كيفية استخدام التعليقات لتوثيق ورقة عمل في مايكروسوفت إكسل؟ دليل خطوة بخطوة

تُعد ميزة التعليقات في برامج مايكروسوفت طريقة ممتازة لمراجعة مستند بسرعة، أو تقديم إرشادات، أو تقديم شرح موجز لقسم معين من المستند.

في برنامج إكسل ، إذا أردتَ إدراج تعليقات وملاحظات بسيطة ، فما عليك سوى اتباع بضع خطوات سريعة. بهذه الطريقة، يمكنك الاحتفاظ بملاحظات حول مستندك لاستخدامك الشخصي أو لمشاركتها مع الآخرين الذين يعملون على نفس جدول البيانات.

سنوضح لك في هذا المنشور كل ما تحتاج إلى معرفته حول استخدام التعليقات لتوثيق جدول بيانات Excel الخاص بك وتحقيق أقصى استفادة منه.

ما الغرض من التعليقات والملاحظات في برنامج إكسل، ولماذا يجب عليّ استخدامها؟

يُعد استخدام التعليقات أكثر شيوعًا في برنامج Word منه في برنامج Excel ؛ ومع ذلك، فإن فوائد استخدام هذا المورد هي نفسها عمليًا في كلتا الحالتين.

من أهم استخدامات التعليقات والملاحظات في برنامج إكسل ما يلي:

• يسمحون أضف توضيحًاحقيقة أم تذكير؟
• إنها لا تشغل حيزاً. إلى المستند الخاص بك.
• فهي تُحسّن العمل الجماعي.
• أنها تخدم ل تغييرات المستند في الملف دون تغييره.
• فمن جدا من السهل القيام به.
• التعليقات يمكن تخصيصها أو تعديلها.

هذه مجرد بعض مزايا استخدام التعليقات أو الملاحظات في برنامج إكسل . تذكر أنه إذا استخدمتها بشكل صحيح ، يمكنك إضافة ملاحظاتك دون التأثير على تنظيم المستند.

ما هي الفروقات بين الملاحظة والتعليق في برنامج إكسل؟

على الرغم من أنهما قد يبدوان متشابهين للوهلة الأولى، إلا أن الملاحظات والتعليقات في برنامج إكسل تختلف في الواقع . ويتضح هذا الأمر أكثر عند التعمق في وظائف كل منهما.

وبالتحديد في Office 365، تتمثل وظائف كليهما فيما يلي:

• ملاحظات: كما يشير اسمها، فهي تستخدم لـ دوّن ملاحظات أو تعليقات بخصوص البيانات الواردة في المستندعلاوة على ذلك، فهم لا يملكون صندوق الإجابات لذلك فهي مثالية لـ لتقديم توضيحات أو تفاصيل أخرى داخل جدول البيانات.
• تعليق: في الإصدارات الأحدث من برنامج أوفيس، التعليقات مرتبطة ببعضها البعض وتتيح للمستخدمين إجراء مناقشات أو التفاعل مع الآخرين حول البيانات.. وتشمل أ صندوق الإجابات وعندما يرد الآخرون، يتم عرض المحادثة مع جميع التعليقات ذات الصلة.

تجدر الإشارة إلى أنه في الإصدارات السابقة من برنامج Excel، كانت الملاحظات تُعامل على أنها تعليقات، ولكن هذه الإصدارات لم تكن تتضمن مربع رد.

لإنشاء ملاحظة في برنامج Excel، عليك القيام بما يلي:

• انقر فوق ملاحظة جديدة في قائمة السياق.
• يمكنك أيضًا تسجيل الدخول ملاحظات/ ملاحظة جديدة علامة التبويب تنقيح.

تعلم خطوة بخطوة كيفية استخدام التعليقات في جداول بيانات Excel الخاصة بك

تُعدّ التعليقات وسيلة مثالية للحفاظ على تواصل فعّال مع المستخدمين الآخرين الذين يعملون على نفس جدول بيانات Excel . يمكنك إضافة تعليق داخل كل خلية ، وسيظهر مؤشر في زاوية الخلية.

