدادات.

• نشط الخيار "ردود تلقائية".
• لو كنت تريد، علامة تجارية الصندوق "أن يكون مسؤولاً لفترة زمنية محددة" ويحدد من متى وحتى تاريخ ووقت إرسال الردود التلقائية.

• أدخل النص والتي سيتم إرسال الإجابات من خلالها.
• صحافة حول الزر "تأكيد" تقع في الزاوية اليمنى العليا

إن تطبيق الهاتف المحمول ليس سوى وسيلة لتفعيل وظيفة Outlook ، بحيث يتلقى أولئك الذين يرسلون بريدًا إلكترونيًا إلى حسابنا ردًا تلقائيًا يشير، على سبيل المثال، إلى أنك خارج ساعات العمل.

من الكمبيوتر

للوصول إلى هذه الوظيفة من جهاز الكمبيوتر، فإن العملية بسيطة للغاية، حيث أنها لا تتطلب الوصول إلى مواصفات حساب Microsoft، بل إلى الوظائف الأساسية لبريد Outlook الإلكتروني.

كل هذا بالطريقة التالية:

• منذ بانديجا دي إنترادا، انقر على رمز على شكل ترس.
• اختر "عرض جميع إعدادات Outlook."

• في قسم "بريد" انقر على الخيار الأخير، المسمى "ردود تلقائية".
• نشط يتم تفعيل الوظيفة عن طريق تحديد المفتاح المسمى بـ "فعّل الردود التلقائية."

• حدد الإطار الزمني والتي ستكون فعّالة.
• حدد رسالة الاستجابة والتي سيتم إرسالها.
• انقر en "احتفظ".

يوفر تطبيق Outlook على الويب الطريقة الأكثر مباشرة للوصول إلى هذا الإعداد، مما يسمح لنا بتنشيطه بسرعة والاحتفاظ به قيد الاستخدام طالما كان ذلك ضروريًا ، أو للوقت المحدد في الإعدادات.

إجراءات أخرى لتحسين إنتاجيتك في Outlook

بصفتنا مستخدمين نستخدم Outlook كطريقة عمل ، فمن الضروري أن تتوفر لدينا جميع الطرق الممكنة لتحسين الإنتاجية عند استخدام خدمة البريد الإلكتروني.

بالإضافة إلى إنشاء ردود تلقائية لفترات عدم النشاط، نقدم ثلاث نصائح أخرى لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من حساب Outlook الخاص بك:

إنشاء مجموعات اتصال

إن إنشاء مجموعة اتصال ، بغض النظر عن الخدمة التي نستخدمها، هو أحد أكثر الطرق فعالية لتنظيم جدول أعمالنا، حيث يجمع في قائمة واحدة جهات الاتصال المرتبطة ببعضها البعض بطريقة أو بأخرى، سواء كان ذلك عن طريق العمل أو العائلة أو مجموعة الأصدقاء المشتركة، من بين معايير أخرى.

فيما يلي وصف لإجراءات إنشاء مجموعة اتصال جديدة:

• من صندوق الوارد من برنامج Outlook، حدد رمز الأشخاص، يوجد في شريط الأدوات الأيسر، لفتح جهات الاتصال.
• اختر السهم الذي ستراه بجوار الخيار "جهة اتصال جديدة" ثم انقر فوق "مجموعة جديدة".
• حدد اسمًا للمجموعة وأضف المعلومات ذات الصلة.
• انقر en "لنصنع او لنبتكر".
• أدخل الأسماء أو عناوين البريد الإلكتروني من جهات الاتصال التي ترغب في إضافتها إلى المجموعة.
• انقر en "يضيف".

استخدم التنبؤات النصية

توفر ميزة الكتابة التنبؤية في برنامج Outlook للمستخدمين وقتًا كبيرًا عند كتابة الرسائل، حيث تقترح كلمات أو عبارات لاستخدامها أثناء الكتابة.

• حدد رمز الترس، والذي يقع في الشريط العلوي.
• انقر فوق "عرض جميع إعدادات Outlook."
• في القسم "بريد"، اختيار الخيار "اكتب وأجب."
• مرر حتى تجد القسم "توقعات النصوص".
• تحقق من الخيار "اقترح كلمات أو عبارات أثناء الكتابة."
• انقر فوق "احتفظ".

أنشئ توقيعات لرسائلك الإلكترونية

تتيح لك ميزة توقيع البريد الإلكتروني إضافة توقيع واحد إلى جميع رسائلك الإلكترونية، مما يمنحها مظهرًا مميزًا وشخصيًا، بالإضافة إلى جمالية احترافية للغاية.

لإنشاء توقيع شخصي لرسائلك الإلكترونية، ما عليك سوى اتباع الخطوات التالية:

• انقر فوق الترس تقع على الشريط العلوي.
• اختر "عرض جميع إعدادات Outlook."
• في قسم "بريد"، انقر فوق الخيار "اكتب وأجب."
• إنشاء توقيع في المحرر الذي ستراه في النافذة.
• تمكين الخيار "أضف توقيعي تلقائياً في الرسائل الجديدة التي أكتبها."
• انقر فوق "احتفظ".