بهذه الطريقة، عند تحريك مؤشر الماوس فوقها ، سيظهر التعليق . توجد طرق مختلفة لاستخدامها ، وتختلف هذه الطرق باختلاف احتياجاتك ونظام التشغيل الخاص بك.

سنشرح ذلك بالتفصيل أدناه:

أضف تعليقات لإنشاء محادثات

أولاً، يجب أن تعلم أن جميع المستخدمين الذين لديهم صلاحية التحرير لملفك لديهم القدرة على تعديل التعليقات.

في حالة نظام التشغيل ويندوز، تكون طريقة إدراج التعليقات المتسلسلة لإنشاء المحادثات كما يلي:

• انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية ثم انقر فوق تعليق جديد.
• إرسال كل ما يحلو لك.
• حدد الزر نشرأو اضغط كترل + إنتر.
• Si المستخدمين الآخرين لديهم شيء ما إضافةيجب عليهم النقر بزر الماوس الأيمن على الخلية واختر خيار الرد على التعليق.

للقيام بذلك على نظام macOS، يجب عليك:

• انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية ثم اختر خيار تعليق جديد.
• اكتب التعليق.
• اضغط الزر نشرأو مزيج من القيادة + أدخل.
• لاولئك الذين أرغب في الرديجب عليهم النقر بزر الماوس الأيمن على زنزانة واختيار الرد على التعليق.

من ناحية أخرى، هناك إجراءات أخرى يمكن تنفيذها على التعليقات في كل من نظامي التشغيل ويندوز وماك.

وهذه هي:

• لتعديل تعليق أو رد ضمن سلسلة ردود: عليك تحديد موضع المؤشر حول الخليةثم حول النص من التعليق، انقر على تحريرلا يمكنك إلا قم بتعديل التعليقات التي أنشأتها بنفسك.
• لإزالة تعليق متداخل: شعاع انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية ثم اضغط على حذف تعليق.
• لحذف رد: ضع المؤشر حول الخليةثم مرر مؤشر الماوس فوق النص وانقر على نقل.
• لتمييز سلسلة التعليقات على أنها محلولة: ضع المؤشر على الخلية واختر خيار حل العملية الفرعيةضع في اعتبارك أن التعليق سوف تظل مرئيةلكن لا يمكن إجراء أي إضافات أخرى إلا إذا عدت إلى افتح.

أضف ملاحظات بسيطة

لإدراج ملاحظات بسيطة في برنامج Excel على نظام التشغيل Windows، عليك القيام بما يلي:

• انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية.
• ثم اضغط على أدخل ملاحظةأو أيضًا عن طريق شيفت + فسنومك.
• إرسال ملاحظتك.
• انقر خارج الخلية.

لتحرير ملاحظة، انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية واختر " تحرير الملاحظة ". لحذفها، انقر بزر الماوس الأيمن واختر " حذف الملاحظة" . في نظام macOS، لا يمكنك إدراج ملاحظات بسيطة مباشرةً في Excel.

انسخ الملاحظات أو التعليقات إلى خلايا وجداول بيانات أخرى

لنسخ الملاحظات أو التعليقات في نظامي التشغيل ويندوز أو ماك أو إس، عليك اتباع الإجراء التالي:

• حدد الخلية أو الخلايا التي تحتوي على التعليقات المراد نسخها.
• اضغط على Ctrl + C (في ويندوز) o الأمر + C (على نظام ماك).
• داخل علامة التبويب الرئيسيةانقر على السهم أسفل "لصق"، ثم حدد غراء خاص.
• En غراء خاص انقر فوق تعليقات ثم، في استعرض.
• لإلغاء حافة الهاتف المحمولحدد خلية أخرى أو اضغط على مفتاح ESC.
• على Mac حدد الخلية الوجهة ثم اضغط الأمر + V.

إلى جانب ذلك، هناك بعض التفاصيل التي يجب مراعاتها لتجنب الأخطاء أثناء العملية . أحدها هو تجنب الضغط على مفتاح الإدخال (Enter) بعد النقر على "موافق" ، لأن محتويات الخلية في منطقة اللصق ستُنسخ مع التعليق.

كما يجب الانتباه إلى أن التعليقات المنسوخة ستحل محل أي تعليقات موجودة في منطقة الوجهة.

إظهار أو إخفاء مؤشرات التعليقات والملاحظات

من الميزات المفيدة الأخرى في الملاحظات أو التعليقات إمكانية اختيار إظهار المؤشرات أو إخفائها . يعرض برنامج إكسل مؤشرًا افتراضيًا عند احتواء الخلية على ملاحظة أو تعليق . ومع ذلك، يمكنك تغيير هذا الإعداد لتحديد ما إذا كنت ترغب في إظهاره أم لا.

للقيام بذلك في حالة نظام التشغيل ويندوز، عليك الانتقال إلى علامة التبويب "ملف" ثم إدخال "خيارات".

ضمن فئة "المتقدم"، أسفل "عرض" مباشرةً، يمكنك الاختيار بين:

• إخفاء التعليقات والمؤشرات في جميع أنحاء الكتاب: أسفل الخلايا التي تحتوي على تعليقات، إظهار، اختر "لا توجد تعليقات أو مؤشرات".
• عرض المؤشرات ولكن إظهار التعليقات فقط عند تحريك المؤشر فوق الخلية: أسفل الخلايا التي تحتوي على تعليقات، انقر فوق "إظهار" ثم انقر فوق المؤشرات والتعليقات فقط عند التفعيل.
• لعرض التعليقات والمؤشرات دائمًا: أسفل الخلايا التي تحتوي على تعليقات، ضمن قسم "إظهار"، انقر على "التعليقات والمؤشرات". في Office 365، ينطبق هذا الإعداد على الملاحظات، ولكن ليس على التعليقات المتسلسلة..

تختلف الإعدادات في نظام macOS . أولاً، انتقل إلى Excel/التفضيلات/عرض (ضمن الإنشاء) . في مربع حوار العرض ، ضمن قسم التعليقات ، حدد إظهار.

يمكنك الاختيار بين:

• إخفاء التعليقات والمؤشرات في جميع أنحاء الكتاب: بالضغط على لا توجد تعليقات أو مؤشرات.
• عرض المؤشرات وإظهار التعليقات عند تمرير مؤشر الماوس فوق الخلية: اضغط على خيار تحديد "المؤشرات والتعليقات فقط" عند التفعيل.
• أظهر دائمًا التعليقات والمؤشرات: اضغط على التعليقات والمؤشرات.

تغيير الاسم الافتراضي للملاحظة أو التعليق

وأخيرًا، هناك خيار لتعديل الاسم الافتراضي المُعيّن للملاحظة في برنامج إكسل . في حالة التعليقات ، يُسمّيها البرنامج باسم الشخص المُسجّل دخوله حاليًا إلى حسابه، ولا يُمكن تغيير ذلك.

لذلك، لتغيير اسم ملاحظة في نظام ويندوز، عليك القيام بما يلي:

• انقر فوق علامة التبويب أرشيف ثم في خيارات.
• ضمن الفئة General، أقل قم بتخصيص نسختك من Microsoft Officeاكتب اسمًا داخل المربع اسم المستخدم.

كملاحظة إضافية، يجب أن تعلم أنه إذا كان حقل اسم المستخدم فارغًا ، فإن برنامج Excel يقوم تلقائيًا بتعيين اسم المستخدم الخاص بك كقيمة في مربع اسم المستخدم ، وسيستخدمه للتسمية.

علاوة على ذلك، على الرغم من أنه لا يمكنك حذف علامات الملاحظات ، إلا أنه يمكنك إزالتها . وينطبق الأمر نفسه على أجهزة كمبيوتر macOS.

لذلك، لتغيير الاسم الافتراضي للتعليقات في نظام macOS، إليك ما عليك فعله:

• زيارة إكسل/ تفضيلات/ عام.
• ضمن مربع الحوار المقابل لـ General، وتحديدا في تخصيصثم اكتب اسمًا داخل المربع اسم المستخدم.